Ett team följer en checklista varje gång en ny kund skriver på. Ett annat team improviserar varje gång och hoppas att inget faller mellan stolarna. Sex månader senare har det första teamet tagit emot fyrtio kunder utan ett enda missat steg. Det andra teamet rättar fortfarande fel från första veckan. Det gapet är det som automatisering av affärsprocesser är till för att stänga.
Automatisering av affärsprocesser är att använda teknik för att köra återkommande affärsprocesser med minimalt manuellt arbete. Det går längre än att automatisera ett enda mejl eller en påminnelse. Det kopplar ihop flera steg, personer och system till en process som går till på samma sätt varje gång. Här ser du hur det fungerar och varför det är viktigt för ditt varumärke.
Vad är automatisering av affärsprocesser?
Automatisering av affärsprocesser, ofta kortat till processautomatisering, innebär att du använder programvara för att sköta stegen i en affärsprocess från början till slut. En affärsprocess är varje återkommande följd som ditt företag förlitar sig på: att introducera en ny medarbetare, hantera en retur, leverera en order eller godkänna en budgetförfrågan.
Där automatisering av arbetsflöden kan hantera en sammanhängande serie steg tittar automatisering av affärsprocesser på helheten. Den kartlägger hur arbetet rör sig mellan avdelningar, vilka godkännanden som behövs och vilka data som måste föras vidare från ett skede till nästa. Resultatet är en process som går jämnt utan att någon samordnar varje överlämning för hand.
Varför är automatisering av affärsprocesser viktigt?
Tillväxt avslöjar processproblem snabbt. Det som fungerade med tre personer fallerar vid tio. Uppgifter dubbleras, godkännanden fastnar i inkorgar och ingen vet vilken version av ett dokument som gäller. Affärsautomatisering ger dig en enda tillförlitlig väg som växer med ditt team.
Den skapar också ett spår av vad som hänt och när. Varje steg lämnar ett avtryck: vem som godkände vad, när en uppgift blev klar och var en förfrågan fastnade. Den överblicken hjälper dig att hitta flaskhalsar och åtgärda dem innan de kostar dig kunder eller intäkter.
Hur skiljer sig automatisering av affärsprocesser från automatisering av arbetsflöden?
De två begreppen överlappar, men de har olika omfång. Automatisering av arbetsflöden hanterar vanligen en definierad följd steg inom ett område av verksamheten. Automatisering av affärsprocesser omfattar processer från början till slut som kan korsa team, verktyg och godkännandenivåer.
Tänk så här. Att automatisera ett uppföljningsmejl efter ett formulärsvar är automatisering av arbetsflöden. Att automatisera hela introduktionen av en kund, från avtalsunderskrift via kontoinställning till första uppföljning, är automatisering av affärsprocesser. Det andra exemplet har fler steg, fler personer och fler beslutspunkter.
1. Omfång och komplexitet
Automatisering av affärsprocesser hanterar processer som spänner över flera funktioner. En rekrytering kan beröra HR, IT och den som anställer. Varje funktion har sina egna steg, men processautomatiseringen binder ihop dem till ett flöde.
2. Verktyg och uppsättning
Program för automatisering av affärsprocesser är byggda för att kartlägga, köra och övervaka komplexa processer. De har ofta visuella processbyggare, dirigering av godkännanden och rapporteringspaneler. Enklare automatiseringar av arbetsflöden kan finnas inuti enskilda verktyg som du redan använder.
3. Styrning och regelefterlevnad
När en process måste följa särskilda regler ser automatisering av affärsprocesser till att de följs. Obligatoriska godkännanden kan inte hoppas över. Granskningsloggar visar exakt vem som gjorde vad. Den kontrollnivån är viktig för ekonomi, HR och alla områden där jämnhet inte är valfri.
När du förstår automatisering av affärsprocesser är du redo att se den i praktiken. Nästa kapitel går igenom verkliga exempel på automatiserade arbetsflöden som du kan anpassa för din egen verksamhet. Vill du gå djupare in på varför strukturerade processer är viktiga innan du automatiserar dem kan du läsa vår blogg om varför det är viktigt att sätta upp arbetsflöden.
Vanliga frågor
Vilka affärsprocesser bör jag automatisera först?
Börja med processer som sker i stor volym, är felbenägna och följer tydliga regler. Godkännande av fakturor, introduktion av nyanställda och dirigering av kundsupport är vanliga startpunkter som tas upp i kapitlet med exempel på automatiserade arbetsflöden. Välj den process som kostar ditt team mest tid och kartlägg den på papper innan du rör något program.
Behöver jag program för automatisering av affärsprocesser från dag ett?
Inte alltid. Små team kan automatisera enkla processer med inbyggda funktioner i verktyg de redan använder. När processerna blir mer komplexa eller spänner över flera team blir särskilda program för hantering av arbetsflöden värda investeringen.
Kan automatisering av affärsprocesser fungera med min webbplats och mina onlineformulär?
Många automatiserade processer börjar med kundens handlingar på din webbplats. Ett formulärsvar, en bokning eller ett köp kan utlösa första steget i en större process. Med WEMASY bygger du formulär och sidor i webbplatsbyggaren och kopplar svaren till automatiska uppföljningssteg.
Kommer automatisering av en process att ta bort jobb i mitt team?
Automatisering av affärsprocesser tar bort upprepat samordningsarbete, inte de människor som tänker och bygger relationer. Ditt team lägger mindre tid på att jaga godkännanden och kopiera data, och mer tid på arbete som kräver omdöme och personlig uppmärksamhet.
Hur lång tid tar det att automatisera en affärsprocess?
En enkel process i tre steg kan automatiseras på en eftermiddag när du har kartlagt stegen tydligt. Komplexa processer mellan flera avdelningar tar längre tid, eftersom fler personer är inblandade och mer behöver testas. Kartläggningen tar oftast mer tid än den tekniska uppsättningen.
Vad händer när en automatiserad process stöter på ett undantag?
Väldesignad processautomatisering har reservvägar för situationer som inte passar standardreglerna. Systemet kan skicka ärendet till en mänsklig granskare, skicka ett larm eller pausa flödet tills någon fattar ett beslut. Om du planerar för undantag redan vid uppsättningen undviker du att automatiseringen skapar nya problem.