Försäljningschefen har tjugo affärer i pipelinen. Totalt kontraktsvärde: fem miljoner. Historisk stängningsgrad trettio procent. Prognosen säger att vi stänger en komma fem miljoner det här kvartalet. Faktiska intäkter hittills: tvåhundratusen. Farten i pipelinen avtar. Varför?
Utan en försäljningsdashboard vet chefen inte förrän kvartalet är slut och siffrorna missas.
Med en försäljningsdashboard ser chefen pipelinen per steg och vet: första möten är nere fyrtio procent den här månaden, offerter nere trettio procent, förhandlingar uppe men mycket långsamma. Ser exakt var affärer fastnar.
Vad du ska följa på försäljningsdashboards
Pipeline per steg
Affärer under prospektering. Affärer i samtal. Affärer med offert. Affärer i förhandling. Affärer redo att stängas. Varje steg visar antal affärer och totalt kontraktsvärde. Visualiseringen visar tratt-formen. Bred högst upp (många prospekt). Smalare längst ned (färre avslut). Om formen är fel (tidigt steg tomt eller sent steg för brett) syns problemet direkt.
Försäljningshastighet
Hur många dagar affärer tillbringar i varje steg. Historiskt: prospektering fem dagar. Samtal tio dagar. Offert femton dagar. Förhandling tjugo dagar. Avslut fem dagar. Den här månaden: prospektering sex dagar (något långsamt). Samtal tolv dagar (något långsamt). Offert tjugotvå dagar (åtta dagar långsammare än normalt). Där är flaskhalsen. Varför tar offerterna längre tid?
Uppnådd kvot
Teamets kvot: en komma fem miljoner det här kvartalet. Nuvarande intäkter: fyrahundratusen. Måluppfyllelse: tjugosju procent vid kvartalets mitt (borde vara femtio procent). Efter. Säljare A: sexhundratusen. På spåret. Säljare B: trehundratusen. Hälften av kvoten. Säljare C: visas inte (inga affärer). Hjälp B och C.
Stängningsgrad per säljare
Säljare A stänger trettiofem procent av offerterna. Säljare B stänger tjugo procent. Säljare C stänger femton procent. Säljare A är bäst på att stänga. När C går vidare till offertsteget syns den låga stängningsgraden. Möjlighet till coachning.
Genomsnittligt affärsvärde per säljare
Säljare A:s genomsnittliga affär: hundratjugotusen. Säljare B:s genomsnittliga affär: fyrtiotusen. Säljare C:s genomsnittliga affär: tjugotusen. A tar in större affärer. B och C tar in mindre affärer. Är det avsiktligt? Ska mindre affärer ha ett annat säljsätt?
Vinstgrad per bransch
SaaS-kunder: fyrtio procents vinstgrad. Detaljhandelskunder: tjugo procents vinstgrad. B2B-tillverkare: trettio procents vinstgrad. SaaS är den vinnande kanalen. Lägg mer prospektering på SaaS.
Förlustgrad per säljsteg
Förlorat vid prospektering: prospekten säger att de inte är intresserade. Förlorat i samtal: budgeten godkändes inte. Förlorat vid offert: valde en konkurrent. Förlorat i förhandling: priset för högt. De flesta förluster sker i offertsteget. Visar offerten fel värde? Förlust i förhandling är en prisfråga. Utbildning i förhandling eller prisjustering behövs.
Verkligt exempel: försäljningsdashboard för ett SaaS-team
Kvartalsmål
En komma fem miljoner i intäkter.
Pipelinetratt
Prospektering: trettio affärer med ett totalt värde på femhundratusen. Borde stänga nio affärer (trettio procent) vilket motsvarar etthundrafemtiotusen.
Samtal: tjugo affärer på en komma två miljoner. Borde stänga sex affärer vilket motsvarar trehundrasextiotusen.
Offert: åtta affärer på sexhundratusen. Borde stänga två komma fyra affärer (trettio procent) vilket motsvarar etthundraåttiotusen.
Förhandling: två affärer på trehundratusen. Borde stänga noll komma sex affärer vilket motsvarar etthundraåttiotusen.
Redo att stängas: en affär på hundratusen. Borde stänga en vilket motsvarar hundratusen.
Förväntade intäkter om normal hastighet fortsätter: etthundrafemtio plus trehundrasextio plus etthundraåttio plus etthundraåttio plus hundra motsvarar niohundratiotusen. Men målet är en komma fem miljoner. Pipelinen är för liten. Fler affärer måste läggas till i prospekteringen.
Uppdelning per säljare
Säljare A: fyrahundratusen redan stängt. Kvot etthundrafemtiotusen. Har redan överträffat kvoten. Flytta A till en ny marknad.
Säljare B: etthundrafemtiotusen stängt. Kvot etthundrafemtiotusen. På spåret men med knapp marginal. I offertsteget med tvåhundratusen i potential. Slutar sannolikt strax över kvoten.
Säljare C: femtiotusen stängt. Kvot etthundrafemtiotusen. Missar kvoten om inget ändras. Har bara hundratusen i pipelinen. Ligger för närvarande på trettiotre procent av kvotens takt. Kan inte nå kvoten.
Åtgärd
C har det svårt. Gå igenom C:s mått för prospektering. Hur många samtal gör C? Hur många möten bokar C? Har C svårt med genomförandet eller med aktiviteten? Om aktiviteten är låg, coacha C i prospektering. Om aktiviteten är hög men konverteringen låg, coacha C i samtalsteknik.
Vanliga frågor
Hur ofta ska säljteamet titta på dashboarden?
Dagligen under de två sista veckorna i månaden. Varje vecka under de två första. Månadsslutet är ett pressat läge. Försäljningen vill veta dagliga framsteg mot kvoten. Månadens början handlar om prospektering och att fylla pipelinen. Då räcker en kontroll per vecka. Justera takten efter affärsstorlek och säljcykel. Om en genomsnittlig affär tar sex månader att stänga räcker en kontroll per månad. Om en genomsnittlig affär tar två veckor är daglig kontroll nödvändig. Med WEMASY webbplatsbyggare kan du ställa in det direkt på din webbplats.
Ska försäljningsdashboarden visa enskilda säljares resultat eller bara teamets totaler?
Båda. Teamets totaler visar om teamet når kvoten. Enskilda mått visar vilka säljare som behöver hjälp. Men var försiktig med hur enskilda mått visas. Om de visas offentligt kan jämförelser mellan säljare ta modet från dem som presterar sämre. Visa enskilda resultat i privata rapporter till chefen. Visa teamets totaler på gruppmöten. Öppenhet med individer, diskretion inför grupper.
Hur hanterar vi affärer som blivit inaktuella?
Följ affärens ålder i varje steg. Affärer som legat i offertsteget i mer än trettio dagar är inaktuella. De bör flyttas till förlorade, till förhandling eller tillbaka till samtal. Inaktuella affärer är en flaskhals för beslut. Inte alla affärer ska stängas. Vissa bör falla snabbt så att säljarna kan gå vidare. Ha en regel: affärer som legat i något steg mer än X dagar måste göras aktiva eller stängas. Definiera X utifrån din säljcykel. Om offertsteget i snitt tar femton dagar är trettio dagar dubbelt så långt som normalt. Flagga vid trettio dagar.
Vad gör vi om vår säljcykel är sex månader?
Visa en långsiktig pipelineprognos. Dagens prospektering blir nästa kvartals intäkter. Visa ”förväntade intäkter om 90 dagar” genom att titta på affärer i de tidigaste stegen. Visa ”förväntade intäkter om 180 dagar” genom att titta på hela pipelinen. Långa säljcykler behöver framåtblickande mått. Månadskvot är inte rimligt. Kvartals- eller årskvot är rimligt. För sexmånaderscykler, sätt årsmål och visa kvartalsvisa framsteg mot årsmålet.
Ska vi visa data om vunna och förlorade affärer mot konkurrenter på försäljningsdashboarden?
Ja, om du följer det. Vilken konkurrent förlorade vi mot? Om vi förlorar mot samma konkurrent gång på gång har vi ett konkurrensproblem. Om vi förlorar på pris mot en konkurrent och på funktioner mot en annan har vi tydliga åtgärder. Men bara om du faktiskt samlar in den här datan. Gissa inte konkurrenters namn. Kräv att säljteamet noterar konkurrentens namn när en affär förloras. Varje månad: vilka konkurrenter vann mest. Åtgärda sedan just den konkurrenten med säljutbildning eller produktändringar.
Hur förhindrar vi att säljare manipulerar pipelinen?
Kombinera pipelinemått med faktiska intäkter. Om en säljare visar en miljon i pipelinen men inte stänger något är pipelinen falsk. Kräv att chefen granskar vilka steg affärerna placerats i. Om en affär inte uppfyller kriterierna för steget, flytta tillbaka den. Exempel på kriterium: en affär kan bara vara i offertsteget om en skriftlig offert har skickats och kunden har tagit emot den. Inga muntliga offerter. Om en säljare lägger en affär i offertsteget men inte har skickat offerten flyttar chefen tillbaka den till samtal. Öppenhet förhindrar manipulation. Knyt också säljarens ersättning till stängda intäkter, inte pipelinens storlek.