Ett mejl slutar med "Med vänlig hälsning, David Park, driftchef, med ett fullständigt signaturblock under." Läsaren vet exakt vem som skrev det och hur hen ska följa upp. Ett annat mejl slutar med "Skickat från min telefon" och inget mer. Båda gav samma information. Bara det ena kändes komplett.
Exempel på professionella avslutningsfraser är förebilder för avslut som visar rätt fras, namnformat och signatur för en viss situation. När du studerar exempel slutar du fundera för mycket över de två sista raderna i varje meddelande. Här är praktiska exempel för de situationer du oftast stöter på.
Vad gör ett exempel på avslutningsfras värt att kopiera?
Ett bra exempel har tre delar. Den avslutande raden i texten anger uppmaningen. Avslutningsfrasen matchar tonen. Signaturblocket ger läsaren dina kontaktuppgifter. Kopiera strukturen, inte exakt orden, och anpassa efter din egen röst och relation.
Håll exemplen korta. Själva avslutningsfrasen är en rad. Signaturen är fyra till sex rader. Allt längre konkurrerar med meddelandet om uppmärksamheten.
Exempel på avslutningsfraser för vanliga situationer
Varje exempel nedan visar det avslutande stycket, avslutningsfrasen och signaturen tillsammans så att du ser hur delarna hänger ihop.
1. Formell första kontakt
Avslutande rad: "Jag ser fram emot ditt svar och lämnar gärna ytterligare information."
Avslutningsfras: "Med högaktning,"
Signatur: Fullständigt namn, titel, företagsnamn, telefon, e-postadress på egen domän, webbadress. Det passar ihop med formatet i formellt mejlformat för företag.
2. Uppföljning till kund
Avslutande rad: "Hör gärna av dig senast onsdag om den reviderade tidplanen fungerar för ditt team."
Avslutningsfras: "Vänliga hälsningar,"
Signatur: För- och efternamn, roll, företag, telefon. En egen adress från vad en e-postadress på egen domän är stärker förtroendet.
3. Du ber om en tjänst eller ett godkännande
Avslutande rad: "Tack för att du tar dig tid att granska det här. Ditt godkännande senast fredag hjälper oss att hålla tidplanen."
Avslutningsfras: "Tack," eller "Tack på förhand,"
Signatur: Namn och roll. Håll den ren när meddelandet är kort.
4. Intern teamuppdatering
Avslutande rad: "Ingen åtgärd behövs om du inte ser något problem med siffrorna nedan."
Avslutningsfras: "Hälsningar," eller "Tack,"
Signatur: Förnamn och teamets namn. Fullständiga signaturblock är valfria för snabba interna anteckningar.
5. Svar i kundsupport
Avslutande rad: "Om du har fler frågor kan du svara på det här mejlet så hjälper vi dig."
Avslutningsfras: "Vänliga hälsningar,"
Signatur: Agentens förnamn, supportteamets namn, företag, supportens e-postadress, länk till hjälpcentret.
Så anpassar du exemplen till ditt varumärke
Byt ut exempeluppgifterna mot ditt eget namn, din titel och dina kontaktuppgifter. Använd samma företagsnamn och webbadress som på din webbplats. Enhetlighet mellan webbplatsen och e-postsignaturen skapar igenkänning, vilket tas upp i e-post på egen domän och varumärkesidentitet.
Spara två eller tre versioner i din e-postklient som mallar. En för formell extern post, en för vanlig kundkommunikation och en för interna anteckningar. Då behöver du inte bygga om avslutet varje gång.
För hjälp att välja rätt fras, läs avslutningsfraser i mejl för varje situation. För hela avslutsstrukturen, se hur du avslutar ett företagsmejl.
Vanliga frågor
Vad är ett komplett exempel på professionell avslutning i mejl?
Ett komplett exempel har en avslutande rad, en avslutningsfras, ditt skrivna namn och ett signaturblock med titel och kontaktuppgifter. Med webbplatsbyggaren i WEMASY kan du hålla ditt varumärke enhetligt, så att din signatur matchar din webbplats.
Ska jag ha med min e-postadress i signaturen om den redan står i fältet Från?
Att ha med din e-postadress i signaturen hjälper när ditt meddelande vidarebefordras eller skrivs ut. Använd adressen på din egen domän så att mottagarna alltid ser din professionella kontaktuppgift.
Kan jag använda ett annat exempel på avslut för svar än för nya mejl?
Svar kan ha kortare avslutningsfraser som Tack eller Hälsningar, särskilt i pågående trådar. Nya mejl till externa kontakter vinner på en fullständig avslutningsfras och ett komplett signaturblock.
Vilket avslut fungerar i ett mejl med jobbansökan?
Använd Med högaktning eller Vänliga hälsningar med ditt fullständiga namn, ditt telefonnummer och en länk till din portfolio eller professionella profil. Håll tonen formell hela vägen. Se hur du inleder ett formellt mejl för inledningen.
Hur skapar jag en mall för avslut i min e-postklient?
De flesta e-postklienter låter dig spara en standardsignatur med din avslutningsfras inkluderad. Gör en version för extern post och en kortare för interna svar.
Ska mitt team använda samma exempel på avslut?
Gemensamma standarder för avslut håller varumärkets röst enhetlig. Dokumentera två eller tre godkända format i er interna stilguide tillsammans med exempel på professionella mejl.