Din kajaktur i solnedgången tar 12 gäster. Du har sålt 9 platser via din webbplats, 4 via en partnerlänk och 2 vid bryggan i morse. Du ligger en person över gränsen och tre gäster från full utbetalning. Ingen uppdaterade samma siffra.
Bokningsprogram för turer håller koll på den siffran. Det är ett schemaläggnings- och bokningssystem för upplevelseföretag som säljer tidsbundna aktiviteter med fasta gruppstorlekar. Bokningsverktyg för turer hanterar avgångstider, guidetilldelning, utrustningsgränser och kassa online i ett enda flöde. Arrangörer använder dem för att sälja biljetter dygnet runt och undvika överbokning utan kalkylblad. Här går vi igenom vad bokningsprogram för turer gör och vad arrangörer ställer in inför högsäsong.
Vad är bokningsprogram för turer?
Bokningsprogram för turer är ett bokningssystem för guidade upplevelser och aktiviteter. Det säljer biljetter till bestämda avgångstider, håller koll på gruppstorleken och samlar in gästuppgifter i kassan.
Varje tur har en starttid, en längd, ett platstak och en tilldelad guide eller utrustning. När den tolfte platsen är bokad ser den trettonde kunden att det är slutsålt eller ställer sig i kö.
Bokning av turer online sker på din webbplats, så att resenärer kan boka innan de kommer till orten. Försäljning via telefon och på plats räknas mot samma lager.
Så skiljer sig turbokning från vanlig bokning
Hotell hyr ut rum. Restauranger hyr ut bord. Turer säljer platser på en avgång med fast tid. Kapaciteten är knuten till klockan, inte till ett öppet besöksfönster.
Turarrangörer säljer ofta via flera kanaler. Direktförsäljning på webbplatsen, partners och kiosker på plats måste dela på samma lager. Bokningsprogram för turer samlar den räkningen på ett ställe.
Scheman ändras ofta med säsongen. Arrangörer lägger till sommaravgångar, pausar vinterrutter och kopplar på specialevent utan att bygga om hela systemet. Kapacitetslogiken bygger på vad ett bokningssystem är, med regler som är specifika för turer.
Funktioner som turarrangörer prioriterar
1. Lager per avgång
Varje tidpunkt har sin egen kapacitet. Förmiddags- och eftermiddagsavgångar på samma rutt är oberoende av varandra.
2. Tilldelning av guider och resurser
Koppla avgångar till guider, fordon eller utrustning. Undvik att dubbelboka en guide på två turer samtidigt.
3. Insamling av gästuppgifter
Samla in friskrivningar, kostbehov och nödkontakter vid bokningen. Korta kassaformulär ger fler slutförda bokningar. Läs hur du minskar krånglet i formulär för tips om formulärdesign.
4. Betalning och avbokningsvillkor
Ta full betalning eller handpenning vid bokningen. Lägg väder- och avbokningsvillkor i bekräftelsen så att gästerna känner till reglerna innan de betalar.
Arrangörer med många evenemang kan också sälja biljetter till publika tillställningar. Jämför med vad ett eventbokningssystem är när turer och fristående evenemang delar kalender.
Vanliga frågor
Kan bokningsprogram för turer förhindra överbokning mellan försäljningskanaler?
Ett gemensamt lager räknar varje försäljning oavsett kanal. När den sista platsen säljs online ser partnerlänkar och receptionen direkt att det är slutsålt. Den synkroniseringen förhindrar de dubbla räkningar som kalkylblad missar.
Bör turarrangörer samla in friskrivningar vid bokningen?
Digitala friskrivningar i kassan fångar underskrifter före ankomst och kortar incheckningskön. Håll friskrivningsformuläret kort och länka till de fullständiga villkoren separat. Boknings- och tidsbokningsformulär går igenom var friskrivningsfälten passar.
Hur säljer jag turer på min webbplats?
Publicera turtsidor med scheman, foton och en bokningskassa för varje avgång. Med WEMASY bygger du sidorna i webbplatsbyggaren och kopplar kassan till ditt turlager.
Vad är skillnaden mellan turbokning och direktbokning?
Turbokning hanterar tidsbundna gruppkapaciteter för upplevelser. Direktbokning betyder att kunder bokar på din webbplats i stället för på en marknadsplats hos en tredje part. Läs vad direktbokning är för kanalstrategin.
Hur hanterar turarrangörer avbokningar på grund av väder?
Lägg in regler för avbokning och återbetalning i din bokningspolicy och upprepa dem i bekräftelsemejlen. Det är lättare att boka om många gäster samtidigt när kontaktuppgifterna finns i bokningen. Se hur du skapar en mall för avbokningspolicy för formuleringar.
Kan bokningsprogram för turer hantera privata gruppbokningar?
Privata turer blockerar hela kapaciteten på en avgång för en enda grupp. Ställ in minsta och största gruppstorlek så att små grupper kan boka exklusiva avgångar till ett högre pris.