Personalen är inte din flaskhals. Du har tillräckligt många anställda. Problemet är att det andra behandlingsrummet är fullbokat hela dagen, den bärbara ultraljudsapparaten finns på en annan klinik och tre eftermiddagstider behöver samma enda resurs.
Det är ett resursproblem, inte ett personalproblem. Resurskapacitetsplanering är sättet att matcha förväntad efterfrågan mot alla fysiska och mänskliga tillgångar som din verksamhet behöver för att genomföra en bokning. Det utvidgar grundläggande kapacitetsplanering bortom människor till rum, bord, fordon och utrustning. Så här fungerar resurskapacitetsplanering och var den passar i din verksamhet.
Vad är resurskapacitetsplanering?
Resurskapacitetsplanering är hur du ser till att varje bokningsbar tillgång kan hantera de tider som tilldelas den. En resurs är allt begränsat som bokningar konkurrerar om: ett massagerum, ett konferensbord, en firmabil, en frisörstol eller en särskild maskin.
Du räknar hur många enheter som finns, hur länge varje bokning håller dem upptagna och hur mycket omställningstid du behöver mellan användningarna. Den räkningen ger dig ett hårt tak för hur många tider du kan ta emot inom ett visst fönster.
Resurskapacitetsplanering löper ofta parallellt med personalplanering. Du kan ha fyra anställda men bara två rum. Antalet rum avgör. Planen måste spegla den snävare gränsen.
Därför är resurskapacitetsplanering viktigt
Företag som bara planerar personaltimmar överbokar hela tiden. Kunderna kommer och möts av att rätt person är ledig men rummet eller utrustningen är upptagen. Upplevelsen känns oorganiserad även när ditt team har arbetat hårt.
Resurskapacitetsplanering förbättrar också utnyttjandet av tillgångar. Tomma rum och underutnyttjad utrustning syns tydligt när du följer bokningar per resurs. Fastighetsteam använder de uppgifterna för att samla ytor eller justera öppettider.
Kontor med delade ytor bygger på samma logik genom bokning av mötesrum. En rumsreservation är en resursbokning. Kapacitetsplaneringen frågar om det finns tillräckligt många rum för alla inplanerade möten.
Så fungerar resurskapacitetsplanering
1. Gör en förteckning över dina resurser
Lista varje bokningsbar tillgång med kapacitet, utrustningsanteckningar och plats. Märk resurser som kräver särskild förberedelse eller städtid mellan bokningar.
2. Koppla bokningar till resurser
Koppla varje tjänst till de resurser den förbrukar. En gruppklass behöver en instruktör och en studio. En tandrengöring behöver en tandhygienist och en behandlingsstol.
3. Räkna ut beläggningen
Dela bokade timmar med tillgängliga resurstimmar per dag. Hög beläggning på en resurs och låg på en annan tyder på att något inte stämmer i hur du säljer eller schemalägger tjänster.
4. Sätt bokningsregler
Begränsa onlinetillgängligheten per resurs. Blockera dubbelbokning av samma rum. Kräv minsta mellanrum för städning. Regler gör planen till något som bokningssystemet kan driva igenom automatiskt.
Resurskapacitetsplanering eller personalkapacitetsplanering
Personalkapacitetsplanering fokuserar på arbetstimmar och kompetens. Resurskapacitetsplanering fokuserar på de tillgångar som personalen behöver för att göra jobbet. De flesta bokningsverksamheter behöver båda vyerna.
Nästa kapitel om personalkapacitetsplanering handlar om människorna. Tillsammans ger de två angreppssätten en komplett bild av vad som begränsar kapaciteten din hektiskaste dag.
Vanliga frågor
Vad räknas som en resurs i kapacitetsplanering?
Varje begränsad tillgång som en bokning förbrukar: rum, stolar, bord, fordon, utrustning och ibland särskilda personalroller när bara en person har en nödvändig certifiering.
Hur hänger resurskapacitetsplanering ihop med rumsbokning?
Rumsbokning är resurskapacitetsplanering tillämpad på delade ytor. System för bokning av mötesrum driver igenom samma regel om ett rum och en bokning som manuell resursplanering försöker upprätthålla.
Ska omställningstid mellan tider räknas som använd kapacitet?
Städning, uppdukning och återställning räknas absolut. Att bortse från omställningstid är den vanligaste orsaken till att resursplaner ser bra ut på papper men fallerar på plats.
Kan jag hantera resurskapacitet via bokningsflödet på min webbplats?
Onlinebokning bör följa gränserna per resurs, så att kunder inte kan boka en tjänst när det rum som krävs är fullt. WEMASY har en webbplatsbyggare där bokningsregler kan spegla de resurstak som din interna plan sätter.
Hur ser jag vilken resurs som är den verkliga flaskhalsen?
Följ beläggningen per resurs i två veckor. Den tillgång som ligger närmast hundra procents beläggning under högtrafik är din flaskhals. Skaffa mer av den resursen eller flytta efterfrågan innan du lägger till personal på andra håll.
Gäller resurskapacitetsplanering för restauranger?
Bord och avdelningar är resurser. Reservationshantering i kombination med kapacitetsplanering på bordsnivå hindrar dig från att ta emot sällskap som du inte kan placera inom rimlig väntetid.