Ett evenemang har plats för 500. Arrangörerna vill sälja 400 biljetter och 600 personer är intresserade. Men bara 250 anmäler sig. Varför? Anmälningsformuläret frågar efter: namn, e-post, telefon, kostrestriktioner, t-shirtstorlek, företag, titel, profil på ett yrkesnätverk, kostpreferenser, särskilda behov och en enkät med 3 fält om evenemanget. Formuläret tar 10 minuter. Vid fält 5 har hälften hoppat av.
De evenemangsarrangörer som får över 70 % av dem som börjar anmäla sig att köpa biljett använder minimala formulär: namn, e-post, biljettyp. Två minuter. Allt annat, som kostinformation, särskilda behov och enkät efter evenemanget, samlas in efter anmälan via separata formulär eller mejl.
Den här artikeln går igenom hur du utformar anmälningsformulär för evenemang som minskar friktionen, maximerar biljettförsäljningen och förbereder gästerna för ett lyckat evenemang.
Vad är ett anmälningsformulär för evenemang?
Ett anmälningsformulär för evenemang är det sista steget mellan en persons intresse av att delta och en bekräftad biljett. Till skillnad från kommersiella formulär som maximerar insamlingen av information måste evenemangsformulär balansera biljettdata (namn, e-post, biljettyp) med gästernas logistik (kostrestriktioner, särskilda behov, ankomstinstruktioner).
Formuläret har två uppgifter: (1) sälja biljetten snabbt innan gästen tappar intresset, och (2) samla in tillräckligt med information för att förbereda gästerna (så att de kommer förberedda). Ett formulär som är för långt dödar biljettförsäljningen. Ett formulär som samlar in för lite data skapar logistikkaos (uteblivna gäster, missförstånd, oförberedda lokaler).
Lösningen är tvåstegs: ett minimalt formulär vid anmälan (namn, e-post, biljettyp, betalning) och sedan ett uppföljande välkomstmejl veckor före evenemanget som samlar in kostrestriktioner, särskilda behov, parkeringsönskemål och logistik före evenemanget. Skilj försäljningen från förberedelserna.
Därför gör anmälningsformulär att folk hoppar av före köp
En gäst är exalterad över ditt evenemang. Hen hittade det online, läste beskrivningen och bestämde sig för att anmäla sig. Men sedan möter hen ett formulär som känns som en läxa. Efter fält 5 tänker hen "Det här är för mycket jobb" och stänger fliken.
Problem 1: Formuläret frågar efter information som inte hör till biljettköpet. Namn, e-post och biljettyp är nödvändiga. Företag, titel, profil på ett yrkesnätverk och kostpreferenser är bra att ha men bör komma senare. Att fråga efter allt på en gång lägger till över 5 minuter i anmälan.
Problem 2: Priset är oklart tills kassan. En gäst börjar på formuläret i tron att biljetten kostar 50 dollar enligt webbplatsen. Vid steg 5 upptäcker hen en behandlingsavgift på 20 dollar, en serviceavgift på 10 dollar och skatt. Nu är det 80 dollar. Överraskningen får folk att hoppa av.
Problem 3: Ingen bekräftelse på vad de har köpt. De skickar betalningen och ser en bekräftelsesida som är otydlig. När är evenemanget? Vad är lokalens adress? Behöver de skriva ut något eller bara ta med legitimation? Otydlighet skapar oro.
Problem 4: Ingen uppföljning före evenemanget. De anmälde sig för två månader sedan. En vecka före evenemanget har de inte fått någon påminnelse, vägbeskrivning eller parkeringsinformation. De har glömt det eller vet inte hur de ska förbereda sig. Andelen uteblivna gäster är hög.
Så strukturerar arrangörer med hög konvertering sina anmälningsformulär
Designprincip 1: Visa biljettyper och priser i förväg, före något formulär.
Låt inte gäster fylla i ett formulär för att se priser. Visa på landningssidan:
"Early bird: 35 dollar/person (till 15 mars)
Allmän entré: 49 dollar/person
VIP: 99 dollar/person [Inkluderar middag + möte med talarna]"
Gästen klickar på sin biljettyp och ser sedan anmälningsformuläret. Hen känner till priset och vad hen köper.
Designprincip 2: Samla bara in namn och e-post vid anmälan.
Obligatoriska fält:
Fullständigt namn
E-postadress
Biljettyp (förvald utifrån vad hen klickade på)
Valfritt:
"Har du några kostrestriktioner eller särskilda behov?" (ett enda textfält, inte en enkät med 10 frågor)
Det är allt. Allt annat kommer efter anmälan.
Designprincip 3: Visa totalkostnaden före betalning, inklusive avgifter.
Efter namn och e-post visar du en sammanfattning:
"Biljett: allmän entré - 49 dollar
Behandlingsavgift: 2 dollar
Skatt: 4,08 dollar
TOTALT: 55,08 dollar
[Gå till betalning]"
Inga överraskningar i kassan. Gästen vet exakt vad hen betalar.
Designprincip 4: Skicka evenemangsinformation direkt efter anmälan.
Inom 2 minuter skickar du ett mejl med:
Bekräftelse och kvitto
Evenemangets datum, tid och lokalens adress
Information om parkering och transport
Vad man ska ta med (biljettbekräftelse, legitimation osv.)
Evenemangets program (agenda, talarnas namn osv.)
Kontaktuppgifter och länk till vanliga frågor
Det mejlet förebygger frågor som "Var är det nu igen?"
Designprincip 5: Skicka påminnelser 1 vecka och 1 dag före.
Dag -7: "Ditt evenemang är nästa vecka. Det här behöver du veta." (agenda, talare, påminnelser om parkering)
Dag -1: "Evenemanget är i morgon! Vi ses kl. [tid] på [adress]. Frågor? Ring [nummer]."
Påminnelser minskar andelen uteblivna gäster med 20 till 40 %.
Bygg ett anmälningsformulär för evenemang (steg för steg)
Steg 1: Visa biljettyper och priser på landningssidan (inget formulär än).
Visa biljettalternativen som klickbara kort med priser och beskrivningar. Ett klick på en biljettyp öppnar anmälningsformuläret med den biljetten förvald.
Steg 2: Skapa ett formulär på en sida med minimala fält.
Fullständigt namn (obligatoriskt)
E-post (obligatoriskt)
Kostrestriktioner eller särskilda behov (valfritt textfält)
Det är allt. En sida, under 2 minuter att fylla i.
Steg 3: Visa ordersammanfattning före betalning.
När gästen har angett namn och e-post visar du en sammanfattning med biljettyp, pris, avgifter och totalsumma. Det är hens sista chans att ändra biljettyp eller avbryta före betalning.
Steg 4: Hantera betalningen säkert.
Använd en välkänd betalleverantör. Visa logotyper så att gästen vet att det är säkert.
Steg 5: Skicka bekräftelsemejl inom 2 minuter med evenemangsinformation.
Det ska svara på: När? Var? Vad ska man ta med? Hur förbereder man sig?
Steg 6: Skicka två påminnelsemejl (1 vecka och 1 dag före).
De kan vara enkla: "Ditt evenemang närmar sig. Vi ses på [lokal] den [datum] kl. [tid]."
Avancerade knep: merförsäljning, färre uteblivna och engagemang efter evenemanget
Knep 1: Merförsäljning i bekräftelsemejlet. När gästen har anmält sig till allmän entré, erbjud: "Intresserad av VIP? Uppgradera för bara +50 dollar och få middag + möte med talarna. [Uppgradera nu]"
Knep 2: Early bird-pris för att få tidiga anmälningar. "Anmäl dig senast 15 mars för 35 dollar. Därefter 49 dollar." Det skapar angelägenhet och drar fram anmälningar i tiden.
Knep 3: Gruppdiskonter. "Anmäl 5 personer eller fler och få 10 % rabatt på varje biljett." Det uppmuntrar till spridning från mun till mun och större grupper.
Knep 4: Minska uteblivna gäster med påminnelser samma dag. Skicka ett sms eller mejl 2 timmar före: "Evenemanget börjar kl. 18 på [adress]. Vi ses snart!" Det får folk att komma iväg.
Knep 5: Enkät efter evenemanget. Efter evenemanget skickar du en enkät med 2 frågor: "Hur var det? (betyg med 5 stjärnor)" och "Vad vill du se nästa gång?" Det bygger goodwill och ger underlag för framtida evenemang.
Mät anmälningsformulärets resultat
Konverteringsgrad för anmälan (från påbörjat formulär till köpt biljett). Hur stor andel av dem som börjar på anmälningsformuläret slutför och betalar? (Mål: 70 till 85 %). Om den ligger under 60 % är formuläret för långt eller priset oklart. Testa att förenkla eller visa priset i förväg.
Andel uteblivna (anmälda gäster som inte kommer). Hur stor andel av de anmälda gästerna deltar faktiskt? (Mål: 85 till 95 %). Om den ligger under 80 %, skicka fler påminnelser eller kräv biljettbekräftelse (visa en streckkod vid ankomst).
Genomsnittlig intäkt per gäst (ARPA). Total biljettförsäljning ÷ antal gäster. (Mål: högre är bättre). Om ARPA är låg, testa merförsäljning av VIP-biljetter eller tillval (profilprodukter, foton osv.).
Andel tidiga anmälningar (anmälda före sista datum eller 1 månad före). Hur stor andel anmäler sig tidigt? (Mål: 60 % eller mer). Tidiga anmälningar underlättar planeringen. Om den är låg, skapa early bird-pris som lockar.
Sammanfattning av modulen: vad som gör anmälningsformulär för evenemang annorlunda
Anmälningsformulär för evenemang handlar om snabbhet och tydlighet. Gäster är exalterade men otåliga. De vill anmäla sig på 2 minuter, inte 10. Minimalt formulär, tydliga priser, omedelbar bekräftelse och hjälpsamma påminnelser. Det minskar friktionen, ökar biljettförsäljningen och höjer närvaron.