En signatur eller en kryssruta i slutet av ditt formulär säger att något är viktigt. Något godkänns. Något kan inte tas tillbaka. Sättet du ber om det godkännandet på avgör om någon faktiskt läser vad du ber om, om hen litar på det hen läser och om ditt varumärke följer dataskyddslagarna. En kryssruta som ser ut som alla andra fält stoppar ingen. Ett signaturfält som känns som att skriva under något på riktigt får människor att stanna upp och binda sig. Det här är ett av de ögonblick i ett formulär där design och lagkrav möts. Gör du rätt samlar du in giltigt samtycke. Gör du fel klickas ditt godkännande utan att läsas, eller ännu värre, du har ingen dokumentation alls av att samtycke gavs.
Vad signatur- och samtyckesfält faktiskt gör
Ett signaturfält är inte valfritt i vissa formulär. När någon går med på ett avtal, godkänner villkor eller bekräftar ett viktigt beslut behöver hen skriva under. Inte kryssa i en ruta. Skriva under något som känns som en riktig underskrift. Ett samtyckesfält är något annat. Det är en kryssruta, alternativknapp eller reglage som registrerar att någon aktivt har godkänt något. Det här är de två verktygen för att fånga ett godkännande i ett formulär. De fungerar i olika situationer och löser olika problem.
Ett signaturfält är en rityta där någon använder mus, penna eller finger för att skapa en signatur som ser äkta ut. Den lagras som en bild och blir en del av dokumentationen. När någon skriver under ditt formulär binder hen sig vid något. Signaturen är beviset på att hen gjorde det. Ett samtyckesfält är en kryssruta som personen måste klicka på för att bekräfta att hen har läst och godkänt något. Det är enklare, snabbare och fungerar överallt. Signaturen handlar om att få något att kännas bindande. Kryssrutan för samtycke handlar om att säkerställa att personen aktivt valde att godkänna, inte att hen hoppade över det.
När du ska använda ett signaturfält i stället för en kryssruta
Ta vilket juridiskt avtal som helst så ser du mönstret. Avtal använder signaturfält. Integritetsavtal använder samtyckesrutor. Det ena ber om ett handskrivet åtagande. Det andra ber om aktivt godkännande. Skillnaden spelar roll.
Använd ett signaturfält när du behöver bevis på att någon avsiktligt har bundit sig vid något allvarligt. Tjänsteavtal, ansvarsfriskrivningar, medicinska samtyckesformulär, köpavtal med villkor som varumärket behöver skydda sig med. Det är de tillfällen då en kryssruta känns för ledig. Någon skriver under ett formulär som säger att hen förstår riskerna eller godtar villkoren, och det finns en riktig signatur i arkivet. Det är något annat än att kryssa i en ruta för att säga ja.
Använd en samtyckesruta när du behöver bevisa att någon aktivt har godkänt något, men själva avtalet finns länkat på annat håll. Integritetspolicyer, anmälan till e-post, villkor för databehandling, marknadsföringspreferenser, samtycke till cookies. Kryssrutan bevisar att personen valde att godkänna. Själva texten som hen godkände finns på en annan sida. Det är snabbare och renare än att be hen skriva under ett helt avtal i formuläret.
Så utformar du ett signaturfält som folk faktiskt använder
Gör ritytan tillräckligt stor för att kännas äkta
En pytteliten signaturruta får folk att känna att de skriver under något slarvigt. En större yta, till exempel 300 pixlar bred och 150 pixlar hög, ger dem utrymme att skapa en riktig signatur. På mobilen bör du öka höjden så att de faktiskt kan rita. Ju större den är, desto mer känns det som att skriva under ett riktigt avtal. Folk tar det på allvar.
Visa tydliga instruktioner intill fältet
Många har aldrig skrivit under något digitalt. Instruktionerna ska vara korta och självklara. "Skriv under ovan med musen eller pekskärmen." Det räcker. Skriv inte "Skapa din unika signatur här" eller annat luddigt. Berätta exakt vad de ska göra. På mobilen, berätta särskilt att de ska rita med fingret.
Ta med en tydlig knapp och ett sätt att göra om
Folk gör misstag. De skriver under halvvägs och inser att det ser dåligt ut. Ge dem en knapp "Rensa" precis under ritytan så att de kan börja om utan besvär. Låt dem inte behöva ladda om sidan eller scrolla för att hitta ett sätt att återställa. Ett klick, ytan är tom, de skriver under igen.
Lägg till ett alternativ med skriven text för tillgänglighet
Inte alla kan rita en signatur. Någon kanske använder en enhet med bara tangentbord, har en motorisk funktionsnedsättning eller sitter vid en pekskärm som inte registrerar en penna. Ta med ett alternativ att skriva sitt namn som signatur. "Eller skriv ditt namn nedan" ger ett tillgängligt alternativ. De har fortfarande gjort ett val. De har fortfarande skapat en signatur. Formuläret fångar fortfarande samtycket.
Visa signaturen som en bild som de kan kontrollera
När någon har skrivit under, visa signaturen så som den kommer att se ut på dokumentet. De behöver se vad de just skapade och kontrollera att den är läsbar. Om den ser ut som ett klotter ska de kunna rensa och försöka igen innan de skickar. Det är ögonblicket då de faktiskt binder sig. Låt dem se vad de binder sig vid.
Så utformar du en samtyckesruta som faktiskt blir läst
Använd aldrig en förbockad ruta
En kryssruta som redan är ikryssad som standard är inte samtycke. Det är underförstått samtycke. Juridiskt, enligt GDPR och de flesta dataskyddsregler, måste rutan vara tom från början. Personen måste aktivt klicka i den för att godkänna. Det handlar inte om en juridisk finess. Det handlar om huruvida personen faktiskt valde att godkänna eller bara skickade formuläret utan att tänka efter.
Ge kryssrutan en egen rad med en etikett bredvid
Etiketten ska vara kort, tydlig och säga exakt vad personen godkänner. Inte "Jag har läst och förstått integritetspolicyn" utan "Jag godkänner integritetspolicyn och hur mina uppgifter kommer att användas." Skillnaden är specificitet. Personen vet vad hen godkänner innan hen kryssar i rutan. Etiketten ska också vara klickbar. Om någon klickar på texten ska kryssrutan växla. Det gör det enklare på både mobil och dator.
Länka till själva avtalet precis intill kryssrutan
Utgå inte från att folk läser ett långt juridiskt dokument i ett formulär. Skriv i stället en kort sammanfattning av vad de godkänner i etiketten och länka sedan till hela dokumentet. "Jag godkänner integritetspolicyn" med en länk till själva policyn. Någon kan klicka på länken och läsa hela villkoren innan hen bestämmer sig för att kryssa i rutan. Om du vill att de faktiskt ska läsa den, gör den lätt att nå utan att lämna formuläret.
Använd enkelt språk i kryssrutans etikett
FEL: "Jag erkänner och godkänner användarvillkoren såsom de anges i ovannämnda dokumentation." RÄTT: "Jag godkänner användarvillkoren." Den andra är tydlig. Någon vet direkt vad hen säger ja till. Enkelt språk är inte bara bättre för konverteringen. Det är juridiskt starkare i många jurisdiktioner. Om någon hävdar att hen inte förstod vad hen godkände är enkelt språk ditt försvar.
Kräv flera kryssrutor för flera godkännanden
Om du har en integritetspolicy och användarvillkor och en anmälan till marknadsföring, lägg dem inte i en enda kryssruta. Gör tre separata kryssrutor. Någon kanske vill godkänna villkoren men inte anmäla sig till marknadsföring. Om personen kryssar i en ruta för alla tre godkännanden har du inget bevis på vilka hen faktiskt samtyckte till. Separata kryssrutor betyder att du har dokumentation över exakt vad hen godkände.
Mobildesign för signaturer och samtycke
Signaturfält på pekskärmar
På mobilen måste en ritruta fungera med ett finger i stället för en penna eller mus. Gör ytan så hög att fingret inte täcker det som precis ritats. Minst 200 pixlar hög, helst högre. Testa själv på en riktig telefon. Rita din egen signatur. Om du inte kan läsa den är ytan för liten. Linjebredden ska synas även om någon ritar snabbt eller med darrig hand.
Samtyckesrutor måste vara tillräckligt stora för att trycka på
Den klickbara ytan för en kryssruta på mobilen bör vara minst 44 gånger 44 pixlar. Det kommer från tillgänglighetsstandarder och forskning om mobil användarupplevelse. Om kryssrutan är mindre missar folk den och trycker på etiketten i stället. Gör både etiketten och kryssrutan klickbara. När någon trycker på någon av dem växlar kryssrutan.
Stapla signatur- och samtyckesfält vertikalt på mobilen
Försök inte lägga en ritruta och en samtyckesruta sida vid sida på en telefonskärm. Stapla dem vertikalt. En ritruta ska ta formulärets hela bredd. Samtyckesrutan ska ligga under den. Det håller allt läsbart och lätt att trycka på.
Tillgänglighetsregler för signatur och samtycke
Signaturfält behöver tangentbordsåtkomst
Någon som navigerar med tangentbord i ditt formulär behöver ett sätt att skriva under utan mus. Ge ett alternativ "Skriv under med tangentbordet" som låter hen skriva sitt namn som signatur. Det är ingen perfekt lösning för någon som inte kan rita, men det är bättre än att stänga ute hen helt. Använd inte bara ett signaturverktyg baserat på ritruta.
Samtyckesrutor måste ha rätt etikett för skärmläsare
Koppla kryssrutan till sin etikett med ett riktigt HTML-etikettelement. Lägg inte bara en kryssruta intill text. När någon som använder skärmläsare möter kryssrutan ska hen höra hela etikettexten. "Kryssruta, jag godkänner integritetspolicyn" är tydligt. En kryssruta utan etikett är förvirrande.
Använd färg och text tillsammans, aldrig bara färg
När någon kryssar i en samtyckesruta, visa en visuell förändring. En bock visas. Kryssrutan byter färg. Men förlita dig inte bara på färg för att visa att den är ikryssad. Lägg till bocken. Lägg till texten "Ikryssad." Någon som inte kan se färg behöver veta att kryssrutan är vald. En ikon plus färg plus text täcker alla.
Juridiska krav och regelefterlevnad för samtycke
Ditt varumärke måste spara en dokumentation av samtycket
När någon kryssar i en samtyckesruta måste du lagra en dokumentation av exakt vad hen godkände och när. Inte bara ett ja eller nej, utan en tidsstämpel, IP-adress och den exakta texten i avtalet som hen såg. Om hen senare hävdar att hen inte godkände något har du bevis på att hen gjorde det. Spara de här uppgifterna så länge som reglerna kräver, vanligtvis minst tre år.
Samtycke måste vara frivilligt, specifikt och informerat
Det här är GDPR-standarden. Frivilligt betyder att personen inte var tvingad eller pressad. Specifikt betyder att hen vet exakt vad hen godkänner. Informerat betyder att hen hade tillgång till den information hen behövde för att välja. En förbockad ruta är inte frivillig. Vagt språk är inte specifikt. Att dölja hela avtalet är inte informerat. Alla tre spelar roll.
Gör det lika enkelt att återkalla samtycke som att ge det
Om du ber någon anmäla sig till marknadsföring måste hen kunna avanmäla sig lika enkelt. Göm inte en avanmälningslänk i ett mejl. Låt dem inte behöva ringa ett telefonnummer för att ändra sina inställningar. Lägg en länk "Uppdatera preferenser" någonstans uppenbart. Om någon bestämmer sig för att inte vilja ha dina mejl, låt hen sluta med ett klick. Det är inte bara god praxis. Det är ett lagkrav.
Var ärlig om vad du ber om
Använd inte en samtyckesruta för att dölja den verkliga avsikten. FEL: "Jag godkänner att få nyheter och uppdateringar och att mina uppgifter får säljas till partner." RÄTT: "Jag godkänner att få marknadsföringsmejl från det här varumärket." Den andra berättar för folk exakt vad du kommer att göra med deras uppgifter. Var specifik om hur ofta, om vem som kommer att kontakta dem och om hur länge du sparar deras uppgifter. Ärlighet är ingen börda. Det är ett lagkrav och det bygger förtroende.
Vanliga misstag som skadar konverteringen och regelefterlevnaden
Förbockade samtyckesrutor
Det är det snabbaste sättet att förlora både förtroende och juridisk ställning. Någon bläddrar igenom ett formulär och märker inte att hen nu har anmält sig till något. Du har inget riktigt samtycke. Hen blir irriterad när hen får mejl som hen inte ville ha. Ditt varumärke tappar förtroende. Använd bara tomma rutor.
Signaturfält som inte sparar signaturen
Om någon skriver under ditt formulär men du inte lagrar signaturbilden har du inte fångat något bevis på godkännandet. Ritytan skapar en bild. Den bilden måste sparas med formulärinskicket, lagras säkert och finnas kvar i din dokumentation. Utan den är signaturfältet bara dekoration.
Att slå ihop flera godkännanden i en kryssruta
Någon kryssar i en ruta för att godkänna tre olika saker. Senare hävdar hen att hen inte godkände en av dem. Du har inget bevis på vad hen faktiskt samtyckte till. Använd en kryssruta per separat godkännande. Om du har tre policyer, tre kryssrutor.
Att göra samtyckestexten så lång att ingen läser den
En samtyckesetikett ska vara en till två meningar. "Jag godkänner integritetspolicyn", inte "Jag intygar att jag har läst den omfattande integritetspolicyn och godkänner insamling, behandling och lagring av mina uppgifter enligt de villkor som anges häri." En mening är läsbar. Den långa versionen får folk att vilja hoppa över den. Korta, tydliga etiketter ger högre samtyckesgrad och är juridiskt lättare att försvara.
Att inte lagra när samtycket gavs
Bevis på samtycke är inte bara att någon kryssade i rutan. Det är att hen kryssade i den ett visst datum och en viss tid. Lagra en tidsstämpel med varje samtyckespost. Lagra också versionsnumret på avtalet som hen såg. Om din integritetspolicy ändras om sex månader behöver du veta om någon samtyckte till version 1 eller version 2. Utan tidsstämplar har du inget bevis på när samtycket gavs.
Så hjälper WEMASY dig med signatur- och samtyckesfält
WEMASY:s formulärbyggare har signaturfält som fungerar på dator och mobil. Rita en signatur på en yta eller skriv ditt namn om du föredrar det. Signaturen fångas som en bild och sparas med formulärinskicket. Ta med ett alternativ med text för tillgänglighet. Samtyckesrutor byggs med riktiga HTML-etiketter så att skärmläsare förstår dem. Lägg flera kryssrutor för olika godkännanden så registrerar WEMASY vilka var och en kryssade i. Tidsstämplar är automatiska. Varje samtyckesinskick innehåller datum, tid och version av avtalet. Länka till externa policyer från dina samtyckesetiketter. Formuläret tar hand om det tekniska så att du kan fokusera på att skriva tydligt och ärligt samtyckesspråk. Se din samtyckesgrad i formulärens analys och hur många som faktiskt kryssar i varje ruta. Om en samtyckesgrad är mycket lägre än de andra vet du att något i ditt språk är förvirrande eller att folk inte litar på just den förfrågan.