Titta på vilken integritetspolicy som helst på nätet så hittar du täta väggar av juridisk jargong, omöjliga meningsbyggnader och ord som ingen vanlig person använder i samtal. Du scrollar och scrollar och väntar på något på vanlig svenska. De flesta besökare ger upp och godkänner villkoren utan att läsa ett ord eftersom de inte förstår vad de läser.
Men det här är det som faktiskt spelar roll. Dina besökare behöver förstå vad du gör med deras data. Lagen kräver att du berättar det. Bra skrivande (tydligt, rakt skrivande) är det som får folk att faktiskt läsa och förstå i stället för att bara klicka på "Jag godkänner" utan att veta vad de just godkände.
Att skriva integritetspolicyer och samtyckesformuleringar är en balans mellan juridisk korrekthet och verklig tydlighet. Den här artikeln går igenom hur du bygger upp integritetsinformation som uppfyller de juridiska kraven men ändå är begriplig för vanliga människor.
Det här lär du dig: Hur du organiserar en integritetspolicy, hur du skriver kryssrutor för samtycke som uppfyller de juridiska kraven, hur du gör juridiskt språk tydligt utan att tappa korrekthet och hur du håller integritetsinformationen uppdaterad.
Anatomin hos en integritetspolicy
En komplett integritetspolicy bör innehålla de här avsnitten:
Vilka data vi samlar in
Lista de kategorier av information du samlar in från formulär och andra källor. Var specifik.
Bra: "Vi samlar in: namn, e-postadresser, telefonnummer, postadresser, företagsnamn, titlar och kontouppgifter från kontaktformulär och kontoregistreringar."
Vagt: "Vi samlar in personuppgifter."
Nämn också data du samlar in som inte är uppenbara. Många integritetspolicyer glömmer att nämna analysdata (IP-adresser, besökta sidor, tid på sidan) eller cookies. De räknas som personuppgifter.
Varför vi samlar in dem (den rättsliga grunden)
Förklara anledningen till varje typ av datainsamling. GDPR kräver det, CCPA förväntar sig det.
- "E-post samlas in så att vi kan svara på din förfrågan"
- "Telefonnummer samlas in för att kontakta dig om din beställning"
- "Samtycke till marknadsföring samlas in så att vi kan skicka erbjudanden till dig om du väljer att få dem"
- "Analysdata samlas in så att vi kan se hur besökare använder vår webbplats"
Koppla varje uppgift till ett särskilt syfte. Samla inte in data med en vag anledning.
Hur länge vi sparar dem
Ange hur länge data sparas. Olika typer av data kan ha olika lagringstider.
Exempel:
- "Inskick från kontaktformulär sparas i 6 månader om du inte ber oss radera dem"
- "Om du köper av oss sparar vi dina orderuppgifter i 7 år av skatte- och rättsliga skäl och raderar dem sedan"
- "Om du avanmäler dig från marknadsföringsmejl behåller vi din e-postadress på vår lista över personer som inte ska kontaktas för all framtid så att vi inte mejlar dig igen"
- "Analysdata sparas i 14 månader och raderas sedan automatiskt"
Vem som har tillgång till dina data
Berätta för besökarna vem som kan se deras information:
- Dina anställda som behöver den för att göra sitt jobb
- Tredjepartstjänster (e-postleverantör, betalningsleverantör, analysplattform)
- Om du säljer eller delar data med andra företag
Om du använder tredjepartstjänster, namnge dem och förklara varför.
Exempel: "Vi använder [E-posttjänst] för att skicka marknadsföringsmejl. Din e-postadress lagras i deras system, som skyddas av deras integritetspolicy."
Dina besökares rättigheter
Förklara vilka möjligheter folk har:
- De kan avanmäla sig från marknadsföringsmejl
- De kan begära en kopia av sina data
- De kan be dig radera sina data
- De kan rätta felaktig information
Ge ett sätt för varje rättighet. För avanmälan, ta med en länk eller e-postadress. För radering av data, förklara hur de begär det.
Kontaktuppgifter
Ta med en e-postadress eller adress där besökare kan kontakta dig med frågor eller begäranden om integritet.
Att skriva tydligt språk för samtycke
Kryssrutor för samtycke är där besökare gör val om hur deras data används. Språket måste vara tydligt nog för att någon utan juristexamen ska förstå vad hen godkänner.
Dåligt språk för samtycke (vagt, juridisk jargong)
[ ] Jag samtycker till villkoren för databehandling [ ] Jag bekräftar mottagandet av integritetspolicyn och anmäler mig till kommunikationDe här är vaga. En besökare som läser dem vet inte exakt vad hen godkänner.
Bra språk för samtycke (specifikt, tydligt)
[ ] Jag godkänner att ni får kontakta mig om min förfrågan [ ] Jag vill få marknadsföringsmejl om nya produkterDe här är specifika och begripliga. En besökare vet exakt vad som händer om hen kryssar i rutan.
Regler för språk om samtycke
Använd första person ("jag") och tilltal ("du"): "Jag godkänner att få mejl" är tydligt. "Registrerade kan samtycka till marknadsföringskommunikation" är det inte.
Var specifik om hur ofta eller i vilket syfte: "Jag vill få månatliga produktuppdateringar" är bättre än bara "Jag godkänner marknadsföringsmejl." Ge folk en idé om vad de anmäler sig till.
Separera ärenden: Slå inte ihop flera syften i en kryssruta. "Jag godkänner att bli kontaktad och läggas till i er e-postlista" ska vara två separata kryssrutor:
- [ ] Ni får kontakta mig om min förfrågan
- [ ] Jag vill läggas till i er e-postlista
Börja med tomma rutor: Besökarna ska aktivt välja att samtycka, inte behöva avmarkera en förvald ruta.
Använd inte dubbla negationer: FEL: "Jag har inget emot att få mejl." RÄTT: "Jag godkänner att få mejl." Dubbla negationer förvirrar folk.
Integritetsinformation i själva formuläret
Hela integritetspolicyn är viktig, men besökare läser den ofta inte innan de skickar ett formulär. Ta med en kort sammanfattning direkt i formuläret så att folk vet vad som händer.
Exempel på formulärmeddelande:
"Vi samlar in ditt namn och din e-postadress för att svara på din förfrågan. Vi lägger inte till dig i en e-postlista om du inte ber oss om det. Dina data lagras säkert och delas inte med tredje part. Du kan när som helst begära tillgång till eller radering av dina data. Läs vår fullständiga integritetspolicy."
Det är kort, specifikt och täcker de viktigaste punkterna.
Olika samtycke för olika användningsfall
Kontaktformulär
Minimalt samtycke behövs. Du behöver e-postadress och eventuellt telefonnummer för att svara. En kryssruta räcker oftast:
[ ] Jag förstår att ni kommer att kontakta mig för att svara på den här förfråganDet är inte en fråga om tillåtelse. Det är en bekräftelse på att personen förstår vad som kommer att hända.
Formulär för nyhetsbrevsanmälan
Du behöver uttryckligt samtycke för marknadsföring. En eller två kryssrutor:
[ ] Ja, jag vill få ert veckovisa nyhetsbrev [ ] Ja, jag vill också få erbjudanden (valfritt)Kassa i webbshop
Du behöver samtycke för fakturering, frakt och orderkommunikation. Valfritt: samtycke till marknadsföring.
[ ] Jag godkänner att mina orderuppgifter används för att behandla och skicka min beställning [ ] Jag vill få fraktuppdateringar och orderinformation (förbockad som standard, personen kan avmarkera) [ ] Jag vill få erbjudandemejl om rea och nya produkterDatainsamling för analys
Vissa länder kräver samtycke till analysspårning. Ta med det nära ditt analysmeddelande eller i integritetspolicyn:
[ ] Jag godkänner analysspårning så att ni kan se hur jag använder er webbplatsHåll din integritetspolicy uppdaterad
Din integritetspolicy är inte ett engångsdokument. Uppdatera den när:
- Du ändrar hur du samlar in eller använder data
- Du lägger till nya tredjepartstjänster (som ett nytt analysverktyg eller en ny e-postleverantör)
- Nya lagar som påverkar dig träder i kraft
- Du har ett dataintrång
När du uppdaterar din policy, meddela besökarna. Vissa regler kräver att du får nytt samtycke om du gör betydande ändringar.
Juridisk granskning av integritetspolicyer
En integritetspolicy är ett juridiskt dokument. Innan du publicerar din bör en jurist som är specialiserad på dataskyddsrätt granska den. Kostnaden för en granskning är värd att betala för att slippa böter och juridiska problem senare.
Du behöver inte skriva policyn från grunden. Det finns mallar (kolla till exempel din myndighets webbplats eller rådgör med en jurist), men de måste anpassas till just din verksamhet och granskas för att vara korrekta.
Vad WEMASY gör för integritetspolicyer
WEMASY-formulär har verktyg för hantering av samtycke och integritetsdokumentation. Du kan lägga till integritetsmeddelanden direkt i dina formulär, hantera kryssrutor för samtycke för olika syften och följa vilken version av dina samtyckesvillkor varje besökare godkände. WEMASY ger dig också resurser och mallar som hjälper dig att skriva integritetsdokumentation som följer reglerna.
Läs mer om verktygen för integritet och regelefterlevnad i din plan på prissidan.