Efter ett formulärsvar vill du förmodligen att något ska hända. Du vill skicka ett mejl, skapa en CRM-kontakt, logga uppgifterna i ett kalkylblad eller uppdatera ett lagersystem. Men ditt formulärverktyg har kanske inte en inbyggd integration för varje system du använder. Då kommer webhooks in.
Den här artikeln visar hur webhooks fungerar, vad du kan automatisera med dem och hur du ställer in dem även om du inte är teknisk.
Vad en webhook är och hur den fungerar
En webhook är ett sätt för ditt formulärverktyg att skicka data automatiskt till ett annat system. I stället för att du kopierar och klistrar in data mellan system gör formulärverktyget det åt dig.
Så går det till: Någon skickar in ditt formulär. Ditt formulärverktyg tar emot svaret. I stället för att stanna där skickar verktyget uppgifterna till en webhook-adress som du anger. Webhook-adressen är kopplad till ett annat system (det kan vara din egen applikation, en tredjepartstjänst, ett kalkylblad och så vidare). Webhooken levererar uppgifterna till systemet. Systemet tar emot dem och gör något med dem (skapar en post, skickar ett mejl, uppdaterar ett lager och så vidare).
Allt det här sker på några sekunder. Inget manuellt arbete behövs.
Webhooks eller inbyggda integrationer
Många formulärverktyg har inbyggda integrationer med populära CRM-system och e-postplattformar. Klicka på en knapp, logga in och du är klar. De är enklare eftersom de är färdigbyggda.
Webhooks är annorlunda. De är flexibla men kräver mer arbete att ställa in. Du säger i princip till formulärverktyget "skicka de här uppgifterna till den här adressen" i stället för "skicka de här uppgifterna till mitt CRM" (som är färdigbyggt).
När använder du webhooks i stället för inbyggda integrationer?
När din tjänst inte finns i listan över inbyggda integrationer: Ditt formulärverktyg fungerar med ett populärt CRM men inte med ditt egna CRM. Använd en webhook.
När du behöver egen logik: Du vill inte bara skicka uppgifterna som de är. Du vill omvandla dem, filtrera dem eller kombinera dem med andra data. Med webhooks kan du göra det.
När du vill koppla till interna system: Ditt företag har en egen applikation eller intern databas som inte är en offentlig tjänst. En webhook kan skicka formulärdata dit.
Vanliga användningsområden för webhooks
Skicka data till en egen applikation
Du har byggt ett eget system för att hantera formulär eller har ett eget internt verktyg. En webhook skickar formulärsvar till din applikation så att den kan hantera dem på ditt sätt.
Skapa aviseringar i teamchatten
När någon skickar in ett formulär skickas ett meddelande automatiskt till din teamkanal i ett chattverktyg. Ditt team får en avisering direkt utan att behöva titta i formulärverktyget.
Uppdatera ett Google Sheets-kalkylblad eller ett annat kalkylblad
Varje formulärsvar lägger automatiskt till en rad i ett kalkylblad. Du får en logg i realtid över alla svar utan att lägga till dem för hand.
Logga data i en egen databas
Skicka formulärdata till en databas som du styr själv. Du behåller fullständiga kopior av allt för din dokumentation eller egna analyser.
Skicka sms
När någon skickar in ett formulär skickas automatiskt ett sms med bekräftelse till personen. Eller så skickar du ett sms till ditt team.
Skapa uppgifter eller ärenden
När någon ber om support via ett formulär skapas automatiskt ett supportärende i ditt ärendesystem. När någon ber om en demo skapas en uppgift åt ditt säljteam.
Ladda upp filer till molnlagring
När någon laddar upp en fil via ditt formulär sparas den automatiskt i Google Drive eller i en annan molnlagringstjänst.
Så ställer du in en webhook (utan att vara teknisk)
Om du inte är utvecklare behöver du inte bygga en webhook från grunden. Använd en automationstjänst utan kod som sköter webhooks åt dig.
Med ett automationsverktyg (det enkla sättet)
Ett automationsverktyg är en tjänst utan kod. Du skriver ingen kod. Du klickar på knappar och ställer in regler.
Steg 1: Skapa en ny automation i automationsverktyget. Välj ditt formulärverktyg som utlösare ("när ett formulär skickas in").
Steg 2: Ge ditt formulärverktyg behörighet. Logga in med dina uppgifter till formulärverktyget.
Steg 3: Välj ditt formulär och vilka svar som ska utlösa automationen (alla svar eller bara vissa utifrån villkor).
Steg 4: Välj åtgärd. Vad ska hända när ett formulär skickas in? "Lägg till en rad i Google Sheets"? "Skicka ett meddelande i teamchatten"? "Skapa en CRM-lead"? De flesta automationsverktyg stöder hundratals åtgärder.
Steg 5: Koppla ihop fälten. Koppla formulärfält till åtgärdens fält (formulärets e-post = e-post i chatten, formulärets meddelande = meddelande i chatten och så vidare).
Steg 6: Testa. Skicka in ett testformulär och kontrollera att åtgärden skedde.
Så ser webhook-data ut
När en webhook skickar data använder den ett standardformat som heter JSON. Du behöver inte förstå JSON för att använda webhooks via ett automationsverktyg, men om du bygger en egen webhook kommer du att se det.
JSON betyder bara att data är ordnade som par: fältnamn = värde. Till exempel: "email" = "jane@example.com", "name" = "Jane Smith", "message" = "Jag är intresserad av priser".
De flesta webhook-tjänster tolkar det här automatiskt åt dig. Du ser bara uppgifterna i ett läsbart format.
Tillförlitlighet och felhantering för webhooks
Vad händer om din webhook misslyckas? Om det mottagande systemet ligger nere när formulärverktyget försöker skicka data?
Bra webhook-system försöker igen. De provar på nytt om första försöket misslyckas. Oftast försöker de några gånger under flera minuter eller timmar. Om alla försök misslyckas loggar de felet så att du kan se vad som hände och försöka igen manuellt.
Därför är det viktigt att testa. Testa din webhook med ett testformulär. Se till att uppgifterna faktiskt kommer fram till målet innan du aktiverar den för riktiga formulärsvar.
Så hanterar WEMASY webhooks
WEMASY stöder webhooks i alla formulär. Du kan ange en egen webhook-adress så skickar WEMASY svarsdata dit automatiskt. WEMASY fungerar också direkt med automationsverktyg, så att du kan ställa in automationer utan att skriva webhook-kod. Ställ in webhooks i dina WEMASY-formulärinställningar eller titta på prissidan för att se vilka integrationer som ingår i din plan.