En kund skickar ett formulär. Ditt säljteam ser det aldrig, eftersom det bara finns i ditt formulärverktyg. Ditt ekonomiteam vet inte att en ny kund kommit in, eftersom datan aldrig nådde deras kalkylblad. Ditt supportteam missar sammanhanget eftersom de inte har åtkomst till inskicket. Under tiden kopierar du samma data manuellt till tre olika system, skriver samma uppgifter tre gånger och gör ändå misstag.
Den här artikeln går igenom hur du synkar formulärsvar till flera plattformar samtidigt, så att varje team som behöver datan får den automatiskt och direkt.
Vad datasynkning innebär och varför det är viktigt
Datasynkning betyder att formulärsvar automatiskt skickas till flera system samtidigt. När någon skickar formuläret flödar datan till ditt CRM, till en e-postlista, till ett kalkylblad, till ett projektverktyg och till allt annat du behöver. Allt på några sekunder. Allt med en enda åtgärd.
Utan synkning bor datan i separata silos. Säljteamet har ofullständig data i CRM. Ekonomi har något annat i sitt kalkylblad. Support vet inte att en ny kund kommit in. Alla arbetar utifrån olika sanningar.
Synkning håller alla system aktuella. Ett inskick når alla mål. Alla har samma information.
Enkelriktad och dubbelriktad synkning
Enkelriktad synkning (från formulär till andra system)
Datan flödar från ditt formulär till andra verktyg. När någon skickar formuläret går datan ut till ditt CRM, din e-postplattform, ditt kalkylblad och så vidare. Det här är det vanligaste mönstret. Formulärinskicket startar synkningen.
Dubbelriktad synkning
Mindre vanligt, men behövs ibland. Datan flödar åt båda hållen. Om någon till exempel uppdaterar kontakten i ditt CRM synkas ändringen tillbaka till formulärverktygets uppgifter om hen. Eller om du uppdaterar ett kalkylblad ser formulärverktyget ändringen.
Dubbelriktad synkning är mer komplex och används oftast bara för kritiska dataflöden där det är viktigt att vara helt synkad.
De flesta användningsfall för formulär behöver bara enkelriktad synkning: från formuläret till allt annat.
Så hanterar du flera mål med olika struktur
Utmaningen: ditt formulär samlar in "namn" och "företag", men ditt CRM delar upp namn i "first_name" och "last_name". Ditt kalkylblad har ett fält "company_name". Din e-postplattform behöver bara "email".
Datamappning löser detta. När du ställer in synkningar talar du om för varje mål hur det ska ta emot formulärdatan. Formulärets fält "namn" mappas till CRM-fältet "first_name". Formulärets "e-post" mappas till e-postplattformens fält "email". Och så vidare.
De flesta synkverktyg sköter mappningen automatiskt. Du klickar bara på vilket fält som ska vart.
Så ställer du in synkning mot flera plattformar med ett automationsverktyg
Alternativ 1: Flera separata synkningar
Skapa separata arbetsflöden för varje mål. Arbetsflöde 1: formulär till CRM. Arbetsflöde 2: formulär till e-postplattform. Arbetsflöde 3: formulär till kalkylblad. När ett formulär skickas startar alla tre arbetsflödena. Datan går till alla tre ställena.
Det här är enkelt att ställa in och lätt att hantera. Nackdelen: om du har 10 mål behöver du 10 arbetsflöden, och många automationsverktyg tar betalt per arbetsflöde.
Alternativ 2: Arbetsflöden med flera steg
Skapa ett arbetsflöde med flera åtgärdssteg. Utlösare: formulärinskick. Åtgärd 1: lägg till i CRM. Åtgärd 2: lägg till i e-postlistan. Åtgärd 3: lägg till en rad i kalkylbladet. Allt i ett arbetsflöde.
Det här är effektivare och billigare om du har många mål. Ett arbetsflöde gör många saker.
Villkorsstyrd synkning (allt ska inte till alla)
Du vill kanske inte att varje inskick synkas till varje mål. Kanske ska säljförfrågningar till CRM men inte supportfrågor. Kanske synkar du bara prioriterade leads till e-postplattformen.
Använd villkor. Ställ in regler i ditt synkverktyg: "Synka bara om inquiry_type = Sales" eller "Synka bara om priority = High".
Det håller dina system rena. Du översvämmar inte varje system med varje inskick. Bara relevant data går till rätt ställen.
Datakvalitet i synkade system
När data synkas till flera ställen spelar kvaliteten roll. Ett stavfel i ditt formulär blir ett stavfel i alla fem systemen.
Validera formuläret innan du synkar. Använd obligatoriska fält, validering av e-post och formatkontroller. Ren data in betyder ren data överallt dit den synkas.
Övervaka synkningar och felsök problem
Även bra synkning misslyckas ibland. Ett målsystem kan ligga nere. Ett API kan ändras. En fältmappning kan gå sönder.
Övervaka dina synkningar regelbundet. Kontrollera att datan kommer fram till alla mål. De flesta synkverktyg har loggar eller instrumentpaneler som visar andelen lyckade och misslyckade körningar. Gå igenom dem varje vecka för att hitta problem tidigt.
När en synkning misslyckas ska du inte ignorera det. Åtgärda det. Dina system är osynkade tills du gör det.
Kostnader för synkning mot flera plattformar
Synktjänster tar vanligtvis betalt per uppgift eller per månad. Om du har många synkningar som körs ofta kan kostnaderna växa. Räkna ut:
Hur många formulärsvar får du per månad? Hur många mål har du? Det ger hur många synkuppgifter du har per månad. Vad tar din synktjänst betalt för den volymen?
Ibland är det billigare att använda inbyggda integrationer där de finns (inbyggda integrationer ingår oftast i formulärverktygets pris) och bara använda ett automationsverktyg för system som saknar inbyggd integration.
Så hanterar WEMASY synkning mot flera plattformar
WEMASY har inbyggda integrationer med större plattformar (CRM, e-post och liknande). För plattformar utan inbyggd integration stöder WEMASY synkverktyg från tredje part. Du kan ställa in flera synkningar så att ett enda formulärsvar når alla system du använder. Mappa fält, ställ in villkor och låt WEMASY synka åt dig. Se vilka synkalternativ som finns i ditt WEMASY-konto eller läs på prissidan för information om integrationer.