En planlösning med tvåhundra skrivbord kan inte styras med hederskodex när halva företaget dyker upp samma onsdag. Hybridarbete gjorde den matematiken oundviklig.
Programvara för skrivbordsbokning är verktyget som kontor använder för att hantera den komplexiteten. Programvara för skrivbordsbokning är ett program som visar lediga arbetsplatser, tar emot reservationer per dag eller pass, tillämpar regler för incheckning och rapporterar användningen över våningar och platser. Den gör skrivbordsbokning till ett självbetjäningsflöde som anställda klarar på några sekunder, i stället för en manuell räkneövning. Här är vad du kan förvänta dig av programvara för skrivbordsbokning och hur den hänger ihop med bredare schemaläggning på arbetsplatsen.
Vad är programvara för skrivbordsbokning?
Programvara för skrivbordsbokning är schemaläggningsprogramvara som fokuserar på enskilda arbetsplatser. Användare öppnar en karta eller listvy, väljer datum och trycker på ett ledigt skrivbord. Systemet markerar platsen som otillgänglig för alla andra under den reserverade tiden.
Administratörer ställer in planlösningen, skrivbordens egenskaper och bokningsreglerna. Integrationer med passerkontroll eller besökshantering kan koppla reservationer till behörigheter för passerkort för ökad säkerhet.
Många produkter kombinerar skrivbordsbokning med rumsbokning i en och samma arbetsplatsapp. Anställda reserverar ett skrivbord på förmiddagen och ett mötesrum på eftermiddagen utan att byta verktyg.
Funktioner som spelar störst roll
1. Interaktiva planlösningar
Visuella planlösningar hjälper nyanställda och besökande personal att snabbt hitta sin reserverade plats. Färgstatus visar lediga, bokade och incheckade skrivbord med en blick.
2. Bokning i mobilen
Anställda reserverar från tåget eller entrén. Mobil åtkomst är avgörande när planerna ändras under resan.
3. Team och favoriter
Spara favoritskrivbord eller boka nära kollegor för projektdagar. Vissa verktyg visar var lagkamrater redan har reserverat, så att grupper hamnar nära varandra utan manuell samordning.
4. Automatisk frigöring vid uteblivna besök
Skrivbord går tillbaka till utbudet när ingen checkar in. Bara den funktionen kan återvinna tio till femton procent av kapaciteten på kontor med strikt bokning men lös närvaro.
5. Stöd för flera platser
Företag med flera kontor behöver ett konto för att boka skrivbord i vilken stad som helst. Central rapportering jämför användningen mellan platser inför lokalplanering.
När ditt kontor behöver programvara för skrivbordsbokning
Kalkylblad fungerar inte när fler än en handfull personer bokar varje dag. Om anställda klagar på att de kommer utan att ha någonstans att sitta, eller om fastighetsteamet inte kan förutse antalet personer per dag, skapar programvara snabbt ordning.
Coworking-företag använder programvara för skrivbordsbokning för att sälja dagspass och dedikerade flexmedlemskap. Medlemmar bokar online. Personalen ser samma schema i receptionen.
Kombinera skrivbordsprogramvara med programvara för bokning av mötesrum när ditt arbetsplatspaket ska täcka alla delade resurser. Lösningar med flexplatser kan också använda ett särskilt bokningssystem för flexplatser som är anpassat för hög omsättning och korta bokningsfönster.
Vanliga frågor
Kan programvara för skrivbordsbokning hantera både fasta och flexibla skrivbord?
De flesta produkter låter administratörer markera vissa skrivbord som permanent tilldelade medan andra förblir bokningsbara. Blandade modeller är vanliga i företag som går från fasta platser till hybridflexibilitet.
Hur lång tid tar det att sätta upp en digital planlösning?
Enkla upplägg med en våning går ofta live på några dagar när du har ett korrekt antal platser och zonbeteckningar. Utrullning i flera byggnader tar längre tid eftersom varje våning behöver kontrolleras och de anställda behöver utbildning.
Fungerar programvara för skrivbordsbokning för dagspass i coworking?
Coworking-lokaler säljer bokningsbara skrivbord som huvudprodukt. Programvaran hanterar medlems- och gästpriser, bokningsgränser och incheckning i receptionen. Bokning av flexplatser förklarar medlemsupplevelsen ur användarens synvinkel.
Kan medlemmar boka skrivbord via en publik webbplats?
Självbetjäning för bokning minskar belastningen på receptionen. WEMASY har en webbplatsbyggare där coworking-varumärken publicerar tillgängliga skrivbord och medlemssidor i ett sammankopplat system.
Hur hjälper programvara för skrivbordsbokning vid minskning av kontorsytan?
Användningsrapporter visar genomsnittlig daglig beläggning jämfört med totalt antal skrivbord. Ledare använder datan för att tryggt minska hyrd yta i stället för att gissa hur många platser de verkligen behöver.
Ska skrivbordsbokning kopplas till schemaläggning av rum och utrustning?
Samlade arbetsplatsverktyg minskar behovet av att byta app. Programvara för resursplanering tar upp det integrerade upplägget när skrivbord är en av många saker i ett större delat utbud.