Varför faller så många företagsmejl isär på de sista tre raderna? Texten är fullt begriplig. Hälsningen var bra. Sedan rinner meddelandet ut i "Hör av dig" utan någon avslutning alls. Läsaren får gissa vad du egentligen behöver och när.
Att avsluta ett företagsmejl betyder att du avrundar texten med en tydlig uppmaning, väljer en lämplig avslutningsfras och lägger till din signatur. Slutet är din sista chans att leda läsaren mot ett svar. Ett starkt slut kan vara skillnaden mellan ett svar i dag och en veckas tystnad. Så här avslutar du ett företagsmejl på rätt sätt.
Vad hör hemma i slutet av ett företagsmejl?
Slutet på ett företagsmejl har tre delar. Den avslutande raden anger vad du behöver eller vad som händer härnäst. Avslutningsfrasen är ett kort ord eller en kort fras före ditt namn. Signaturen innehåller ditt namn, din roll och dina kontaktuppgifter. Varje del har ett syfte, och om du hoppar över någon försvagas meddelandet.
Tänk på den avslutande raden som en bruksanvisning för läsaren. "Bekräfta gärna din tillgänglighet senast torsdag" går att agera på. "Hör av dig med dina tankar" är vagt. Specifika avslut ger snabbare svar.
Så skriver du en effektiv avslutande rad
Din avslutande rad ska passa syftet med mejlet. Om du ställde en fråga i texten kan du upprepa den eller lägga till en deadline. Om du delade information kan du tala om för läsaren om du behöver en bekräftelse eller om ingen åtgärd krävs.
1. Du ber om svar
Var rak med vad du behöver och när. "Kan du skicka det reviderade avtalet senast fredag vid dagens slut?" ger läsaren en tydlig uppgift och tidsram. Undvik öppna avslut när du har en bestämd deadline.
2. Du delar bara information
När inget svar behövs kan du säga det. "Du behöver inte göra något. Jag ville bara hålla dig informerad." Det sparar läsaren från att undra om hen ska svara.
3. Du bokar eller följer upp
Erbjud ett konkret nästa steg. "Jag kan tisdag eller onsdag eftermiddag för ett samtal. Vilket passar dig bäst?" är lättare att svara på än "Vi borde prata snart." Kombinera det med råden i hur du skriver ett professionellt mejl för hela flödet.
Så väljer du rätt avslutningsfras
Efter den avslutande raden lägger du en avslutningsfras på en egen rad och sedan ditt namn. Vanliga alternativ är Vänliga hälsningar, Med vänlig hälsning, Tack och Med högaktning. Anpassa avslutningsfrasen efter meddelandets ton. Ett formellt förslag slutar med Med vänlig hälsning eller Vänliga hälsningar. En snabb intern uppdatering kan sluta med Tack.
Efter avslutningsfrasen kommer signaturblocket. Ta med ditt fullständiga namn, din titel, företagets namn, ditt telefonnummer och din webbplats. En adress på din egen domän, som du skaffar enligt hur du skaffar e-post på egen domän, hör också hemma i det blocket.
Vill du veta mer om alternativen för avslutningsfraser kan du fortsätta till avslutningsfraser i mejl för varje situation och hur du avslutar ett mejl professionellt.
Vanliga frågor
Ska jag alltid ha med en uppmaning i slutet av ett företagsmejl?
De flesta företagsmejl vinner på en tydlig uppmaning, även en enkel. Tala om för läsaren om du behöver ett svar, ett beslut eller ingen åtgärd alls. Med webbplatsbyggaren i WEMASY kan du hålla ett professionellt varumärke på nätet, och dina mejl bör ha samma tydlighet.
Är Tack en lämplig avslutningsfras till externa kontakter?
Tack fungerar bra när du ber någon göra något eller när hen redan har hjälpt dig. Vid första formella kontakt är Vänliga hälsningar eller Med vänlig hälsning ett säkrare val.
Hur många rader ska min e-postsignatur vara?
Håll signaturen till fyra eller sex rader. Ta med namn, titel, företag, telefon och webbplats. Långa signaturer med citat eller stora bilder tar uppmärksamhet från meddelandet.
Ska jag upprepa min begäran i den avslutande raden?
Att upprepa din huvudbegäran i den avslutande raden hjälper upptagna läsare som skummar. En mening räcker. Tekniken passar bra ihop med det korta skrivsättet i hur du skriver ett tydligt och kortfattat mejl.
Är det oprofessionellt att avsluta ett mejl utan avslutningsfras?
Att avsluta utan avslutningsfras känns abrupt i de flesta affärssammanhang. Ett enda ord som Tack eller Hälsningar tar en sekund och visar att meddelandet är komplett.
Ska min e-postsignatur matcha webbplatsens varumärke?
Din signatur ska ha samma företagsnamn, logotyp och kontaktuppgifter som din webbplats. Enhetlighet mellan kanaler bygger förtroende, vilket tas upp i enhetlig e-post i hela varumärket.