Någon fyller i ett formulär på mobilen, sittande i bilen före ett möte. Hen skickar in. Svaret kommer fram till formulärverktyget. Ditt säljteam ska få det i ditt CRM. Eller gör de det? Oftast gör de inte det, eftersom de två systemen inte är kopplade.
Den här artikeln går igenom hur koppling mellan formulär och CRM fungerar, vilka CRM-system som fungerar bra med formulär och hur du ställer in det så att nya formulärsvar kommer fram automatiskt i ditt CRM utan att någon kopierar data för hand.
Vad ett CRM är och varför det spelar roll
Ett CRM (system för kundrelationer, från engelskans Customer Relationship Management) är den centrala plats där ditt säljteam arbetar. Tänk dig ett digitalt arkivskåp där du sparar uppgifter om varje potentiell kund och varje kund. Ett CRM lagrar kontaktuppgifter, följer varje skickat e-postmeddelande, registrerar varje telefonsamtal, loggar varje möte och visar var affärerna befinner sig i säljprocessen.
När en potentiell kund skickar in ett formulär bör hen bli en kontakt i ditt CRM. Ditt säljteam använder CRM:et för att se all information om personen: de inskickade formulärdata, alla kontakter och tidigare samtal. Utan CRM måste säljteamet kontrollera flera system eller fråga "har vi hört av den här personen förut?"
Det finns många populära CRM-system. De fungerar lite olika, men de har samma syfte: samlad kundinformation på ett ställe.
Varför det spelar roll att koppla formulär till ditt CRM
Ett CRM är den plats där ditt säljteam arbetar. Det följer varje kontakt, varje affär och varje samtal med en potentiell kund. När ett formulärsvar kommer in ska det hamna i ditt CRM automatiskt. Utan den kopplingen blir svaren liggande i formulärverktyget medan säljteamet inte har en aning om att en ny lead har kommit in.
Manuell registrering tar bort farten. När någon har kopierat ett svar från formulärverktyget till CRM:et har det gått flera timmar. I försäljning spelar timmar roll. Ju långsammare du svarar, desto lägre blir din konvertering.
Så fungerar kopplingen mellan formulär och CRM
När du kopplar ett formulär till ett CRM går det till så här: Någon skickar in ditt formulär. Formulärverktyget tar emot svaret. I stället för att stanna där skickar verktyget automatiskt svarsdata vidare till ditt CRM. Ditt CRM tar emot dem och skapar en ny kontakt (eller uppdaterar en befintlig kontakt om personen har skickat in något förut). Ditt säljteam ser den nya leaden direkt.
Det sker på några sekunder. Ingen behöver göra något för hand.
Inbyggda integrationer eller arbetsflödesverktyg
Det finns två sätt att koppla formulär till CRM.
Inbyggda integrationer
Formulärverktyget har en inbyggd koppling till CRM:et. Du loggar in en gång (med dina CRM-uppgifter), kopplar ihop formulärfälten med CRM-fälten (e-postfältet i formuläret matchar e-postfältet i CRM:et) och sedan är du klar. Formulärsvaren börjar flöda automatiskt.
Inbyggda integrationer är snabba att ställa in och kräver inga tekniska kunskaper. Nackdelen är att formulärverktyget måste ha byggt en specifik integration för just ditt CRM. Om det inte har gjort det kan du inte använda den här metoden.
Arbetsflödesverktyg (automationsverktyg, egna webhooks)
Om ditt formulärverktyg saknar en inbyggd integration med ditt CRM kan du använda ett arbetsflödesverktyg. Automationstjänster låter dig bygga "recept" som säger "när ett formulär skickas in, skapa en kontakt i mitt CRM". De här verktygen kopplar ihop nästan vilka två tjänster som helst.
Fördelen är flexibilitet. Nackdelen är att du lägger till ännu en tjänst (de flesta tar betalt per månad) och att det kräver grundläggande kunskaper om inställningar.
Vanliga CRM-integrationer och hur de fungerar
Marknadsförings-CRM med allt i ett
Marknadsförings-CRM med allt i ett har inbyggda integrationer med de flesta större formulärverktyg. Kopplingen är enkel: logga in, koppla ihop fälten, klart. Många har en generös gratisnivå, så många formulärverktyg erbjuder en gratis integration.
Formulärsvaren hamnar i CRM:et som kontakter. Om e-postadressen redan finns uppdaterar CRM:et den befintliga kontakten. Om den är ny skapar CRM:et en ny kontaktpost.
CRM för stora företag
Integrationer för CRM i stora företag varierar beroende på ditt formulärverktyg. Vissa verktyg har en inbyggd integration. Andra har det inte. Om ditt inte har det kan arbetsflödesverktyg koppla formulären till CRM:et med lite inställningar.
Formulärsvaren hamnar oftast som leads i ett CRM för stora företag (om du inte ställer in dem som kontakter). Ditt säljteam ser dem direkt i sin leadkö.
CRM för säljflöden
CRM för säljflöden har inbyggda integrationer med vissa formulärverktyg och inte med andra. Titta i ditt formulärverktygs lista över integrationer för att se om ditt CRM finns med. Om det gör det är installationen oftast enkel. Om inte fungerar ett arbetsflödesverktyg bra.
CRM för säljflöden behandlar oftast formulärsvar som personer (kontakter). Du kan ställa in integrationen så att den också skapar affärer om du vill (till exempel "nytt formulärsvar = ny affär med värdet $0 i det tidiga steget").
Andra CRM (projektverktyg, arbetsytor, egna databaser)
Inte alla system kallas CRM, men formulärdata behöver ofta hamna där. Arbetsflödesverktyg kopplar formulär till nästan vad som helst: projektverktyg, databaser, egna applikationer och så vidare.
Ställ in koppling mellan formulär och CRM: steg för steg
Steg 1: Kontrollera om ditt formulärverktyg stöder ditt CRM
Logga in i ditt formulärverktyg och leta efter "integrationer" eller "anslutningar". Se om ditt CRM finns med. Om det gör det, klicka på det. Om inte, gå vidare till arbetsflödesverktygen.
Steg 2: Logga in i ditt CRM
Klicka på knappen för att ansluta ditt CRM. Du får logga in på ditt CRM-konto och ge formulärverktyget behörighet att komma åt det. Det är säkert: du ger bara formulärverktyget tillstånd att skapa kontakter och uppdatera data.
Steg 3: Koppla formulärfälten till CRM-fälten
Ditt formulär har fält som "namn", "e-post" och "företag". Ditt CRM har kontaktfält. Du måste tala om för formulärverktyget vilket formulärfält som motsvarar vilket CRM-fält. Oftast är det självklart (formulärfältet "email" hör till CRM-fältet "email"). Ibland måste du vara tydlig (formulärfältet "inquiry_type" hör till CRM-fältet "lead_source").
Steg 4: Testa integrationen
Fyll i ditt formulär och skicka in ett testsvar. Titta i ditt CRM. Dyker det upp en ny kontakt? Står uppgifterna i rätt fält? Om ja är du klar. Om nej, kontrollera kopplingen av fälten och försök igen.
Vanliga problem med integrationen och hur du löser dem
Formulärsvar kommer inte fram till CRM:et
Integrationen kan ha kopplats bort. CRM-system kräver ny inloggning med jämna mellanrum av säkerhetsskäl. Logga in i ditt formulärverktyg igen och anslut ditt CRM på nytt. Om det inte hjälper kopplar du bort integrationen och ansluter den från början.
Uppgifter hamnar i fel fält
Kopplingen av fälten kan vara fel. Kontrollera att formulärfälten är kopplade till rätt CRM-fält. Ibland beror problemet på att formulärverktyget och CRM:et använder olika fältnamn. Formulärverktyget kan till exempel kalla det "phone_number" medan CRM:et kallar det "phone". Du måste koppla ihop dem rätt.
Dubbletter av kontakter skapas
Om samma person skickar in två gånger kan CRM:et skapa två kontakter i stället för att uppdatera en. Det händer om CRM:et inte kan se att de två svaren kommer från samma person. Lösningen är oftast att be CRM:et matcha på e-postadress (om e-postadressen redan är en kontakt, uppdatera den, annars skapa en ny). De flesta CRM-system gör så som standard, men ibland behöver du ställa in det.
Vissa formulärsvar synkas inte
Om vissa formulärsvar inte når ditt CRM, kontrollera om alla obligatoriska fält är ifyllda. Om ett formulärfält är obligatoriskt i CRM:et men valfritt i ditt formulär, och någon skickar in utan det fältet, synkas inte svaret. Gör antingen fältet obligatoriskt i ditt formulär också, eller tillåt att fältet är tomt i CRM:et.
Avancerad integration: villkorsstyrd synkning
Du vill inte alltid att varje formulärsvar ska gå till CRM:et. Kanske har du ett kontaktformulär och ett formulär för demobeställning. Demobeställningar ska synkas till ditt CRM. Svar från kontaktformuläret är kanske inte försäljningsleads.
Vissa formulärverktyg och arbetsflödesverktyg låter dig ställa in villkor. Till exempel: "Synka bara till CRM:et om inquiry_type = 'Demo Request'". Då håller du ditt CRM rent och sparar tid för säljteamet, som slipper översvämmas av svar som egentligen inte är leads.
Så kopplar WEMASY till CRM-system
WEMASY:s formulär har inbyggda integrationer med populära CRM-system. Anslut ditt CRM-konto med några klick, koppla ihop dina fält och formulärsvaren börjar synkas automatiskt. Du kan också ställa in villkorsstyrd synkning så att bara vissa formulärsvar går till ditt CRM. För CRM-system som inte finns i WEMASY:s lista över inbyggda integrationer stöder WEMASY webhooks och kopplingar till automationsverktyg.
Se vilka CRM-integrationer som finns i ditt WEMASY-konto eller titta på prissidan för att se vilka funktioner som ingår i din plan.