Du lägger ut en tjänst på tisdagen. På fredagen har du åtta cv:n i inkorgen, tre som ligger i en mapp du glömt bort och en kandidat som aldrig fick något svar. Du driver ingen stor HR-avdelning. Du är en företagare som försöker anställa en person utan att processen äter upp hela veckan.
Ett HR-arbetsflöde är en återkommande serie steg för hur ditt företag hanterar personalfrågor. Det täcker rekrytering, introduktion, ledighet, utvecklingssamtal och överlämningarna mellan dem. När stegen finns i ditt huvud eller ligger utspridda i mejlen växer små misstag snabbt. Här ser du hur ett HR-arbetsflöde faktiskt ser ut för ett litet team och varför det är värt att bygga ett.
Vad är ett HR-arbetsflöde?
Ett HR-arbetsflöde är en tydlig process för att hantera personalfrågor från början till slut. Varje steg har en ansvarig, en åtgärd och ett resultat. I stället för att gissa vad som händer när någon har tackat ja till ett jobberbjudande följer alla samma väg.
För ett litet företag behöver ett HR-arbetsflöde inte vara krångligt. Ett enkelt arbetsflöde för introduktion av nyanställda kan bestå av att skicka ett välkomstmejl, samla in skatteuppgifter, ordna e-poståtkomst, boka ett uppföljningssamtal under första veckan och utse en kollega som handledare. Fem steg, nedskrivna en gång och följda varje gång.
HR-arbetsflöden finns oavsett om du dokumenterar dem eller inte. När du anställer utan en process har du ändå ett arbetsflöde. Det är bara ojämnt, stressigt och svårt att lämna över när du har mycket att göra eller är borta. Genom att skriva ner det blir spridda vanor något hela teamet kan lita på.
Varför behöver småföretag HR-arbetsflöden?
När du har färre än tio anställda väger varje nyanställning och varje avslut tyngre. Det finns ingen HR-chef som fångar upp missade papper eller bortglömda uppföljningar. Ett överhoppat steg kan betyda ett försenat startdatum, en lucka i regelefterlevnaden eller en nyanställd som känner sig vilsen första dagen.
Tydliga HR-arbetsflöden sparar tid på sådant du gör för varje person som börjar eller slutar. Du slipper bygga om checklistan för introduktion från noll varje gång. Du vet när du ska skicka listan över utrustning, när någon ska läggas in i löneadministrationen och vem som godkänner sista steget.
De skyddar också upplevelsen som nya medarbetare förväntar sig. En bra intervju följd av en kaotisk första vecka ger ett splittrat intryck. En strukturerad process visar att du driver en professionell verksamhet, även med ett litet team.
Vanliga HR-arbetsflöden att börja med
Du behöver inte kartlägga alla HR-uppgifter första dagen. De flesta småföretag har nytta av att börja med tre grundläggande arbetsflöden och bygga vidare därifrån.
1. Rekrytering
Det här arbetsflödet omfattar att lägga ut en tjänst, gå igenom ansökningar, boka intervjuer, skicka erbjudanden och ge besked till de kandidater du inte valde. Ett tydligt rekryteringsflöde gör att starka sökande inte försvinner medan du jonglerar kunduppdrag.
2. Introduktion av nyanställda
Ditt arbetsflöde för introduktion börjar när någon tackar ja till ett erbjudande och slutar när personen är helt på plats och produktiv. Det omfattar oftast papper, behörighet till verktyg, utbildning och en första presentation av teamet under första veckan. För småföretag är det ofta det arbetsflöde som gör mest nytta, eftersom en bra första vecka sätter tonen i månader.
3. Ledighet och vanliga förfrågningar
Ledighetsansökningar, schemaändringar och utlägg följer alla ett mönster. Ett enkelt arbetsflöde bestämmer vem som skickar in förfrågan, vem som godkänner den och hur teamet får veta. Även ett företag med två personer har nytta av att veta hur ledighet hanteras innan någon bokar en semester.
När de här tre är på plats kan du lägga till arbetsflöden för medarbetarsamtal, avslut av anställning och utbildningsförfrågningar. Målet är en handfull tydliga vägar som hindrar personalfrågor från att bli dagliga brandkårsutryckningar.
HR-arbetsflöden går hand i hand med exempel på automatiserade arbetsflöden som visar hur upprepade steg som påminnelsemejl och vidarebefordran av formulär kan sköta sig själva. Nästa kapitel i den här modulen handlar om automatisering av arbetsflöden i vården för kliniker och friskvårdsverksamheter. Vill du ha en bredare start kan du läsa vår blogg om varför det är viktigt att sätta upp arbetsflöden.
Vanliga frågor
Behöver jag en egen HR-person för att skapa HR-arbetsflöden?
De flesta småföretag bygger sina första HR-arbetsflöden utan att anställa någon för HR. Ägaren eller kontorsansvarig kartlägger stegen utifrån det som redan sker och skriver ner dem i ett gemensamt dokument. Du kan förfina processen när du växer och senare lägga till verktyg för HR-automatisering när det manuella arbetet börjar fallera.
Vilka dokument hör hemma i ett arbetsflöde för introduktion av nyanställda?
Ett typiskt arbetsflöde för introduktion omfattar skatteuppgifter, bankuppgifter för lönen, ett anställningsavtal, kontaktuppgifter till anhöriga och eventuellt utbildningsmaterial för rollen. Exakt lista beror på var du verkar och vilken typ av företag du driver. Det viktiga är att samla in samma saker i samma ordning för varje nyanställd så att inget missas.
Kan HR-automatisering hjälpa ett företag med färre än tio anställda?
Små team har ofta störst nytta av HR-automatisering, eftersom ett missat steg får stor effekt. När välkomstmejl, påminnelser om formulär och godkännanden skickas automatiskt slipper ägaren jaga papper. Redan enkla utlösare, som att skicka en checklista när en kandidat tackar ja, sparar flera timmar manuell uppföljning varje månad.
Hur kan min webbplats stödja rekrytering och introduktion?
En karriärsida med ett strukturerat ansökningsformulär är ofta första steget i ett rekryteringsflöde. Med WEMASY bygger du sidan i webbplatsbyggaren och kopplar formulärsvaren till din granskningsprocess. Nya förfrågningar hamnar på ett ställe i stället för att ligga utspridda i mejltrådar.
Hur bör ett litet företag hantera ledighetsansökningar utan särskilt HR-program?
Börja med en enkel regel: ett formulär eller en mejlmall, en person som godkänner och en gemensam kalender som uppdateras. Skriv ner vem som täcker arbetet medan någon är borta. Det här enkla arbetsflödet fungerar i åratal innan du behöver ett särskilt program. Kapitlet om typer av arbetsflöden i företag förklarar vilket mönster som passar godkännandekedjor som ledighetsansökningar.
När är det dags att flytta HR-arbetsflöden från kalkylblad?
Kalkylblad fungerar tills flera personer behöver tillgång i realtid eller steg börjar falla mellan stolarna. Om du anställer fler än några personer per år eller om introduktionen känns kaotisk varje gång är det värt att gå över till ett system med gemensam överblick. Kapitlet om automatisering av arbetsflöden förklarar hur du snabbar upp de upprepade delarna när dina steg väl är definierade.