Det sista intrycket är det folk minns. Ett starkt mejl som slutar med ett vagt "Tankar?" och ingen signatur lämnar läsaren osäker och lite irriterad. Ett meddelande som slutar med ett tydligt nästa steg, en prydlig avslutningsfras och en komplett signatur känns färdigt och pålitligt.
Att avsluta ett mejl professionellt betyder att du avrundar texten med syfte, väljer en avslutningsfras som passar tonen och ger en signatur med dina kontaktuppgifter. Det är sista lagret av finish på varje affärsmeddelande du skickar. Så här ser professionella avslut ut i praktiken.
Vad innehåller ett professionellt mejlslut?
Ett professionellt slut har tre delar som samverkar. Det avslutande stycket knyter ihop meddelandet och anger vad du behöver. Avslutningsfrasen är en kort artighetsrad före ditt namn. Signaturen ger läsaren din fullständiga kontaktinformation. Ta bort någon av dem och meddelandet känns ofullständigt.
Professionella avslut respekterar också läsarens tid. De tar inte upp nya ämnen. De lägger inte till onödiga artigheter. De bekräftar syftet och bjuder in till rätt svar.
Så avrundar du texten i ditt mejl
Det sista stycket i texten ska svara på en fråga. Vad ska läsaren göra härnäst? Behöver du ett godkännande, be om det. Har du delat en rapport kan du säga om synpunkter är välkomna. Är meddelandet bara information kan du tala om att inget svar behövs.
1. Avsluta med tack när det passar
Tacka läsaren när hen har gjort något för dig eller när du ber om något. "Tack för att du läste igenom förslaget" är äkta och kort. Överdriv inte med tack i varje stycke. En gång i slutet räcker.
2. Lägg till en deadline när tiden spelar roll
Om din begäran är tidskritisk anger du deadline i den avslutande raden. "Hör av dig senast måndag så att vi kan slutföra beställningen" ger läsaren en anledning att prioritera ditt meddelande.
3. Undvik att ta upp ny information
Det avslutande stycket är inte platsen för ett andra ämne. Om du märker att du har ett annat ämne att ta upp kan du skicka ett separat mejl eller markera det tydligt som en andra punkt. Blandade ämnen i slutet förvirrar läsaren och försenar båda svaren.
Avslutningsfraser och signaturer som ser professionella ut
Välj en avslutningsfras som passar meddelandets formalitet. Vänliga hälsningar och Med vänlig hälsning fungerar i de flesta affärssammanhang. Med högaktning passar formell korrespondens. Tack och Hälsningar fungerar för kända kontakter och interna team.
Din signatur ska innehålla ditt fullständiga namn, din titel, ditt företag, ditt telefonnummer och webbadressen. Använd samma företagsnamn och varumärke som på din webbplats. Enhetlighet mellan kanaler är viktigt, vilket förklaras i varför e-postprofilen är lika viktig som webbplatsens varumärke.
Skicka från en egen adress på din domän, inte från ett privat konto. Avsändarraden är en del av det slut som läsaren ser i förhandsvisningen i inkorgen. Detaljer om uppsättningen finns i privat e-post eller företagsmejl.
För konkreta alternativ på avslutningsfraser, se exempel på professionella avslutningsfraser i mejl. För avslutande rader i sitt sammanhang, läs hur du avslutar ett företagsmejl.
Vanliga frågor
Vilken avslutningsfras är mest professionell i mejl?
Vänliga hälsningar är den mest mångsidiga professionella avslutningen i företagsmejl. Den fungerar för kunder, partner och formella kontakter utan att låta stel. Med webbplatsbyggaren i WEMASY kan du hålla ditt varumärke enhetligt, och din e-post på samma domän bör göra detsamma.
Ska jag skriva mitt namn efter avslutningsfrasen om min signatur redan har det?
Skriv ditt förnamn eller fullständiga namn på raden direkt efter avslutningsfrasen, även om din automatiska signatur upprepar det. Det ger en personlig touch, särskilt i meddelanden mellan två personer.
Är det okej att avsluta ett professionellt mejl med bara mitt namn?
Att hoppa över avslutningsfrasen och gå direkt till namnet känns kärvt i de flesta affärssammanhang. En kort fras som Hälsningar eller Tack före namnet tar en sekund och håller tonen respektfull.
Ska jag ha med länkar till sociala medier i min e-postsignatur?
Ta med en eller två relevanta professionella länkar, som företagets webbplats eller en huvudprofil för verksamheten. För många ikoner och länkar gör signaturen plottrig och tar uppmärksamhet från ditt meddelande.
Hur avslutar jag ett mejl när jag lämnar dåliga nyheter?
Avsluta med en tydlig, empatisk avslutande rad och erbjud en väg framåt. Undvik alltför glada avslutningsfraser som Ha det gött. Vänliga hälsningar eller Med vänlig hälsning håller tonen passande.
Spelar slutet på mejlet lika stor roll som inledningen?
Båda spelar roll, men slutet avgör om läsaren agerar. Ett tydligt avslut med rätt avslutningsfras ger svar. Läs avslutningsfraser i mejl för varje situation för att anpassa avslutet efter sammanhanget.