Din tid för samtal med potentiella kunder är begränsad. De som är värda att träffa har ett verkligt behov, har råd med din lösning och har beslutsmandat. Problemet är att du inte vet vilka som uppfyller alla tre kraven förrän du har pratat med dem. Ett konsultationsformulär eller ett formulär för upptäcktssamtal löser det genom att förkvalificera leads innan du lägger en timme på ett samtal som inte leder någonstans.
Konsultationsformulär och formulär för upptäcktssamtal gör liknande jobb men i olika skeden. Ett konsultationsformulär fyller någon i innan hen bokar tid hos dig. Ett formulär för upptäcktssamtal använder du under eller före ett samtal för att kvalificera affärsmöjligheten. Båda typerna använder strategiska frågor för att förstå om någon passar innan din tid är investerad. Utan dessa formulär tackar du ja till möten med vem som helst, vilket gör att ditt säljteam lägger tid på leads som passar dåligt i stället för de med störst potential.
Vad är ett konsultationsformulär?
Ett konsultationsformulär är det en blivande kund fyller i innan hen bokar ett konsultationssamtal eller möte med dig. Det finns på din webbplats, oftast kopplat till ett bokningssystem med kalender eller på en landningssida med en bokningsknapp. En besökare klickar på "Boka en konsultation", fyller i sina uppgifter och information om sin situation och ser sedan lediga tider att boka.
Formuläret har ett jobb. Samla in tillräckligt med information för att veta om personen är värd att träffa och för att förbereda samtalet. Det innehåller vanligtvis namn och kontaktuppgifter, problemet som personen vill lösa, tidplan, budgetspann och vem som rekommenderade dig. Det är inga generiska frågor. Varje fält ska finnas där för att svaret avgör om du tackar ja till mötet.
Ett konsultationsformulär fungerar eftersom det filtrerar innan bokningen sker. Besökaren fyller i formuläret och tänker "Den här personen vill förstå min situation innan vi ses", inte "Den här personen kollar om jag är värd deras tid". Formuläret känns som ett samarbete, inte som ett förhör.
Vad är ett formulär för upptäcktssamtal?
Ett formulär för upptäcktssamtal är något annat. Det använder du under eller strax före ett samtal för att kvalificera affärsmöjligheten. Vissa team skickar ett formulär 24 timmar före ett inbokat samtal med frågan "Berätta mer om din situation." Andra låter blivande kunden fylla i det i väntrummet innan samtalet börjar. Några använder det som manus under samtalet och fyller i det medan de ställer frågorna.
Formulär för upptäcktssamtal är mer detaljerade än konsultationsformulär. De går igenom personens exakta situation, nuvarande lösning, vad som inte fungerar, hur framgång ser ut för personen, budgetramar, tidplan och vem mer som måste godkänna. Det är den information ditt säljteam använder för att avgöra om de ska gå vidare och hur de ska positionera din lösning.
Formulär för upptäcktssamtal fungerar när de känns som ett samtal, inte som ett förhör. De bästa använder formuläret som ett verktyg under samtalet för att fånga anteckningar medan du pratar, inte som ett hinder innan samtalet kan börja.
Viktiga skillnader mellan konsultationsformulär och formulär för upptäcktssamtal
Konsultationsformulär är grindvakten. De svarar på "Är den här personen värd att träffa?" Formulär för upptäcktssamtal är kvalificeraren. De svarar på "Är den här affären värd att jaga?"
Ett konsultationsformulär finns på din webbplats innan ett möte bokas. Någon fyller i det och ser sedan din kalender. Ett formulär för upptäcktssamtal används efter att mötet är bokat men före eller under samtalet. En blivande kund kan hoppa över ett konsultationsformulär och boka direkt (vissa team använder dem inte), men ett formulär för upptäcktssamtal är en del av din säljprocess.
Konsultationsformulär är oftast korta. Fem till åtta frågor som mest. Den blivande kunden är på väg in i din kalender och vill gå vidare. För många frågor före bokningen dödar andelen som fyller i hela formuläret. Formulär för upptäcktssamtal kan vara längre eftersom personen redan har bundit sig till ett samtal. Hen svarar på 15 eller 20 frågor om det hjälper hen att förbereda sig.
Konsultationsformulär handlar om personen. Formulär för upptäcktssamtal handlar om affärsmöjligheten. Ett konsultationsformulär frågar "Vem är du och hur ser din situation ut i stora drag?" Ett formulär för upptäcktssamtal frågar "Berätta allt om just det här projektet så att vi vet hur vi kan hjälpa till."
När du ska använda ett konsultationsformulär
Använd ett konsultationsformulär om du vill styra din kalender. Om vem som helst kan boka din tid får du samtal efter samtal med personer som inte passar. Ett konsultationsformulär framför din bokningskalender förhindrar det.
Använd ett konsultationsformulär om dina tjänster är dyra. Om du tar 10 000 dollar eller mer för ett projekt eller om din löpande avgift är betydande bör en blivande kund svara på kvalificerande frågor innan hen låser din tid. Hen bör räkna med att lämna information före bokningen, och du bör räkna med att bedöma om hen passar innan du tackar ja till mötet.
Använd ett konsultationsformulär om du har flera tjänster och behöver skicka folk till rätt person. Ett konsultationsformulär kan fråga "Vad vill du lösa?" och utifrån svaret skicka personen till din webbdesigner, din marknadsstrateg eller din utvecklare. Dirigering via kalendern sparar administrativ tid.
Använd ett konsultationsformulär om du vill minska uteblivna besök. När någon fyller i ett konsultationsformulär med detaljer har hen investerat i processen. Andelen uteblivna besök sjunker när folk måste lämna information före bokningen.
När du ska använda ett formulär för upptäcktssamtal
Använd ett formulär för upptäcktssamtal om ditt säljteam behöver enhetlig information för att bedöma affärsmöjligheter. Ett formulär samlar in samma data från varje blivande kund, så att du kan jämföra lika med lika i hela din säljpipeline.
Använd ett formulär för upptäcktssamtal om du har en komplex lösning med många möjliga konfigurationer. Ditt säljteam behöver förstå personens specifika situation för att veta vad de ska föreslå. Ett formulär för upptäcktssamtal ger den information de behöver för att positionera rätt.
Använd ett formulär för upptäcktssamtal om din säljcykel är lång och besluten är komplexa. B2B-försäljning med flera intressenter, stora budgetar och långa införandetider behöver formulär för upptäcktssamtal för att fånga budgetgodkännande, tidsbegränsningar och information om beslutsfattare direkt.
Använd ett formulär för upptäcktssamtal om du vill följa din säljprocess systematiskt. Ett formulär för upptäcktssamtal blir en del av ditt CRM-flöde. Varje affärsmöjlighet har samma fält ifyllda, så att du kan rapportera om affärsflöde, kvalificeringsgrad och säljhastighet.
Struktur och fältstrategi för konsultationsformulär
Ett konsultationsformulär bör aldrig ha fler än 8 frågor. Besökaren är ett klick från att boka din kalender. Varje extra fält kostar dig inskick. En besökare överger ett formulär med 15 fält och hittar en konkurrent som är lättare att nå.
Målet är att samla in bara den information du behöver för att avgöra om du tackar ja till mötet. Om du inte behöver svaret för att fatta det beslutet, ta bort fältet.
Viktiga fält i ett konsultationsformulär
1. Namn och kontaktuppgifter. Börja alltid med namn, e-post och telefon. Det är icke förhandlingsbart.
2. Vad för dig hit? Använd en kort öppen fråga som "Vilket problem vill du lösa?" eller "Vad vill du uppnå?" Det visar om personen passar. Om svaret inte stämmer med det du gör kan du tacka nej till mötet i ditt mejlsvar.
3. Tidplan. Fråga "När vill du komma igång?" eller "Hur brådskande är det för dig?" Använd en rullgardinslista med alternativ som "Så snart som möjligt", "Inom 30 dagar", "3 till 6 månader", "Tittar bara runt". Det sorterar bort personer som är i researchfasen om du bara vill träffa dem som är redo att gå vidare snart.
4. Budget eller investeringsspann. Fråga "Vilket budgetspann arbetar du med?" Det är obekvämt att fråga men nödvändigt. Använd spann, inte öppna fält (5 till 10 tusen dollar, 10 till 25 tusen, 25 till 50 tusen, över 50 tusen). Folk fyller i det mer ärligt än i ett öppet textfält, och du får jämförbara data. Om någon letar efter en lösning för 500 dollar och ditt minimum är 5 000 dollar sparar ni båda tid på att veta det direkt.
5. Fråga om mandat och beslutsfattare. Fråga "Är du den som främst fattar beslut om projektet?" eller "Vem mer är med i beslutet?" Om svaret är "Jag måste få godkännande av min chef" vet du att säljcykeln blir längre. Om flera personer måste godkänna kan din konsultation bli ett gruppsamtal eller kräva stöd från personer som inte var med i det första samtalet.
6. Källa. Fråga "Hur hörde du talas om oss?" Det är marknadsföringsdata. Du lär dig vilka kanaler som ger kvalificerade leads. Om Google ger leads med seriösa budgetar och rekommendationer ger researchers optimerar du din marknadsföringsbudget annorlunda.
7. Bransch eller typ av företag. Fråga "Vilken bransch arbetar du i?" eller "Vilken typ av verksamhet har du?" Om du är specialiserad på vissa branscher hjälper det dig att skicka personen till rätt kollega eller anpassa ditt upplägg under samtalet.
8. Ytterligare sammanhang (valfritt). Fråga "Är det något mer du vill att vi ska veta före samtalet?" Fältet är valfritt. Det fångar sådant som inte passar i de strukturerade fälten men som kan vara viktigt för ditt team att veta.
Vad du INTE ska fråga i ett konsultationsformulär
Ställ inte frågor om din lösning. "Hur många teammedlemmar har ni?" eller "Vilken plattform använder ni i dag?" kan vara relevant för din pitch, men inte för beslutet om du ska tacka ja till mötet. Fråga det under samtalet, inte i formuläret.
Ställ inte flera varianter av samma fråga. "Vad är den största utmaningen ni står inför?" och sedan "Berätta om andra utmaningar" är två öppna fält som frågar samma sak. Välj ett.
Fråga inte efter detaljerad information som bara ditt säljteam bryr sig om. "Beskriv er tekniska uppsättning" eller "Berätta om ert nuvarande arbetsflöde" hör hemma i ett formulär för upptäcktssamtal som används under eller före ett samtal, inte i bokningsformuläret. Du vill få dem att boka, inte att göra en teknisk granskning innan de träffar dig.
Struktur och strategiska fält i formulär för upptäcktssamtal
Ett formulär för upptäcktssamtal tål fler fält eftersom den blivande kunden redan har bundit sig till samtalet. Du kan ställa 15 till 20 frågor om de är väl organiserade och lätta att svara på. Men fler frågor betyder fortfarande färre som blir klara. Håll dig till de fält som spelar roll för din säljprocess.
Centrala avsnitt i formuläret för upptäcktssamtal
Avsnitt 1: Situationen. Börja med att förstå personens nuläge. Använd frågor som "Beskriv din nuvarande situation", "Vad fungerar inte med det du har i dag?" eller "Gå igenom din process som den ser ut i dag." Frågorna hjälper ditt team att förstå vad personen brottas med. De tar tid att svara på men ligger i början av formuläret, innan tröttheten slår till.
Avsnitt 2: Målet. Fråga "Hur ser framgång ut?" eller "Vad skulle behöva förändras för att du ska anse att det är löst?" Det är avgörande. En blivande kund kan vilja öka intäkterna, minska kostnaderna, spara tid eller förbättra kvaliteten. Din lösning passar olika mål på olika sätt. Att förstå målet formar din rekommendation.
Avsnitt 3: Begränsningarna. Utforska budget, tidplan och tekniska begränsningar. Fråga "Vilket budgetspann arbetar du med?" "När behöver du ha det på plats?" "Finns det tekniska begränsningar som vi bör känna till?" Det är de hårda gränser som avgör om din lösning är möjlig.
Avsnitt 4: Beslutsprocessen. Fråga "Vem mer måste godkänna det här?" "Hur ser din tidplan för beslutet ut?" "Vad behöver du se för att gå vidare?" Frågorna visar om du pratar med en beslutsfattare eller en påverkare, hur lång säljcykeln blir och vilket skede affären ska ligga i.
Avsnitt 5: Nuläget. Fråga "Vilka verktyg eller leverantörer använder du i dag?" "Hur mycket lägger du på det här i dag?" Frågorna hjälper dig att förstå din konkurrensposition och bytekostnaden som din blivande kund står inför.
Mobilen och tiden före samtalet
Vissa blivande kunder fyller i formulär för upptäcktssamtal på mobilen under de fem minuterna innan ett samtal börjar. Andra gör det på dator dagen före. Ditt formulär måste fungera på båda. Håll textfälten korta. Be inte om svar i uppsatslängd om det går att undvika. Använd betyg, rullgardinslistor eller flervalsfrågor när du kan. Den som fyller i på mobilen ska inte behöva skriva tre stycken på en liten skärm.
För formulär som skickas före samtalet kan du lägga till en rad: "Vi hänvisar till det här under vårt samtal. Det hjälper oss att förbereda oss för att prata om det som är viktigast för dig." Det visar formuläret som ett samarbete, inte som ett intrång.
Placering av konsultationsformulär och koppling till bokning
Ett konsultationsformulär ligger mellan din landningssida och din bokningskalender. Någon klickar på "Boka en konsultation" eller "Boka ett möte", fyller i ditt formulär och ser sedan din kalender med lediga tider.
De flesta team använder kalenderverktyg som tillåter förhandsgranskning via formulär. Du kan ställa in regler som "Visa lediga tider bara om budgeten är över 10 000 dollar" eller "Skicka personen till kollega A om tjänst X valdes." Den automatiseringen sparar ditt team från att granska formulär och blockera kalendrar manuellt.
Om ditt kalenderverktyg inte stöder förhandsgranskning via formulär har du två alternativ. Antingen granskar du formulär och godkänner eller nekar bokning manuellt, eller så skapar du ett smart formulär som skickar olika bokningslänkar utifrån svaren. Om personen svarar "Jag behöver hjälp med X" skickar du hen till din X-specialists kalender. Om personen svarar "Jag behöver hjälp med Y" skickar du hen till din Y-specialists kalender.
Formuläret ska visas på samma sida eller direkt efter klicket på knappen, inte gömmas på en separat sida. Ju färre steg mellan "Jag vill boka" och "Jag kan boka", desto högre konvertering. Ett flöde på tre sidor (klick på knappen, formulär, kalender) är acceptabelt. Ett flöde på fem sidor (klick, formulär, granskning, bekräftelse, kalender) dödar inskicken.
Tidpunkt för formulär för upptäcktssamtal och koppling till säljprocessen
Vissa team skickar formuläret 24 timmar före det inbokade samtalet med ett meddelande som "För att hjälpa oss förbereda oss, kan du fylla i det här innan vi ses?" Det ger ditt team tid att granska och komma förberedda.
Andra team låter den blivande kunden fylla i det under samtalet. Din säljare är med på samtalet och antecknar, och formuläret är bara ett strukturerat anteckningssystem. Formuläret blir samtalsanteckningarna. Det fungerar när formuläret är utformat för att fyllas i under ett samtal, inte besvaras som en läxa.
Några team använder formulär för upptäcktssamtal som asynkront underlag före samtalet. Blivande kunder fyller i det medan de står på en väntelista, och ditt team granskar det innan samtalet får börja. Då pratar din säljare aldrig med en oförberedd kund.
Oavsett vilken tidpunkt du väljer, sätt förväntningarna direkt. Om du skickar ett formulär före samtalet, berätta det när du skickar kalenderinbjudan. "Vi skickar ett kort formulär före samtalet för att förbereda oss. Det tar ungefär 10 minuter." Överraska inte med ett långt formulär kvällen före samtalet.
Kvalificera leads utan att vara för stränga grindvakter
Ett konsultationsformulär filtrerar leads, men det kan också skrämma bort bra kunder. Om ditt formulär känns som att du avgör om de är värda att träffa innan de fått chansen att förklara sig hittar de en konkurrent som är lättare att nå.
Balansen är att fråga efter tillräckligt med information för att kvalificera utan att be om så mycket att det känns påträngande. Frågor om budget och tidplan är rimliga. De hjälper både dig och den blivande kunden att se om det här är vettigt. Men att be om en detaljerad teknisk granskning eller en fullständig affärsanalys innan de träffar dig känns som arbete, inte som ett samtal.
De bästa konsultationsformulären har en rad som "Vi ställer de här frågorna för att kunna förbereda oss för vårt samtal och se till att det passar oss båda." Det visar formuläret som ömsesidig kvalificering, inte envägs grindvaktande.
För formulär för upptäcktssamtal gäller samma sak. "De här frågorna hjälper oss att förstå din specifika situation så att vi kan utforska hur vi bäst kan hjälpa till." Det är sant och känns som ett samarbete i stället för ett intrång.
Så ökar du andelen som fyller i konsultationsformuläret
Ett konsultationsformulär med 8 frågor bör ha en ifyllnadsgrad på 70 till 80 procent om det är rätt placerat och känns nödvändigt. Om din ifyllnadsgrad ligger under 60 procent orsakar något i formuläret friktion.
De vanligaste friktionspunkterna är för många fält, oklara frågor eller budget- och mandatfrågor som känns påträngande. Om besökarna hoppar av vid budgetfrågan, ta bort den eller formulera om den. "Vilket budgetspann arbetar du med?" känns mindre påträngande än "Hur mycket är du beredd att betala?" Den första är samarbetande. Den andra känns som att du testar personen.
Gör framsteg synliga. Om ditt formulär har flera steg eller avsnitt, visa "Steg 1 av 3" så att besökaren vet att det inte är ett oändligt formulär. En besökare kan fylla i ett formulär i tre steg men överge ett formulär på en sida med 15 fält, eftersom den enda sidan känns överväldigande.
Håll kraven på fälten låga. Markera bara de verkligt nödvändiga fälten som obligatoriska. Om någon hoppar över fältet "bransch" kan du ändå få ett bra samtal. Om någon hoppar över telefonnumret kan du inte nå hen. Obligatoriska fält bör vara namn, e-post, problembeskrivning och tidplan. Allt annat kan vara valfritt.
Testa formuläret på mobilen innan du lanserar. Om fälten är trånga eller svåra att trycka på sjunker ifyllnadsgraden. Fälten bör vara minst 44 pixlar höga så att en tumme kan trycka exakt. Etiketterna bör ligga ovanför fälten, inte vid sidan.
Så ökar du andelen som fyller i formuläret för upptäcktssamtal
Formulär för upptäcktssamtal fylls i mer sällan än konsultationsformulär eftersom de ber om mer djup. Ett formulär för upptäcktssamtal med 15 frågor kan få 50 till 70 procent ifyllda. Om ditt ligger under 50 procent avbryter folk innan de är klara.
Det som mest förstör ifyllnadsgraden är öppna textfält. Varje fråga som kräver ett stycke text sänker ifyllnadsgraden. Begränsa de öppna frågorna till högst tre. Använd betyg, rullgardinslistor, flerval och rangordning för allt annat. En blivande kund svarar snabbare på "Betygsätt din nuvarande situation från 1 till 5" än hen skriver ett stycke som beskriver den.
Gruppera relaterade frågor med tydliga avsnittsrubriker. Den blivande kunden ser "Avsnitt 1: Situationen" och vet vilken typ av frågor som kommer. Utan rubriker känns det rörigt att hoppa mellan ämnen och folk avbryter.
Ställ frågorna i ordning efter vikt. Om dina tre viktigaste frågor ligger sist och en blivande kund avbryter efter de fem första förlorar du de data du bryr dig mest om. Börja med de viktigaste frågorna.
För formulär som skickas före ett samtal kan du följa upp med ett telefonsamtal eller ett meddelande om någon inte har fyllt i det. "Vi skickade ett formulär som hjälper oss att förbereda oss. Kan vi hjälpa till med några frågor om det?" En vänlig påminnelse får tillbaka 20 till 30 procent av dem som började men inte blev klara.
Så hjälper WEMASY dig med formulär för konsultation och upptäcktssamtal
WEMASY:s formulärbyggare låter dig skapa både konsultationsformulär och formulär för upptäcktssamtal med villkorslogik. Bygg ett kort konsultationsformulär med dirigering utifrån vilken typ av tjänst en blivande kund väljer, eller designa ett formulär för upptäcktssamtal i flera steg som ställer olika frågor beroende på situationen. Alla inskick hamnar i din webbplatsbyggare-översikt där du kan följa ifyllnadsgrad, se vilka fält som har högst avhopp och koppla formulärsvar till ditt CRM. Mer om hur formulär ger affärsresultat finns i vår guide om webbplatsformulär och deras betydelse.