Tolv personer. Ett delat lösenord uppklistrat inuti en skrivbordslåda. Tre tidigare anställda som fortfarande står kvar i kopialistan för autosvaret. Det är ingen modell för behörigheter. Det är en olycka som väntar på en trög tisdag.
Roller och behörigheter i e-post är reglerna som säger vilka konton varje person kan öppna, om de får skicka som en delad adress och vem som får lägga till eller ta bort användare. Bra behörigheter ersätter delade lösenord med individuella inloggningar knutna till arbetsuppgift. Så strukturerar team den åtkomsten.
Hur fungerar roller och behörigheter för företagets e-post?
Varje teammedlem får en egen inloggning. Behörigheterna hör till inloggningen, inte till en delad inloggningsuppgift. En uppsättning behörigheter innehåller vanligtvis läsrätt, rätt att skicka, rätt att skicka som alias och adminrättigheter för att hantera konton.
Rollbaserad åtkomst kopplar arbetsuppgift till rättigheter i brevlådan. Supportpersonal läser och svarar från support@. Säljare skickar från sin egen adress och tar leads från en delad kö. Bara administratörer skapar eller tar bort konton. Den modellen bygger vidare på grunderna om säkerhet från vad e-postsäkerhet för företag är.
Vanliga nivåer av behörighet för team
1. Ägare av en personlig brevlåda
Full åtkomst till en inkorg med namn. Kan skicka, ta emot och hantera egna mappar. Kan inte ändra DNS eller faktureringsinställningar för hela organisationen.
2. Medlem i en delad inkorg
Kan läsa och svara i en delad kö. Kan lägga till interna anteckningar och ändra status för tilldelning. Kan inte radera den delade adressen eller ge åtkomst till utomstående.
3. Rätt att skicka som alias
Låter en användare skriva mejl som visas komma från billing@ eller hello@ utan att äga hela kön. Användbart för specialister som svarar på smala ämnen under en rolladress från välj prefix för ditt varumärkes e-postadress.
4. Administratör
Skapar konton, återställer lösenord och granskar åtkomstloggar. Begränsa antalet administratörer till betrodda personer. Kombinera uppdraget som administratör med stegen för avslut från nästa kapitel, introducera teammedlemmar i företagets e-post.
Se över behörigheter när roller ändras
Behörigheterna ska ändras samma dag som en roll ändras. Befordringar, byten av avdelning och avgångar utlöser alla en genomgång. Ta bort rätten att skicka som alias, åtkomst till delade inkorgar och vidarebefordringsregler när någon slutar.
Granskningar varje kvartal fångar glidning: tidigare frilansare med kvarvarande åtkomst, praktikanter med adminrättigheter och delade lösenord som smugit sig tillbaka i brådskan. Dokumentera hur ofta du granskar i teamets regler som beskrivs i teamets e-postregler.
Vanliga frågor
Ska team någonsin dela en inloggning till en brevlåda?
Delade inloggningar tar bort ansvar och gör avslut av anställning rörigt. Ge varje person ett eget konto med behörigheter som passar rollen. WEMASY håller dina offentliga kontaktvägar dokumenterade på webbplatsen via webbplatsbyggaren medan åtkomsten sköts per användare i bakgrunden.
Vad är skillnaden mellan läsrätt och rätt att skicka som alias?
Läsrätt låter någon se trådar i en delad kö. Rätt att skicka som alias låter dem skriva utgående mejl från en rolladress. En ekonomispecialist kan behöva rätt att skicka som billing@ utan full adminkontroll.
Hur hänger behörigheter ihop med poster för e-postsäkerhet?
DNS-poster för autentisering skyddar din domäns rykte oavsett vem som skickar. Behörigheter styr vilka personer som får skicka å dina vägnar. Båda lagren är viktiga. Se SPF-, DKIM- och DMARC-poster för den tekniska sidan.
Kan chefer läsa anställdas inkorgar?
Policyn bör ange om chefer får komma åt personliga brevlådor för tillsyn eller bara delade köer. Tydliga skrivna regler förhindrar överraskningar och skyddar förtroendet. Formella riktlinjer hör hemma i teamets e-postregler.
Vilka behörigheter behöver frilansare vanligtvis?
Frilansare behöver oftast bara smal rätt att skicka som alias eller åtkomst till en delad inkorg under avtalstiden. Sätt ett slutdatum för åtkomsten samma dag som avtalet börjar. Stegen för avslut speglar introducera teammedlemmar i företagets e-post baklänges.
Hur ofta bör team granska behörigheter i e-post?
Granskning varje kvartal fungerar för de flesta växande team. Granska direkt efter varje avgång eller säkerhetsincident. Övningar från så känner du igen ett nätfiskemejl minskar riskfyllda klick som behörigheter ensamma inte kan stoppa.