Innan du väljer ett formulärverktyg eller lanserar ditt första formulär behöver du förstå vad som händer med besökarens uppgifter efter inskicket. Var de finns. Vem som kan se dem. Hur de skyddas. De flesta tror att formulärverktyget sköter allt det automatiskt. Ibland gör det det. Ofta gör det inte det.
Den här artikeln går igenom hur lagring av formulärdata egentligen fungerar, vilka säkerhetsfunktioner du bör kräva av ett formulärverktyg och vilka regler som gäller beroende på vilken information du samlar in.
Vad säker lagring av formulärdata innebär
Säker formulärlagring har tre delar: kryptering i vila (data är förvrängd medan den lagras), kryptering under överföring (data är förvrängd medan den färdas till din server) och åtkomstkontroll (bara behöriga personer kan läsa datan).
De flesta formulär klarar kryptering under överföring bra. Datan når din server på ett säkert sätt. Men sedan ligger den i en databas i klartext. Den som hackar databasen, eller någon anställd som inte borde ha åtkomst, kan läsa allt. Då brister den säkra lagringen.
Kryptering i vila och kryptering under överföring
De skyddar datan i olika skeden. Att förstå skillnaden är avgörande för att veta vad du faktiskt har.
Kryptering under överföring
Det här är krypteringen som sker när datan färdas från besökarens webbläsare till din server. Om ditt formulär ligger på en HTTPS-sida (leta efter låsikonen vid din webbadress) är kryptering under överföring aktiverad. Datan är förvrängd under överföringen.
Kryptering under överföring är numera standard. Alla stora formulärverktyg, alla kassor i e-handel och alla seriösa webbplatser använder HTTPS. Om ditt formulär inte ligger på HTTPS ska du åtgärda det först. Det är ett absolut krav.
Kryptering i vila
Det här gäller vad som händer när datan har nått din server och lagras i din databas. Är datan krypterad i databasen? Eller lagras den som klartext?
Många formulärverktyg erbjuder alternativet men aktiverar det inte som standard. Du måste slå på det själv. Vissa erbjuder det inte alls, särskilt gratis eller billiga formulärlösningar. Om ett formulärverktyg inte nämner kryptering i vila i sin säkerhetsdokumentation kan du utgå från att de inte gör det.
Kryptering i vila innebär att datan är oläsbar utan krypteringsnyckeln, även om någon får obehörig åtkomst till din databas. Det skyddar dig om din hostingleverantör blir komprometterad, om en oärlig anställd kommer åt databasen eller om en tredje part stjäl en kopia av din data.
Så vet du om din formulärdata är krypterad
Läs formulärverktygets säkerhetsdokumentation. Leta efter formuleringar som "data krypteras i vila" eller "end-to-end-kryptering". Om dokumentationen inte nämner det kan du mejla supporten och fråga direkt: "Är formulärsvar krypterade i er databas?"
Så här kan du tolka svaren:
"Ja, all data krypteras som standard." Det är bra. Din data är skyddad.
"Kryptering finns som en premiumfunktion." Det är en varningssignal. Kryptering bör vara standard. Om du behöver följa regler (HIPAA, GDPR och liknande) kan du behöva uppgradera eller byta verktyg.
"Vi krypterar data med branschstandarder som AES-256." Det är utmärkt. AES-256 är guldstandarden för kryptering.
"Vi krypterar inte i vila, men vi har strikt åtkomstkontroll." Det räcker inte. Åtkomstkontroll hjälper, men kryptering är bättre. Även företag med strikt åtkomstkontroll kan bli komprometterade.
Åtkomstkontroll: vem som kan se din formulärdata
Utöver kryptering bör du styra vem som kommer åt dina formulärsvar. Det gäller både dina teammedlemmar och formulärverktygets anställda.
Ditt teams åtkomst
Alla i ditt team behöver inte se alla formulärsvar. En kundtjänstmedarbetare bör se de svar som är tilldelade hen. En chef kan se rapporter och sammanfattningar men inte enskilda formulärdetaljer. Någon på ekonomi bör aldrig se ett svar från ett kontaktformulär.
Bra formulärverktyg låter dig ge olika behörighetsnivåer. Använd dem. Principen om minsta möjliga behörighet innebär att varje person bara får åtkomst till det som behövs för jobbet.
Formulärverktygets anställdas åtkomst
Formulärverktygets anställda kan se din data. Frågan är om de borde kunna det. Leta efter verktyg som:
Har en tydlig integritetspolicy som anger om supportpersonal någonsin kommer åt kunddata. Många verktyg har en policy om att de inte tittar på kunddata om du inte ber dem hjälpa till med ett ärende.
Loggar supportens åtkomst (om supporten kommer åt din data för felsökning loggas det och du får besked).
Är SOC 2-certifierade, vilket betyder att en tredje part har verifierat deras säkerhetsrutiner.
Lagringstid: hur länge du ska spara formulärsvar
Du behöver inte spara svar för evigt. Bestäm hur länge du behöver spara datan och radera den sedan automatiskt.
De flesta företag sparar svar i ett till tre år. Svar från kontaktformulär kan sparas i ett år (tillräckligt länge för eventuell uppföljning). Transaktionsdata från e-handel bör sparas i sju år (skatte- och rättsliga krav). Enkätdata kan sparas i ett år som underlag för affärsbeslut.
Ställ in automatisk radering om ditt formulärverktyg stöder det. Om inte, gå igenom och radera gamla svar manuellt med jämna mellanrum. Det minskar också din säkerhetsrisk (mindre data betyder mindre som kan exponeras vid ett intrång).
Kontrollera de rättsliga kraven i din bransch. Om du hanterar vårddata kan du vara skyldig att spara den under bestämda perioder. Om du hanterar finansiella uppgifter kan regelverk styra lagringstiden. Vid tvekan, rådgör med en jurist.
Så säkerhetskopierar du formulärdata på ett säkert sätt
Du bör säkerhetskopiera dina formulärsvar regelbundet. Men säkerhetskopiorna kan själva bli svaga punkter om de inte hanteras rätt.
Om du säkerhetskopierar din data (automatiskt via ditt formulärverktyg eller manuellt genom export) ska du se till att kopiorna är:
Krypterade: Säkerhetskopior bör krypteras på samma sätt som din levande data.
Säkert lagrade: Om du lagrar kopior på egna servrar eller i molnlagring ska de vara lösenordsskyddade och inte nåbara för alla i organisationen.
Isolerade från den levande miljön: Om din huvuddatabas utsätts för intrång ska kopian inte vara komprometterad. Lagra kopior i andra system med annan åtkomstkontroll.
Testade: Testa med jämna mellanrum att du faktiskt kan återställa från dina kopior. En säkerhetskopia som inte går att återställa är värdelös.
Krav på regelefterlevnad för lagring av formulärdata
Beroende på var dina besökare befinner sig och vilken bransch du verkar i kan det finnas rättsliga krav.
GDPR (boende i EU)
Om du samlar in data från personer i Europeiska unionen gäller GDPR. De viktigaste kraven: du måste berätta för människor vilken data du samlar in, varför och hur du skyddar den. Du måste lagra den säkert. Du måste radera den på begäran. Du får inte spara den längre än vad som behövs för det ändamål den samlades in för.
CCPA (boende i Kalifornien)
Personer i Kalifornien har integritetsrättigheter kring datainsamling. Du måste redovisa vilken data som samlas in, låta människor radera sin data och inte sälja den utan tillåtelse.
HIPAA (vårddata)
Om du samlar in hälsouppgifter har HIPAA strikta krav: datan måste vara krypterad, åtkomst måste loggas, det måste finnas en plan för att meddela vid dataintrång, och mer därtill. Det är inte valfritt. Överträdelser kan leda till stora böter.
PCI DSS (betaldata)
Om ditt formulär samlar in kreditkortsuppgifter kräver PCI DSS särskilda säkerhetsåtgärder. De flesta seriösa formulärverktyg lagrar inte rå kreditkortsdata. De använder tokenisering (att lagra en referenskod i stället för det verkliga kortnumret). Fråga ditt formulärverktyg om de uppfyller PCI-kraven.
Vad du gör om du misstänker ett dataintrång
Om du upptäcker obehörig åtkomst till dina formulärsvar ska du agera snabbt:
Ta reda på omfattningen: Vilken data exponerades? Hur många poster? Under vilken tidsperiod?
Täta intrånget: Byt alla lösenord direkt. Återställ API-nycklar. Återkalla åtkomsttoken. Åtgärda sårbarheten som möjliggjorde intrånget.
Meddela de berörda: Beroende på regelverk kan du vara skyldig att meddela alla vars data exponerades. Vanligtvis inom 30 dagar enligt GDPR, direkt enligt HIPAA.
Dokumentera allt: För anteckningar om vad som hände, när du upptäckte det och vad du gjorde åt det. Tillsynsmyndigheter vill se det.
Så skyddar WEMASY formulärsvar
WEMASY skickar formulärsvar via HTTPS och lagrar dem med åtkomst kopplad till ditt konto. Om du behöver radera svar (för rätten att bli bortglömd enligt GDPR) kan du ta bort dem från ditt konto.
Om du har krav på regelefterlevnad kan du granska funktionerna i ditt abonnemang eller kontakta supporten. Läs mer om datasäkerhet och integritet i ditt WEMASY-konto eller besök prissidan för att se vilka säkerhetsfunktioner som ingår i varje abonnemang.