Du har annonserat en workshop för trettio personer. Anmälningarna droppar in via e-post, en betallänk och ett kalkylblad som någon startade i receptionen. På eventdagen har du fyrtioen namn, tolv obetalda kanske och inget tydligt svar på om du kan sälja tre platser till.
Ett eventbokningssystem ersätter det kaoset med ett enda kassaflöde. Det är ett boknings- och anmälningsverktyg som säljer biljetter till ett visst datum och en viss tid, håller antalet platser inom gränsen och sparar deltagaruppgifter inför incheckningen. Verktyg för eventbokning passar workshops, seminarier, konserter och biljettbelagda kurser där många deltar i samma tillfälle. Här går vi igenom vad ett eventbokningssystem gör och när det passar bättre än vanlig tidsbokning.
Vad är ett eventbokningssystem?
Ett eventbokningssystem är programvara som hanterar biljettförsäljning och deltagaranmälan till event med fast tid. Det håller koll på hur många platser som är sålda, tar emot betalning och skickar bekräftelser med eventinformation.
Varje event har ett datum, en starttid, en lokal, ett platstak och ett biljettpris. När taket är nått stängs anmälan eller går över till en kölista.
Deltagaruppgifterna samlas i en lista som ditt team använder vid incheckningen. Namn, e-postadresser, biljettyper och egna frågor förblir kopplade till varje anmälan.
Så skiljer sig eventbokning från tidsbokning
Tidsbokning kopplar en kund till en utförare för en tjänst. Eventbokning kopplar många deltagare till ett gemensamt tillfälle med fast starttid.
Kapacitetslogiken utgår från antal personer, inte från utförare. En yogaworkshop för fyrtio personer och ett affärsseminarium för två hundra använder samma anmälningsmodell, trots att eventen inte liknar varandra.
Skillnaden förklaras i bokningar jämfört med tidsbokningar. Eventbokning hör tydligt hemma på bokningssidan av gränsen.
Funktioner som eventarrangörer ställer in först
1. Biljettyper och prisnivåer
Sälj early bird-, standard- och VIP-biljetter med olika priser och förmåner. Varje nivå kan ha sin egen gräns inom eventets totala tak.
2. Anmälningsformulär med egna fält
Fråga om matpreferenser, företagsnamn eller val av sessioner i kassan. Håll antalet obligatoriska fält nere för att skydda andelen som slutför. Bygg formulären med hjälp av hur du skapar ett anmälningsformulär för event.
3. Betalning vid anmälan
Ta betalt i kassan så att närvaron är bindande. Även kostnadsfria event tjänar på anmälan, för att hålla koll på antal platser och skicka påminnelser.
4. Bekräftelsemejl och kalenderinbjudningar
Skicka en direkt bekräftelse med datum, tid, plats och vad deltagarna ska ta med. Lägg till en länk för att spara i kalendern så att ingen glömmer.
Turarrangörer som säljer tidsbundna gruppupplevelser använder liknande kapacitetslogik. Jämför med vad bokningsprogram för turer är när dina event är guidade upplevelser snarare än sittande sammankomster.
Vanliga frågor
Kan ett eventbokningssystem hantera kostnadsfria event?
Kostnadsfria event behöver ändå anmälan för att begränsa antalet deltagare och samla in kontaktuppgifter till påminnelser. En kassa med pris noll bekräftar en plats utan betalning och håller samtidigt antalet platser korrekt.
Vad är skillnaden mellan eventbokning och eventanmälan?
Begreppen överlappar. Eventbokning betonar biljettförsäljning och antal platser. Eventanmälan betonar insamling av deltagaruppgifter. De flesta verktyg hanterar båda i samma kassaflöde.
Hur säljer jag eventbiljetter på min webbplats?
Skapa en eventsida med beskrivning, program och en anmälningskassa. Med WEMASY publicerar du sidan via webbplatsbyggaren och kopplar biljettförsäljningen till din deltagarlista.
Bör anmälningsformulär för event ha ett steg eller flera?
Korta event med få frågor fungerar som formulär i ett steg. Längre anmälningar med många egna fält konverterar bättre i flera steg. Läs formulär i ett steg jämfört med flera steg för när du bör dela upp fälten.
Hur fungerar kölistor för utsålda event?
Deltagare ställer sig i en kölista när alla platser är tagna. Om någon avbokar får nästa person ett automatiskt meddelande om att ta platsen. Kölistor räddar intäkter vid sena avbokningar.
Kan ett eventbokningssystem hantera återkommande event?
Återkommande workshops och veckokurser använder samma eventmall med nya datum. Varje tillfälle har sin egen platsräknare men delar inställningarna för anmälningsformuläret. Se vad en bokningskalender är för hur återkommande scheman visas publikt.