Ett ansökningsformulär är ett strukturerat sätt att samla in information från personer som söker något specifikt. Till skillnad från ett vanligt kontaktformulär ställer ett ansökningsformulär riktade frågor som hjälper dig bedöma om någon passar det du behöver.
Titta på vilken platsannons som helst och fundera på vad rekryterare faktiskt behöver veta innan de bokar en intervju. Ingen livshistoria. Inte varför kandidaten vill ha jobbet. Inte hela yrkeshistoriken. De behöver veta om personen har grundkompetensen för arbetet, om hen kan börja snart och om det finns något som visar att hen klarar uppgiften. Det är vad ett ansökningsformulär samlar in. Rätt frågor, i rätt format, så att det tar minuter i stället för timmar att jämföra sökande.
De flesta rekryteringsteam hoppar över ansökningsformuläret helt. De använder ett kontaktformulär eller låter folk mejla sina CV:n hur de vill. Resultatet blir kaos. Ett CV är en PDF. Ett annat är ett Google-dokument. Någon skickar en Word-fil. CV:n dyker upp i tre olika mejltrådar. Vissa kandidater lämnar referenser, andra inte. Vissa svarar på frågor om lön, andra vägrar. Du får 50 svar i 50 olika format. Att jämföra någon känns omöjligt.
Ett ansökningsformulär stoppar det. Alla fyller i samma formulär. Alla lämnar samma uppgifter i samma ordning. Du lägger mindre tid på att sortera och mer tid på att utvärdera vem som verkligen är kvalificerad. Ju bättre formulär, desto bättre rekryteringar, eftersom du får rätt information på en gång och kan fatta riktiga beslut.
Vilka fält som är viktiga i ett ansökningsformulär
De flesta ansökningsformulär har för många fält. Rekryterare tänker "det kan vara bra att veta..." och frågar sedan om allt. Resultatet blir formulär som tar 20 minuter att fylla i, och kandidater som ger upp halvvägs. Ett väldesignat ansökningsformulär frågar bara efter det du behöver för att fatta ett riktigt beslut.
Obligatoriska identifieringsfält
Namn och e-postadress. De visar vem personen är och hur du når hen. Gör båda obligatoriska. Fråga inte efter telefonnummer om du inte tänker ringa. Att skriva in ett telefonnummer känns påträngande när man väntar sig kontakt via e-post. Om telefon är viktigt, förklara varför bredvid fältet. "Vi ringer inom 24 timmar för att boka din intervju."
Nuvarande roll och antal år med relevant erfarenhet
Vad är personens titel just nu? Hur många år har hen arbetat med den här typen av uppgifter? De två frågorna visar om någon har en grundnivå av erfarenhet. Fråga inte efter en detaljerad yrkeshistorik. Du gallrar, du intervjuar inte. Om personen klarar den här frågan ringer du och frågar om tidigare roller.
Tillträdesdatum
En rullista med alternativ som "Direkt", "Två veckor", "En månad", "Två månader", "Flexibelt". Det visar om tidslinjen passar dina behov. Du kan filtrera ansökningar efter startdatum. Vissa roller behöver någon direkt. Andra kan vänta. Med det här fältet kan kandidaterna sålla sig själva utifrån dina behov.
CV eller länk till portfölj (valfritt eller villkorat)
Ett fält för filuppladdning eller ett textfält där de klistrar in en länk. Gör det valfritt i den första ansökan. Eller ställ först en kvalificerande fråga som "Har du en portfölj eller publicerat arbete inom det här området?" och visa uppladdningsfältet bara om svaret är ja. Om du kräver filuppladdning i det första formuläret ser du att avhoppen ökar med 20 till 30 procent.
En kvalificerande fråga
Ett enda öppet textfält där de svarar på en specifik sak som är viktig för rollen. För en designer: "Beskriv ett designprojekt du är stolt över." För en marknadsförare: "Vilken kampanj har du drivit som gav mätbara resultat?" För en utvecklare: "Vilket tekniskt problem har du löst?" En fråga. Inte en uppsats på 500 ord, men inte heller en enda mening. Två eller tre meningar visar hur personen tänker.
Godkännande av villkor
En kryssruta med texten "Jag intygar att uppgifterna jag lämnat är korrekta och godkänner integritetspolicyn." Mer än så behövs inte. Be inte kandidaterna att anmäla sig till ditt nyhetsbrev eller godkänna flera saker. En kryssruta. Ett godkännande.
Vad du aldrig ska fråga om i ett ansökningsformulär
De här fälten skapar friktion utan att ge något som hjälper dig bedöma kompetens. De ökar avhoppen och hjälper dig inte att utvärdera någon.
Telefonnummer som obligatoriskt fält
Kandidater räknar med kontakt via e-post. Om du kräver telefonnummer känns formuläret påträngande. De vet inte om du tänker sälja numret eller ringa klockan sex på morgonen. Gör det valfritt.
Referenser
Fråga efter referenser när någon har klarat din första gallring. Inte i ansökningsformuläret. Om du ber om tre referenser direkt tappar du kandidater som inte vill lämna dem förrän de vet att du menar allvar med att anställa dem.
Löneanspråk
Det hör hemma i en intervju, inte i ett ansökningsformulär. Lön är en förhandling. De flesta kandidater skriver inte ner en siffra förrän de vet mer om rollen. Om du behöver filtrera på lön gör du det med ett kort samtal efter att du gått igenom ansökan.
Detaljerad yrkeshistorik
Be inte om ett CV inbäddat i formuläret. Be dem inte lista varje jobb de någonsin haft. Du vill ha en länk till CV eller en fil. Det räcker. Om erfarenheten är relevant ringer du och pratar igenom bakgrunden.
Personlighetstester eller uppsatser om "varför vill du ha det här jobbet"
Det är intervjufrågor, inte ansökningsfrågor. Ett ansökningsformulär kvalificerar människor. En intervju undersöker om de passar in i kulturen. Blanda inte ihop de två. Håll formuläret fokuserat på om de klarar jobbet.
Personuppgifter som inte är relevanta
Fråga inte om etnicitet, ålder, nationalitet, religion, funktionsnedsättning eller civilstånd. En del av det är olagligt att fråga om. Allt är onödigt i ansökningsskedet. Du gallrar på kompetens och lämplighet. Personuppgifter har inget med någotdera att göra.
Så strukturerar du ansökningsformuläret så att det fylls i hela vägen
Ett ansökningsformulär som ser kort ut fylls i oftare än ett som ser långt ut. Ett som är rörigt överges. Strukturen spelar roll.
Enkla frågor först, svårare sedan
Börja med namn och e-post. Fråga sedan om nuvarande roll. Sedan om antal år med erfarenhet. Först när de har svarat på två enkla saker ställer du den svårare frågan, som "Beskriv ett projekt du genomfört." Den som redan fyllt i två fält är mer benägen att göra klart än den som möts av den svåra frågan först.
Använd en enda kolumn
Lägg inte namn och e-post bredvid varandra. Stapla allt lodrätt i en kolumn. Särskilt i mobilen får fält sida vid sida folk att scrolla i sidled och ge upp. En kolumn, uppifrån och ned.
Använd rullistor i stället för fri text när det går
Antal år med erfarenhet. Använd en rullista med "0-2 år", "3-5 år", "6-10 år", "10+ år". Be dem inte skriva en siffra. Tillträdesdatum. Använd en rullista med färdiga datum. Storlek på företagen de arbetat i. Använd en rullista. Rullistor går snabbare att fylla i och minskar stavfel och variation.
Använd villkorad logik för att dölja fält som inte behövs
Om rollen inte kräver en portfölj, fråga först "Har du en portfölj?" Om svaret är nej visar du inget uppladdningsfält för portfölj. Om svaret är ja visar du det. Samma formulär, olika upplevelse för olika personer. Den upplevda längden minskar med 30 procent eller mer.
Använd en förloppsindikator i längre ansökningar
Om ansökan har fler än sex fält, dela upp den på flera sidor. Första sidan: namn, e-post, nuvarande roll, antal år med erfarenhet. Visar "Steg 1 av 2". Andra sidan: tillträdesdatum, länk till CV, en kvalificerande fråga. Visar "Steg 2 av 2". Psykologiskt känns det som att man förbinder sig till "bara några frågor" och inte till ett långt formulär. Andelen som gör klart ökar.
Testa i mobilen först
Över hälften av jobbsökarna söker från telefonen, på lunchrasten eller hemma på kvällen. Om formuläret är svårt att använda i mobilen tappar du hälften av de sökande. Stora knappar. Stora textfält. Rullistor som fungerar i mobilen. Datumväljare som fungerar på telefoner. Testa formuläret i din egen telefon innan du lanserar det. Om du inte själv skulle fylla i det gör inte dina kandidater det heller.
Så minskar du avhoppen
Om fler än 40 procent av dem som börjar fylla i ansökan inte gör klart den är formuläret för långt eller för rörigt.
Minska antalet fält först
Om du har fler än åtta fält, skär ner till fem eller sex. Ta bort det minst viktiga fältet. Se om andelen som gör klart ökar. Gör den det har du hittat friktionen. Låt fältet vara borta. Testa att ta bort ett annat fält härnäst. Fortsätt skära tills det blir bättre. Antalet fält är nästan alltid problemet.
Använd värmekartor för att se var folk hoppar av
En värmekarta visar vilka fält folk hoppar över och var de lämnar formuläret. Om alla fyller i de fyra första fälten men ingen gör klart CV-uppladdningen har du hittat problemet. Flytta CV-fältet till en andra sida. Eller gör det villkorat. Eller ta bort det från den första ansökan. Värmekartor visar exakt var du kan förbättra.
Testa att ta bort eller byta ordning på fält
Ta bort fältet med lägst prioritet och se om fler gör klart. Byt ordning på fälten. Ibland ändrar det hela dynamiken att flytta en svårare fråga till slutet, efter att personen redan har bestämt sig för att fylla i formuläret. Små ändringar växer ihop.
Använd flerstegsformulär för att bryta upp längden
En ansökan med 12 fält på en sida känns avskräckande. Dela upp den på två sidor med 6 fält var, så kan andelen som gör klart öka med 15 till 20 procent. Formuläret har fortfarande 12 fält, men upplevelsen är "bara sex frågor" per sida. Den upplevda längden betyder mer än den verkliga.
Vad som händer när någon skickar in
Ansökan har kommit in. Vad händer nu? Sätt tydliga förväntningar.
Visa ett tackmeddelande direkt
Visa efter inskick ett meddelande som "Tack för din ansökan. Vi går igenom den och återkommer inom 3 arbetsdagar." Låt dem inte undra. Ange en tydlig förväntan. Håll den sedan på riktigt. Om du säger 3 arbetsdagar, svara inom 3 arbetsdagar.
Skicka en bekräftelse automatiskt
Skicka ett bekräftelsemejl direkt när de skickat in. Ta med vad de skickade in. Ta med vad som händer härnäst. Ta med en tydlig tidslinje. Det visar att formuläret fungerade. Det ger dem ett kvitto. Det bygger förtroende för att de blev hörda. Hoppa inte över det.
Dirigera ansökningar till rätt person
Om du har flera lediga roller kan du använda villkorad logik för att skicka ansökningar till rätt rekryterare. Den som söker en säljroll går till din säljchef. Den som söker en ingenjörsroll går till din teknikchef. Automatisk dirigering. Inga ansökningar försvinner. Ingen hamnar hos fel rekryterare.
Funktioner för ansökningsformulär i WEMASY
Formulärbyggaren i WEMASY gör det enkelt att skapa ansökningsformulär som blir ifyllda. Använd villkorad logik för att visa olika fält beroende på svaren. Använd flerstegsformulär med förloppsindikator för längre ansökningar. Mobildesignen sker automatiskt. Bekräftelsemejl skickas automatiskt. Inskick visas i din instrumentpanel, ordnade och sökbara. Integrationer skickar ansökningar direkt till ditt CRM eller din e-post så att du kan hantera kandidater på ett ställe. Ingen kodning krävs.
Se vad som ingår i varje plan på /pricing.