Du gör samma sak varje måndagsmorgon. Öppnar kalkylbladet, kopierar siffrorna och skickar samma tre uppföljningsmeddelanden. När du är klar har en timme gått och det riktiga arbetet har ännu inte börjat. Det mönstret känner nästan alla småföretagare igen, och det är precis den sortens arbete som automatisering av arbetsflöden är gjord för.
Automatisering av arbetsflöden innebär att du sätter upp regler så att rutinsteg sker av sig självt. I stället för att göra samma sak för hand varje gång bestämmer du vad som ska hända och låter systemet utföra det. Här får du en enkel förklaring och ser varför det är viktigt för din verksamhet.
Vad är automatisering av arbetsflöden?
Automatisering av arbetsflöden är ett sätt att köra en serie steg utan manuellt arbete varje gång. Du kartlägger ett arbetsflöde, den ordnade väg som arbetet tar från start till mål, och lägger sedan till utlösare och regler som för det framåt automatiskt.
En utlösare är händelsen som startar processen. Ett nytt formulärsvar, en betald faktura eller en godkänd förfrågan kan alla vara utlösare. När den väl har utlösts följer automatiseringen dina regler: skickar ett bekräftelsemejl, tilldelar en uppgift, uppdaterar en post eller meddelar rätt person. Arbetet följer fortfarande en tydlig väg, men ingen behöver komma ihåg varje steg.
Varför är automatisering av arbetsflöden viktigt?
Manuellt arbete tar snabbt mycket tid. Varje gång någon kopierar data mellan system, skickar ett påminnelsemejl eller kontrollerar om ett steg är klart förlorar du tid och öppnar för fel. Automatisering tar bort det slitaget för uppgifter som följer samma mönster varje gång.
Det gör också din verksamhet jämnare. När en process körs på samma sätt för varje kund eller varje projekt håller kvaliteten sig stabil även när teamet har mycket att göra. Nyanställda kan följa samma automatiska väg i stället för att lära sig dussintals informella vanor. Den jämnheten är svår att behålla när allt hänger på minnet och gula lappar.
Vilka uppgifter kan du automatisera?
Alla uppgifter passar inte. Automatisering fungerar bäst för arbete som är återkommande, följer tydliga regler och sker ofta. Tänk på dokumentflöden, statusuppdateringar, påminnelser om tider och datainmatning mellan sammankopplade system.
Uppgifter som kräver omdöme, kreativitet eller ett personligt samtal förblir oftast manuella. Målet är inte att ta bort människor från din verksamhet. Målet är att befria dem från de upprepade stegen så att de kan lägga tid på det bara de kan göra.
1. Kommunikation och aviseringar
Bekräftelsemejl, uppföljande påminnelser och interna larm är några av de enklaste ställena att börja på. När en kund bokar en tjänst eller skickar in ett formulär går ett automatiskt meddelande ut direkt, utan att någon öppnar inkorgen.
2. Dokument och godkännanden
Automatisering av dokumentflöden skickar filer genom granskning och godkännande enligt ett fast schema. Ett avtal går till rätt granskare, en påminnelse skickas om inget har hänt inom två dagar och filen hamnar i rätt mapp när den är godkänd. Du slipper jaga folk för underskrifter.
3. Överlämning av data mellan steg
När ett steg ger information som nästa steg behöver kan automatisering föra den vidare direkt. En ny kontakt från formuläret på din webbplats kan skapa en uppgift, uppdatera ett kalkylblad och meddela din säljkontakt i en enda smidig följd.
När du förstår automatisering av arbetsflöden är nästa steg att lära dig hur det hänger ihop med automatisering av affärsprocesser, som omfattar bredare processer i hela företaget. Vill du ha mer bakgrund om varför strukturerade arbetsflöden är viktiga innan du automatiserar dem kan du läsa vår blogg om varför det är viktigt att sätta upp arbetsflöden.
Vanliga frågor
Är automatisering av arbetsflöden bara för stora företag?
Småföretag har ofta störst nytta, eftersom varje sparad timme påverkar både intäkter och stressnivå direkt. En ensam konsult som automatiserar introduktionen av kunder sparar tid i varje nytt projekt. Ett team på fem som automatiserar fakturapåminnelser slutar förlora betalningar på grund av bortglömda uppföljningar.
Behöver jag särskilda program för att automatisera ett arbetsflöde?
Du behöver ett system som kan definiera utlösare, regler och åtgärder på ett ställe. Vissa företag börjar med enkla inbyggda automatiseringar i verktyg de redan använder. När processerna blir mer komplexa ger särskilda program för hantering av arbetsflöden dig mer kontroll över flöden med många steg.
Kan jag automatisera arbetsflöden som är kopplade till min webbplats?
Många vanliga automatiseringar startar med aktivitet på webbplatsen, som formulärsvar, bokningar eller köp. Med WEMASY bygger du din webbplats i webbplatsbyggaren och kopplar formulärsvar till uppföljningsmejl, uppgifter eller interna aviseringar utan att skriva kod.
Vad är skillnaden mellan ett arbetsflöde och automatisering av arbetsflöden?
Ett arbetsflöde är den planerade följden av steg som arbetet går igenom. Automatisering av arbetsflöden är det som händer när tekniken kör de stegen utan manuellt arbete varje gång. Du kan ha ett arbetsflöde utan automatisering, men automatisering bygger alltid på ett definierat arbetsflöde.
Hur vet jag vilket arbetsflöde jag ska automatisera först?
Börja med den uppgift som ditt team klagar mest på. Leta efter arbete som är frekvent, upprepat och följer samma regler varje gång. När du automatiserar en jobbig process bygger du självförtroende och visar teamet vad som är möjligt innan ni tar er an större flöden.
Kan automatisering hantera uppgifter som delar sig i olika vägar?
Ja, villkorslogik är en vanlig del av automatisering. Om svaret i ett formulär är ja går flödet åt ett håll. Om svaret är nej går det åt ett annat. De här förgrenade vägarna kallas villkorsstyrda arbetsflöden och fungerar bra när din process har tydliga om-så-regler.