Vad håller ihop hela ditt event när fler än en handfull personer har anmält sig?
Om det ärliga svaret är en mapp med kalkylblad, vidarebefordrade mejl och en betallänk som inte pratar med din deltagarlista, har du verktyg men inget system. Ett system för eventanmälan är den sammankopplade lösningen som hanterar hela anmälningsförloppet, från första besöket till incheckningsdagen. Det samlar anmälan, betalning, kommunikation, kapacitet och rapporter, så att varje steg delar samma deltagardata. Här går vi igenom vad systemet omfattar och hur det knyter ihop den här modulen.
Vad är ett system för eventanmälan?
Ett system för eventanmälan är en programvaruinfrastruktur som hanterar eventlistor, anmälan, betalning, bekräftelse, påminnelser, ändringar och incheckning i en samordnad miljö. Det är den fullständiga ryggraden för gruppevent, inte bara formuläret på din webbplats.
Ett enskilt anmälningsformulär är en komponent. Systemet är databasen, affärsreglerna, betalningskopplingen, mejlautomatiken, personalens översikt och exporterna som gör formuläret pålitligt i större skala.
Systemen passar workshops, konferenser, kurser, insamlingar och turer. Alla program med flera event per år och begränsat antal platser tjänar på att se anmälan som en integrerad infrastruktur i stället för ett nytt manuellt projekt varje gång.
Delarna i ett system för eventanmälan
Eventsidor och anmälningsflöden är det publika ansiktet. Besökarna ser datum, priser, lediga platser och villkor innan de bestämmer sig.
Anmälningsmotorn tillämpar platsgränser, biljettyper, rabattkoder och obligatoriska fält. Den förhindrar överförsäljning och sparar varje deltagare som en strukturerad post.
Betalningshanteringen tar emot pengar vid anmälan för betalda event och kopplar transaktioner till specifika anmälningar för återbetalningar och rapporter.
Kommunikationsautomatiken skickar bekräftelser, påminnelser, erbjudanden från kölistan och uppdateringar i sista minuten från samma deltagarlista som personalen använder vid dörren.
Flöden för kölista och avbokning frigör platser och fyller luckor utan manuella telefonkedjor. De flödena hänger ihop med principerna för hantering av kölistor som togs upp tidigare i den här modulen.
Incheckning och rapporter sluter cirkeln. Personalen kontrollerar ankomster mot den levande listan och exporterar resultat till uppföljningskampanjer eller styrelserapporter när eventet är över.
System, verktyg, program och teknik
Den här modulen använde flera närliggande begrepp med avsikt. Ett verktyg för eventanmälan fokuserar ofta på en uppgift som att fånga anmälningar. Program för eventanmälan samlar flera uppgifter för dem som ofta arrangerar event. Teknik för eventanmälan beskriver den sammankopplade lösningen bakom kulisserna.
Systemet för eventanmälan är hela bilden: delarna som arbetar tillsammans på din webbplats och i din verksamhet. Kursprogram kan bygga ut samma system med moduler för bokningsprogram för kurser för återkommande scheman.
Valet av system börjar med volym och komplexitet. En årlig workshop kan börja med ett bra anmälningsformulär. En kalender med veckovisa event, medlemspriser och kölistor behöver hela systemet från start.
Vill du gå djupare in på utformningen av anmälningssidan kan du läsa hur du skapar ett anmälningsformulär för event. För strategisk bakgrund om när en bokningslösning lönar sig, se bloggen om vem som behöver ett bokningssystem.
Vanliga frågor
Kan ett system för eventanmälan hantera både event och kurser?
Många system stöder enstaka event och återkommande kursscheman i ett konto. Besökarnas sidor bör ändå hålla isär upplevelserna, så att en galaanmälan inte ser ut som en veckokalender för yoga.
Ersätter ett system för eventanmälan min webbplats?
Det ersätter kalkylblad för anmälan som inte hänger ihop, inte din egen webbplats. Anmälan bäddas in i eventsidor på din domän. WEMASY kopplar eventlistor och anmälan till sidor du bygger i webbplatsbyggaren, så att marknadsföring och anmälan hålls samman.
Hur litet kan ett team vara för att ett anmälningssystem ska löna sig?
Teamets storlek spelar mindre roll än hur ofta du har event och hur många platser de har. En ensam instruktör med slutsålda workshops varje månad har mer nytta av ett system än ett stort team som har en enda informell träff per år.
Hur hjälper ett anmälningssystem på incheckningsdagen?
Levande deltagarlistor, sök på namn och markering av ankommen slår utskrivna exporter från igår. Ändringar som gjorts under natten syns vid dörren utan ny utskrift. Den precisionen minskar dubbla inträden och arga diskussioner.
Bör ideella organisationer välja ett annat system än kommersiella event?
Ideella organisationer behöver ofta donationsnivåer, bordsförsäljning och anmälan av volontärpass i samma konto. Läs program för eventanmälan för ideella organisationer för krav som är specifika för insamlingsprogram.
Var ska jag börja om jag är ny i den här modulen?
Börja med vad program för eventanmälan är för grundbegreppen, och gå sedan vidare till kursbokning, köhantering och kölistor när ditt program blir mer komplext.