Ett vanligt affärsmejl läses på 15 sekunder i telefonen mellan två möten. Din inledning på tre stycken, de två avstickarna och den begravda förfrågan klarar inte det. Läsaren svarar "Kan du sammanfatta vad du behöver?", och nu lägger ni båda mer tid än det första mejlet hade krävt.
Ett tydligt och kortfattat mejl är ett affärsmeddelande som säger sitt syfte tidigt, använder enkelt språk och bara tar med de detaljer som läsaren behöver för att svara. Kortfattat betyder inte kyligt eller ofullständigt. Det betyder att varje mening förtjänar sin plats. Så här skriver du mejl som respekterar läsarens tid och ändå ger resultat.
Vad betyder tydligt och kortfattat i e-post?
Tydligt betyder att läsaren förstår vad du ber om utan att läsa om. Kortfattat betyder att du säger det med så få ord som möjligt, utan att det blir obegripligt. Tillsammans ger de mejl som får snabbare svar och färre följdfrågor.
Tydlighet börjar med ett syfte per mejl. Har du två orelaterade frågor ska du skicka två mejl. Om du blandar ämnen i ett mejl dröjer båda svaren, och texten blir svårare att skumma.
Så skriver du ett tydligt och kortfattat mejl
Bygg mejlet kring vad läsaren behöver, inte kring hur du själv tänkte. Läsaren behöver inte varje steg du tog för att komma fram till en slutsats. Hen behöver slutsatsen och det du vill att hen gör.
1. Börja med huvudpoängen
Sätt syftet i första meningen efter hälsningen. "Jag behöver ditt godkännande av det bifogade kontraktet till torsdag" är tydligt. Tre meningar bakgrund före förfrågan är det inte. Lägg till sammanhang efter huvudpoängen, inte före den.
2. Använd korta stycken och enkla ord
Håll stycken till två eller fyra meningar. Byt ut facktermer mot vardagligt språk. Skriv "börja" i stället för "påbörja" och "använd" i stället för "nyttja". Korta meningar är i snitt 12 till 16 ord. Om en mening blir längre än 25 ord ska du dela den.
3. Stryk utfyllnad och upprepningar
Ta bort fraser som inte ger någon information. "Jag ville bara höra av mig och säga att" kan bli "Jag har en fråga om". Ta bort dubbla poänger. Om du har nämnt en tidsfrist i ämnesraden behöver du inte tre påminnelser i texten.
4. Använd listor när det är flera punkter
När du har tre eller fler punkter ska du använda en numrerad lista eller punktlista. Listor är lättare att skumma än långa stycken. De gör det också enkelt för läsaren att svara punkt för punkt.
Redigeringstips som gör dina mejl kortare
Skriv utkastet och läs det sedan en gång med en enda fråga i huvudet. Vad kan jag ta bort utan att tappa mening? Stryk minst 20 procent av första utkastet. De flesta första utkast innehåller utfyllnad som läsaren inte behöver.
Läs mejlet på telefonen innan du skickar. Om du måste scrolla mer än två gånger för att nå uppmaningen är det för långt. Kombinera kortfattad text med en vass ämnesrad från professionella ämnesrader, så vet läsaren vad som väntar redan innan mejlet öppnas.
Korta mejl behöver ändå en tydlig struktur. Behåll hälsning, avslutande rad, avslutsfras och signatur. Kapitlet om hur du skriver ett professionellt mejl går igenom hela ramverket. Goda vanor från bästa praxis för affärsmejl för varumärken förstärker samma principer i hela ditt team.
Det här kapitlet avslutar skrivmodulen. Nu har du råd om struktur, inledningar, avslut, avslutsfraser och ämnesrader. Sätt ihop allt med en egen adress från hur du skapar e-postadresser på din domän och med etikettreglerna från de tidigare modulerna.
Vanliga frågor
Hur kort bör ett affärsmejl vara?
De flesta affärsmejl ryms på 100 till 200 ord. Svåra ämnen kan kräva mer, men varje extra mening ska förtjäna sin plats. WEMASY hjälper dig att visa ett tydligt varumärke online med webbplatsbyggaren, och dina mejl bör vara lika raka.
Låter jag oartig om jag skriver kort?
Kortfattad och oartig är inte samma sak. Du kan vara kort och trevlig genom att behålla hälsningen, säga snälla och tack där det passar och avsluta med en vänlig avslutsfras.
Ska jag ta med alla detaljer i ett mejl eller dela upp dem?
Ta med de detaljer som läsaren behöver för att agera, men hoppa över bakgrund som hen redan kan. Om mejlet gäller två skilda beslut ska du dela det i två mejl, så att varje mejl håller fokus.
Vilka ord ska jag stryka först när jag redigerar ett mejl?
Stryk utfyllnadsfraser som ville bara, som jag nämnde och som du vet. Ta bort adverb som inte ändrar betydelsen. Byt långa fraser mot kortare.
Är punktlistor professionella i affärsmejl?
Punktlistor är professionella och gör svår information lättare att skumma. Använd dem för listor med tre eller fler punkter, åtgärder eller alternativ som läsaren ska välja mellan.
Hur lär jag mitt team att skriva tydligare mejl?
Dela exempel på före och efter i er interna stilguide. Hänvisa teamet till exempel på professionella mejl och sätt en standard om att varje mejl säger sitt syfte i första stycket.