Din inkorg har fyrtio olästa meddelanden. En kund scrollar förbi tre erbjudanden och ett nyhetsbrev. Kunden ser aldrig uppgifterna om tiden som gömmer sig i fjärde stycket. På dagen för besöket hävdar kunden att ingen bekräftade tiden.
Det scenariot är vanligt när bekräftelsemejl är dåligt strukturerade eller försenade. En bekräftelse av en tid ska komma direkt, inleda med det viktigaste och ge kunden ett sätt att spara eller ändra bokningen. Så här sätter du upp bekräftelsemejl för tider som kunderna faktiskt använder.
Vad bekräftelse av tid betyder i ditt bokningsflöde
Bekräftelse av en tid är det ögonblick då en kund får veta att tiden är säkrad. Det sker efter att kunden har fyllt i bokningsformuläret och ditt system markerat reservationen som bekräftad.
Vissa företag använder ett flöde i två steg: förfrågan skickas och bekräftas sedan av personalen. I så fall skickar du först ett meddelande om att förfrågan väntar och den fullständiga bekräftelsen först efter godkännande. Motstridiga meddelanden om status skapar uteblivna besök och dubbelbokningar.
Skillnaden mellan allmänna bokningsbekräftelser och meddelanden för tider handlar mest om sammanhang. Tider involverar oftast en utförare, ett förberedelsesteg och en högre kostnad för uteblivna besök. Din bekräftelse bör spegla de insatserna.
Så sätter du upp bekräftelsemejl för tider
Konfigurera utlösaren i dina schemainställningar. Koppla statusen ”bekräftad” till din mall för bekräftelsemejl för tider. Utskicket bör ske inom några sekunder efter bekräftelsen, inte i en daglig sändning.
Välj avsändaridentitet med omsorg. Använd en adress på din företagsdomän med ett igenkännbart avsändarnamn. ”Flodens Klinik Bokningar” slår ”noreply@notifications.example”.
Fyll mallen med fält för tiden: kundens namn, utförare, tjänst, datum, tid, tidszon, plats och videolänk om det behövs. Hämta dem dynamiskt så att manuella ändringar aldrig behövs.
Lägg till en länk för att lägga till i kalendern eller en bifogad kalenderfil. Kunder som sparar tiden i sin egen kalender dyker upp oftare eftersom händelsen ligger bredvid jobbmöten och familjeplaner.
Ta med länkar för självbetjäning för ombokning och avbokning när dina villkor tillåter det. Självbetjäning minskar antalet telefonsamtal och ger kunderna kontroll utan att de behöver vänta på dina öppettider.
För mallens struktur och text, se så skapar du en mall för bekräftelsemejl och så skapar du ett bokningsbekräftelsemejl.
Bekräftelse av tider bortom e-post
Enbart e-post når inte kunder som sällan kollar inkorgen på mobilen. Ett kort sms med bekräftelse som skickas vid sidan av mejlet fångar de som lever i sms. Håll sms under 160 tecken för de viktigaste uppgifterna plus en länk.
Timing spelar roll även för påminnelser. Bekräftelsen sker direkt. Påminnelser skickas 24 eller 48 timmar före besöket. Blanda inte ihop de två. Bekräftelsen bevisar bokningen. Påminnelser minskar glömska.
Logga varje skickad bekräftelse. När en kund bestrider att hen blivit meddelad visar din sändningslogg tidsstämpel och leveransstatus. Den uppgiften skyddar ditt team i samtal om avgifter för uteblivna besök.
Följ upp bekräftelsernas resultat varje månad. Följ öppningsfrekvens om ditt verktyg tillhandahåller den. Låga siffror kan betyda att ämnesraderna behöver arbete eller att meddelandena hamnar i skräpposten.
När bekräftelserna fungerar kan du samla in den information du behöver före besöket. Nästa kapitel om så skapar du ett anmälningsformulär för kunder vid bokning beskriver datainsamling före tiden.
Vanliga frågor
Ska bekräftelse av en tid kräva att kunden klickar på en länk för att bekräfta?
Dubbel bekräftelse minskar oavsiktliga bokningar men lägger till friktion. Miljöer med många uteblivna besök, som läkarmottagningar, kräver det ibland. De flesta tjänsteföretag skickar direkt bekräftelse utan att be kunden klicka igen.
Vad ska ämnesraden i en bekräftelse av tid säga?
Ta med datum och tjänst: ”Bekräftat: tandrengöring den 3 april kl. 9.00.” Specifika ämnesrader hjälper kunderna att söka i inkorgen på dagen för besöket och minskar påståenden om att de aldrig fick något.
Kan jag automatisera bekräftelser av tider via WEMASY?
WEMASY skickar bekräftelsemejl för tider när en bokning ändras till bekräftad. Koppla din schemaläggning till sidorna i din webbplatsbyggare och anpassa mallen en gång för alla framtida tider.
Hur skiljer sig bekräftelser för virtuella besök?
Virtuella bekräftelser måste tydligt innehålla mötets länk, tidszon och instruktioner för teknikkontroll. Testa länkarna före varje malländring. En trasig videolänk på dagen för besöket slösar allas tid.
Ska personalen få en kopia av varje bekräftelse av en tid?
Interna aviseringar hjälper utförarna att förbereda sig. Skicka en separat personalavisering med kundanteckningar från anmälningsformulär. Lägg inte personalen i kopia på mejl till kunder eftersom misstag med svara alla exponerar privata adresser.
Vad gör jag om en kund säger att hen aldrig fick bekräftelsen av tiden?
Kontrollera först din sändningslogg. Skicka igen till adressen i registret och kontrollera stavningen. Be kunden titta i skräppostmappen. Om problemen kvarstår bör du bekräfta inställningarna för domänautentisering med din e-postleverantör.