Femtio personer klickade på “intresserad” i inbjudan till workshopen. Tolv anmälde sig på riktigt. På morgonen dukade du lunch för trettio, eftersom du aldrig hörde något från dem som svarat kanske.
Klyftan mellan intresse och bekräftad närvaro är precis vad en O.S.A.-påminnelse stänger. Det är en uppföljning som skickas till dem som inte svarat eller svarat osäkert, där de ombeds bekräfta ja eller nej innan du bestämmer catering, placering eller material. Välskrivna meddelanden sparar pengar och minskar pinsamma tomma stolar. Så skriver du en O.S.A.-påminnelse som ger svar.
Vad är en O.S.A.-påminnelse
En O.S.A.-påminnelse är ett uppföljningsmeddelande som skickas före sista svarsdag till ett evenemang. Den riktar sig till gäster som inte bekräftat, som svarat “kanske” eller som anmält sig utan att slutföra betalning eller uppgifter om specialkost.
Till skillnad från påminnelser om tidsbokning, som utgår från en bokad tid, jagar O.S.A.-påminnelser ofta ett första svar. Målet är en säker gästlista, inte bara att någon dyker upp på en fast kalenderpost.
Kanaler är e-post, sms och aviseringar i appar. E-post fungerar bäst för formella evenemang med mycket information. Sms fungerar för korta tidsfrister och informella träffar.
Så skriver du en O.S.A.-påminnelse
Ange evenemangets namn och datum på första raden. Gäster går på många evenemang. Ditt måste gå att känna igen utan att öppna en lång tråd.
Ta med en tydlig sista svarsdag. “Svara senast torsdag så att vi kan bestämma placeringen” skapar brådska utan att låta pressande.
Gör det enkelt att svara. En knapp för ja, en för nej. Långa formulär gömda tre klick bort överges. Ju enklare svaret är, desto säkrare blir din siffra.
Förklara varför svaret behövs. “Vi bestämmer antalet måltider” eller “Få platser kvar” ger gästerna en anledning att svara utöver artighet.
Skicka en första påminnelse en vecka före sista svarsdag och en sista 48 timmar före. Två kontakter fångar de flesta eftersläntrarna utan att kännas som skräppost.
Exempel på O.S.A.-påminnelser
Inledning i mejl: “Hej Jordan, vi planerar vårmiddagen för nätverkande den 10 april och har inte fått ditt svar än. Berätta om du kommer så att vi kan reservera din plats.”
Sms-version: “Påminnelse: O.S.A. till middagen den 10 april senast tors. Svara J för att komma, N för att tacka nej. Detaljer: [kort länk]”
Uppföljning till dem som svarat kanske: “Du svarade ‘kanske’ till workshopen den 3 maj. Kan du bekräfta ja eller nej senast måndag? Materialet beställs utifrån det slutliga antalet.”
Håll tonen varm för sociala evenemang och rak för betalda anmälningar, där uteblivet svar betyder förlorade intäkter.
Uppsättning av evenemangsanmälan finns i modul två under så skapar du ett anmälningsformulär för evenemang. För uppföljning av enskilda tider i stället för gruppevenemang, se sms som påminner om en tid från föregående kapitel.
Vanliga frågor
När ska jag skicka den första O.S.A.-påminnelsen?
En vecka före sista svarsdag är en bra start. Skicka en kortare sista påminnelse 48 timmar före sista svarsdag för att fånga dem som tänkte svara men glömde.
Ska O.S.A.-påminnelser gå till dem som redan bekräftat?
Lämna bekräftade gäster utanför påminnelseutskicken. Segmentera listan så att bara de som inte svarat och de som svarat kanske får uppföljningar. Bekräftade gäster som får tjatiga meddelanden kan avboka av irritation.
Kan jag samla in svar via min webbplats?
Ett anmälningsformulär på din webbplats samlar svaren på ett ställe. Med WEMASY bygger du anmälningssidor i webbplatsbyggaren och skickar automatiska O.S.A.-påminnelser kopplade till ofullständiga anmälningar.
Hur skiljer sig en O.S.A.-påminnelse från en evenemangsbekräftelse?
Bekräftelser går till dem som redan anmält sig och upprepar uppgifterna om evenemanget. O.S.A.-påminnelser jagar dem som inte svarat än. Modul två tar upp bekräftelsemallar i så skapar du en mall för bekräftelsemejl.
Vilken ton fungerar för O.S.A.-påminnelser utan betalning?
Var artig och saklig. Ange sista svarsdag, förklara varför antalet spelar roll och erbjud ett enkelt sätt att tacka nej. Gäster som inte kan komma ignorerar ofta meddelanden som känns som skuldbeläggning.
Ska jag erbjuda alternativet kanske i O.S.A.-påminnelser?
Svar som kanske ökar osäkerheten. Vid evenemang där antalet avgör kostnaden bör du driva på för ja eller nej i texten. Om du tillåter kanske, skicka en andra uppföljning just till den gruppen innan du bestämmer planerna.