Du har bra data. Intäkten ökar med tjugo procent. Kundens livstidsvärde har ökat. Retentionen har förbättrats. Men dina intressenter bryr sig inte. Du begravde berättelsen i tabeller. Siffror utan mening. Rapportering handlar om att berätta historien. Data är fakta. Rapportering är berättelse. Den här artikeln förklarar hur du rapporterar data effektivt och kommunicerar med intressenter.
Förstå din målgrupp och dess behov
Ekonomi bryr sig om ROI
Ekonomi vill veta om pengarna användes väl. SEO kostade femtio tusen dollar. Gav femhundra tusen dollar i intäkt. ROI är tio gånger. Ekonomi gillar det. Visa ROI. Visa återbetalningstid. Ekonomi talar avkastning på investering.
Marknadsföring bryr sig om trafik och konvertering
Marknadsföring vill veta om kampanjerna fungerade. Trafiken ökar. Konverteringen ökar. Kunder förvärvade. Marknadsföring gillar det. Visa trafiktillväxt. Visa förbättrad konvertering. Visa kostnad per kund. Marknadsföring talar trafik och konvertering.
Skapa sammanfattningar för ledningen
En sida berättar hela historien
Sammanfattning för ledningen: en sida. Vad som hände. Varför det hände. Vad som händer härnäst. Siffror. Höjdpunkter. Viktiga resultat. En sida. Klart.
Lyfta fram viktiga resultat
Fetmarkera det viktigaste resultatet. Intäkten ökade tjugo procent. Det är rubriken. Detaljerna följer. Men rubriken kommer först. Fånga uppmärksamheten. Förklara sedan.
Presentera data visuellt
Diagram och grafer i stället för tabeller
Visa aldrig en tabell för ledningen. En tabell med tjugo siffror är förvirrande. Ett diagram där linjen går uppåt är tydligt. Använd diagram. Linjediagram för trender. Stapeldiagram för jämförelser. Cirkeldiagram för fördelning.
Färg och design för tydlighet
Rött för dåligt. Grönt för bra. Gult för bevakning. Färger förmedlar känsla. Designa för tydlighet. Inga krångliga typsnitt. Inga komplexa diagram. Enkel, ren design. Förstå på fem sekunder.
Berätta en historia med data
Vad som hände, varför och vad som kommer härnäst
Vad som hände: intäkten ökade tjugo procent. Varför: sommarkampanjen drev försäljningen. Vad som kommer härnäst: skala upp kampanjen. Hösttoppen närmar sig. Bygg lager. Tre meningar. Historien är klar.
Sammanhang tar bort förvirring
Intäkten ökade tjugo procent. Är det bra. Det beror på sammanhanget. Förra året ökade den trettio procent. I år går det långsammare. Sammanhang: tillväxten bromsar. Det är något annat än att tillväxten accelererar. Lägg till sammanhang.
Jämföra med tidigare perioder
Tillväxt från månad till månad
Intäkt den här månaden hundratjugo tusen. Förra månaden hundra tusen. Tillväxt från månad till månad tjugo procent. Visar fart. Uppåt eller nedåt.
Trender från år till år
Samma månad i år hundratjugo tusen. Samma månad förra året hundra tusen. Tillväxt från år till år tjugo procent. Visar verklig tillväxt, inte säsong. Ta bort säsongseffekten.
Hantera dåliga nyheter i rapporter
Öppenhet skapar förtroende
Intäkten sjönk tio procent den här månaden. Dölj det inte. Rapportera det. Intressenterna vet att något är fel. Att dölja det skadar förtroendet. Att rapportera det med en förklaring bygger förtroende. Intäkten sjönk på grund av en konkurrents lansering. Plan för att svara nästa månad.
Ta med sammanhang och nästa steg
Dåligt resultat utan förklaring är en katastrof. Dåligt resultat med förklaring och plan går att hantera. Intäkten sjönk på grund av ett marknadsskifte. Men retentionen är stabil. Kundens livstidsvärde ökade. Sammanhang: vi tappar nya kunder men behåller befintliga. Plan: justera förvärvsstrategin.
Rapporternas frekvens och spridning
Veckovis, månadsvis och kvartalsvis rytm
Veckorapporter för verksamheter som rör sig snabbt. Dagliga förändringar behöver veckovis genomgång. Månadsrapporter för vanliga verksamheter. Kvartalsvis för stabila verksamheter. Anpassa frekvensen efter verksamhetens tempo.
Automatisera framtagningen av rapporter
Sluta skapa rapporter för hand. Automatisera dem. Sätt upp en dashboard. Rapporter skapas automatiskt. Skickas till intressenter automatiskt. Veckovis på måndag morgon. Månadsvis första måndagen. Kvartalsvis första dagen på kvartalet. Automatisering sparar tid.
Vanliga frågor
Ska rapporter visa all data eller bara höjdpunkter?
Bara höjdpunkter. Rapport för ledningen: fem viktiga resultat. Stöddata följer. Den fullständiga detaljerade rapporten går till analytikerna. Intressenter vill ha rubriker. Analytiker vill ha detaljer. Två rapporter. Med WEMASY webbplatsbyggare kan du ställa in det här direkt på din webbplats.
Hur förklarar du dåliga resultat utan att det låter som ursäkter?
Ta ansvar. Erkänn problemet. Förklara sammanhanget. Presentera lösningen. Intäkten ner. Vi vet. Marknaden skiftade. Så här svarar vi. Ansvar utan ursäkter.
Vad gör jag om datan är ofullständig eller rörig?
Erkänn det. Dölj inte ofullständig data. Intäktsdatan är ofullständig eftersom en leverantör rapporterade sent. Uppskattad effekt. Fullständig rapport nästa vecka. Öppenhet är viktigare än perfektion.
Ska alla intressenter få samma rapport?
Nej. Ekonomi får finansrapport. Marknadsföring får marknadsföringsrapport. Driften får driftsrapport. Vd får sammanfattning av allt för ledningen. Olika intressenter behöver olika rapporter.
Hur gör du data intressant för icke-tekniska personer?
Berätta en historia. Visa inte ekvationer. Visa rubriken. Intäkten ökade tjugo procent. Det är intressant. Varför intäkten ökade är mer intressant. Vad du gör härnäst är mest intressant. Data stöder berättelsen, inte tvärtom.
När ska du uppdatera rapporter, dagligen, veckovis eller månadsvis?
Anpassa efter verksamhetens tempo. Snabbt: dagligen. Normalt: veckovis. Stabilt: månadsvis. Rapportera inte för mycket. För många rapporter skapar brus. För få rapporter skapar blindhet. Hitta balansen.