Du fyller i ett formulär och hör ingenting. Ingen bekräftelse. Inget e-postmeddelande. Inget "vi har tagit emot ditt svar". Du har ingen aning om det fungerade. Du skickade in i tomma intet. Skicka nu ett annat formulär och få direkt ett mejl: "Tack. Vi har fått ditt meddelande." Plötsligt känner du dig trygg. Du vet att det nådde fram till någon.
Skillnaden mellan osäkerhet och trygghet är precis vad e-postautomation ger. Den här artikeln visar hur du skickar automatiska bekräftelser till besökare efter inskick, hur du meddelar ditt team om nya formulärsvar och hur du använder e-post för att få fler att slutföra formuläret och lita på dig.
Vad e-postautomation för formulär gör
E-postautomation för formulär betyder att du ställer in e-postmeddelanden som skickas automatiskt efter ett inskick. Två typer är vanliga:
Bekräftelsemejl till besökaren: "Tack för att du skickade in. Vi har fått ditt meddelande och svarar inom 24 timmar."
Aviseringsmejl till ditt team: "Nytt svar från kontaktformuläret från Jane Smith: jane@example.com. Meddelande: [uppgifter från formulärsvaret]."
Båda fyller en funktion. Bekräftelsemejl lugnar besökaren och visar att något har hänt. Aviseringsmejl varnar ditt team så att de kan svara.
Därför spelar bekräftelsemejl större roll än du tror
Ett bekräftelsemejl gör två saker:
Det visar besökaren att inskicket fungerade. Utan det vet hen inte. Det leder till dubbla inskick, supportmejl med frågan "fick ni mitt formulär?" och förlorat förtroende.
Det skapar förväntningar. Ett bekräftelsemejl är ditt tillfälle att säga hur lång tid det tar innan besökaren hör av dig. "Vi svarar inom 24 timmar" är ett löfte. Håll det. Om du säger 24 timmar och svarar efter 2 blir besökaren glad. Om du säger 24 timmar och det tar en vecka blir hen frustrerad.
Typer av formulärmejl
Bekräftelsemejl
Skickas direkt efter formulärsvaret. Ska vara korta och lugnande. Ta med:
Ett tackmeddelande. Bekräftelse på att svaret har kommit fram. När besökaren kan vänta sig svar. (Valfritt) En sammanfattning av vad hen skickade in. (Valfritt) Nästa steg eller användbar information.
Håll mejlet kort. Ett eller två stycken. De flesta skummar mejl. Långa bekräftelsemejl blir olästa.
Aviseringsmejl till ditt team
Skickas till ditt team eller till dig själv när ett formulärsvar kommer in. Ska innehålla all relevant information så att teamet vet vad det ska göra:
Besökarens namn, e-post och telefon (om du samlar in det). Vad besökaren skickade in (om det finns ett meddelandefält). Vilket formulär som användes (om du har flera). En direkt länk för att se hela svaret i ditt formulärverktyg.
De här mejlen är för internt bruk. Gör dem detaljerade. Ditt team behöver all information för att svara snabbt.
Villkorsstyrda mejl
Vissa formulärverktyg låter dig skicka olika mejl beroende på svaret. Till exempel: Om besökaren väljer "Försäljningsfråga" skickar du ett bekräftelsemejl för försäljning. Om besökaren väljer "Teknisk support" skickar du ett bekräftelsemejl för teknisk support.
Den anpassningen gör upplevelsen mer relevant. Besökare känner att just deras ärende hanteras och att de inte fått ett allmänt autosvar.
Så ställer du in e-postautomation för formulär
I ditt formulärverktyg
De flesta formulärverktyg har e-postautomation inbyggd. Logga in i ditt formulärverktyg. Hitta formuläret. Leta efter inställningar för "E-post" eller "Automationer". Du bör se alternativ för att:
Skicka bekräftelsemejl till den som skickar in. Skicka aviseringsmejl till [din e-postadress]. Anpassa ämnesrad och meddelande.
Många formulärverktyg har mallar så att du slipper skriva från början. Välj en mall, redigera den så att den passar ditt varumärke och spara.
Testa automationen
Testa innan du aktiverar e-postautomationen. Skicka in ett testformulär och kontrollera om du får både bekräftelsen och aviseringen. Om något av dem inte kommer fram:
Kontrollera att e-postadressen är rätt. Titta i skräpposten (automatiska mejl hamnar ibland där). Kontrollera formulärverktygets e-postinställningar så att automationen är påslagen.
Vanliga problem med e-postautomation
Mejlen skickas inte
Den vanligaste orsaken är att formulärverktygets e-postinställningar är avstängda eller felaktigt inställda. Logga in i formuläret igen och kontrollera inställningarna för e-postautomation. Är reglaget påslaget? Är mottagarens e-postadress rätt? Finns det en testknapp du kan använda för att skicka ett testmejl?
Mejlen hamnar i skräpposten
Om dina bekräftelsemejl hamnar i besökarnas skräppost är det ett problem med leveransbarhet. Formulärverktyget skickar mejlen, men mottagarens e-postleverantör tror att de kan vara skräp.
För att förbättra leveransbarheten använder du en "från"-adress som matchar din domän. Om din webbplats till exempel är example.com skickar du bekräftelsemejl från noreply@example.com och inte från en allmän no-reply-adress. En matchande domän visar att avsändaren är seriös.
Mejlen innehåller känslig information
Om ditt formulär samlar in lösenord, betalningsuppgifter eller andra känsliga data ska du inte ta med dem i aviseringsmejl. Ditt team behöver inte se lösenord i klartext. Formulärverktyget bör antingen utelämna känsliga data i mejlet eller maskera dem automatiskt (visa till exempel bara de fyra sista siffrorna i ett kortnummer).
Bästa praxis för bekräftelsemejl
Ange en tydlig svarstid: Berätta när besökaren kan vänta sig svar. "Vi svarar inom 24 timmar" är bättre än ingen tidsangivelse alls.
Gör det personligt: Om du har namnet, använd det. "Hej Jane" känns bättre än "Hej där".
Håll det kort: Tre eller fyra meningar. Bekräftelsemejl är inte stället för säljpitch eller reklam.
Ta med en uppmaning om det behövs: Om besökaren ska göra något härnäst, säg det. "Har du frågor kan du svara på det här mejlet."
Använd ditt varumärke: Använd din logotyp, dina färger och din tonalitet så att mejlet känns som att det kommer från dig och inte från ett allmänt formulärverktyg.
Bästa praxis för aviseringsmejl till teamet
Ta med allt relevant sammanhang: Ditt team ska inte behöva logga in i formulärverktyget för att se detaljerna. Lägg uppgifterna från formulärsvaret i mejlet.
Gör det lätt att skumma: Använd radbrytningar och formatering så att mejlet går att läsa i en blick.
Ta med en direkt länk: Lägg till en länk för att se hela svaret i ditt formulärverktyg. Ditt team ska kunna klicka på en länk och hamna på rätt ställe.
Skicka inte för ofta: Om du har många formulärsvar och skickar ett aviseringsmejl för varje fyller du din inkorg. Överväg dagliga sammanställningar ("här är alla svar från i dag") i stället för enskilda mejl för formulär med stora volymer.
Avancerad automation: villkorsstyrda mejl baserade på svar
Vissa formulärverktyg låter dig skicka olika mejl beroende på vad besökaren skickade in. Om ditt formulär har villkorsstyrda fält kan du skicka villkorsstyrda mejl.
Exempel: Ditt formulär frågar "Vilken produkt är du intresserad av?" Om besökaren väljer "Produkt A" skickar du ett bekräftelsemejl om produkt A. Om besökaren väljer "Produkt B" skickar du ett annat bekräftelsemejl om produkt B.
Det kräver lite mer arbete att ställa in, men gör upplevelsen mycket mer relevant för varje besökare.
Så hanterar WEMASY formulärmejl
WEMASY skickar automatiskt bekräftelsemejl till besökare efter att de har skickat in ditt formulär. Du kan anpassa ämne, meddelande och "från"-adress. Du kan också ställa in aviseringsmejl till ditt team så att din inkorg får en avisering när nya formulärsvar kommer in. Både bekräftelsemejl och aviseringsmejl kan anpassas eller stängas av om du inte vill ha dem. WEMASY stöder också villkorsstyrda mejl så att olika besökare får olika bekräftelser beroende på sitt svar.
Ställ in e-postautomation i dina WEMASY-formulärinställningar eller titta på prissidan för att se vilka e-postfunktioner som ingår i din plan.