Du frågar tre kollegor hur ett kundprojekt ligger till. En pekar på ett kalkylblad. En annan tittar i en chattråd från i tisdags. Den tredje säger att briefen finns någonstans i mejlen. Samma projekt, tre olika svar, och ingen av dem känner sig säker.
Den spridda känslan är det som program för hantering av arbetsflöden är byggda för att lösa. De ger ditt team en gemensam bild av hur arbetet rör sig från start till mål. Om du redan vet vad ett arbetsflöde är visar det här kapitlet programsidan av att få de flödena att hålla. Så här fungerar det.
Vad är program för hantering av arbetsflöden?
Program för hantering av arbetsflöden är ett digitalt verktyg som hjälper dig att utforma, köra och följa arbetsflöden i företaget. Det gör de steg som ditt team redan följer till en synlig väg som alla kan se och följa.
I stället för att arbetet finns i folks huvuden eller ligger utspritt i meddelanden håller programmet i processen. Uppgifter tilldelas. Deadlines följs. Statusuppdateringar sker på ett ställe i stället för i fem olika appar.
För ett litet företag betyder det oftast färre uppföljande meddelanden och färre uppgifter som faller mellan stolarna. Målet är inte komplexitet. Målet är tydlighet.
Varför är program för hantering av arbetsflöden viktiga?
När arbetet bara finns i samtal ställer du samma frågor varje vecka. Vem tar hand om det här? Har någon godkänt det? Väntar vi fortfarande på kunden?
Arbetsflödesprogram tar bort gissandet. Du öppnar en enda vy och ser var varje pågående uppdrag befinner sig. Chefer lägger mindre tid på att jaga uppdateringar. Medarbetare lägger mindre tid på att förklara sådant de redan är klara med.
Det gör också överlämningarna smidigare. När en person är klar med ett steg får nästa person en avisering. Inget blir liggande för att någon glömde skicka det vidare. Den jämna takten gör ett upptaget team till ett pålitligt team.
Vilka funktioner bör du leta efter?
Alla verktyg erbjuder inte samma saker. Här är de funktioner som betyder mest för små team som utforskar program för arbetsflöden i företag för första gången.
1. Visuell byggare för arbetsflöden
Du bör kunna kartlägga steg utan tekniska kunskaper. Med en dra-och-släpp-byggare definierar du vad som händer först, vad som händer sedan och vem som äger varje skede.
2. Uppgiftstilldelning och uppföljning
Varje steg behöver en tydlig ansvarig och ett förfallodatum. Bra program visar försenade punkter och skickar påminnelser så att arbetet inte stannar i tysthet.
3. Synlig status
Alla inblandade bör se samma bild av framstegen. Den gemensamma bilden minskar antalet statusmöten och snabba meddelanden som avbryter koncentrerat arbete.
4. Aviseringar och larm
Programmet bör knuffa rätt person vid rätt tidpunkt. Det kan vara en påminnelse före en deadline eller ett larm när något behöver godkännas.
Hur skiljer sig arbetsflödesprogram från automatisering?
Program för hantering av arbetsflöden organiserar och följer arbete. Automatisering av arbetsflöden går längre och tar hand om upprepade steg utan mänsklig insats. Många team använder båda tillsammans.
Du kan hantera ett flöde för godkännande av fakturor i arbetsflödesprogram medan automatisering skickar filen till rätt granskare utifrån beloppet. Det ena verktyget håller processen synlig. Det andra tar bort manuella steg inuti processen.
När dina arbetsflöden innebär många filer som går mellan personer är nästa steg att lära dig om automatisering av dokumentflöden. Det kapitlet tar upp den filtunga sidan av samma problem.
Program för hantering av arbetsflöden gör spridda vanor till något hela ditt team kan följa. Börja med att kartlägga en process som du upprepar varje vecka, till exempel introduktion av kunder eller granskning av innehåll. När det flödet fungerar smidigt lägger du till fler.
Vill du ha praktiska råd om uppsättningen innan du väljer verktyg kan du läsa vårt blogginlägg om varför det är viktigt att sätta upp arbetsflöden. Det går igenom de första stegen utan att förutsätta att du har ett stort team eller en stor budget.
Vanliga frågor
Är program för hantering av arbetsflöden bara för stora företag?
Små team har lika stor nytta eftersom de känner varje missad överlämning. Program för hantering av arbetsflöden ger ett team på fem samma överblick som ett större företag får av särskild driftpersonal. Med webbplatsbyggaren i WEMASY kan du koppla kundvända formulär och sidor till arbetet som sker bakom kulisserna.
Kan jag använda arbetsflödesprogram utan att byta ut mina nuvarande verktyg?
De flesta team börjar med att flytta en process till arbetsflödesprogram och behåller mejl och kalkylblad för allt annat. Nyckeln är att välja ett återkommande flöde där spridda uppdateringar skapar mest besvär. Bygg ut gradvis när teamet litar på den nya vyn.
Hur lång tid tar det att sätta upp ett första arbetsflöde?
Ett enkelt flöde i tre steg kan kartläggas på en eftermiddag om du redan kan stegen. Tiden du lägger betalar sig när du slutar förklara samma process om och om igen varje vecka. Börja smått, testa med ett projekt och förfina innan du inför det i hela teamet.
Vad är skillnaden mellan en projekttavla och arbetsflödesprogram?
En projekttavla följer uppgifterna för ett uppdrag. Arbetsflödesprogram definierar hur varje uppdrag av den typen ska röra sig från start till mål. Vårt kapitel om typer av arbetsflöden i företag förklarar hur olika flödesmönster passar olika sorters arbete.
Hanterar program för arbetsflöden godkännanden av dokument?
Många verktyg har enkla godkännandesteg, men filtunga processer behöver ofta särskild automatisering av dokumentflöden. Den lösningen skickar avtal, fakturor och formulär genom granskningssteg med automatiska påminnelser. Läs vårt kapitel om automatisering av dokumentflöden när filerna är den största flaskhalsen.
Hur vet jag om mitt team är redo för arbetsflödesprogram?
Om du ställer samma statusfrågor mer än två gånger i veckan är ni redo. Övergången fungerar bäst när alla först är överens om stegen, även om de just nu finns på gula lappar. Kartlägg flödet på papper och flytta det sedan till programmet när ordningen känns rätt.