Fyra personer rör vid samma faktura innan den blir betald. Var och en lägger till ett steg, skickar ett mejl och väntar på svar. Det som borde ta två dagar drar ut på två veckor. Du har känt av den här sortens släpande förut, även om din flaskhals var en annan process. Den goda nyheten är att de flesta långsamma, manuella vägar har en snabbare automatiserad version.
Exempel på automatiserade arbetsflöden hjälper dig att se vad som är möjligt innan du bygger något själv. I stället för abstrakta definitioner får du konkreta flöden som du kan föreställa dig i din egen verksamhet. Här är fem vanliga exempel och hur vart och ett sparar tid.
Hur ser exempel på automatiserade arbetsflöden ut i praktiken?
Alla automatiserade arbetsflöden har samma grundform. Något utlöser flödet, en serie steg körs och processen slutar med ett tydligt resultat. Exemplen nedan visar hur det mönstret ser ut i olika delar av en verksamhet.
Det här är inga exotiska lösningar som bara stora företag har. Småföretag använder versioner av alla fem varje dag. Skillnaden är om stegen görs för hand eller följer regler som du ställer in en gång.
Fem exempel på automatiserade arbetsflöden för småföretag
1. Introduktion av nya kunder
En kund skriver på ett avtal och introduktionsflödet startar. Systemet skickar ett välkomstmejl med nästa steg, skapar en projektmapp, tilldelar uppstartsuppgifter till ditt team och schemalägger en påminnelse om uppstartsmöte tre dagar senare. Ingen kopierar kunduppgifter mellan kalkylblad eller glömmer att skicka välkomstpaketet.
Det här är ett klassiskt exempel på automatisering av affärsprocesser eftersom det kopplar ihop flera steg mellan försäljning och leverans. Varje ny kund får samma upplevelse oavsett hur mycket ditt team har att göra den veckan.
2. Godkännande och betalning av fakturor
En faktura skickas in och går till chefen för godkännande. Om den godkänns går den vidare till ekonomi för att planera betalningen. Om den avslås får den som skickade in den ett meddelande med orsaken. En påminnelse skickas automatiskt om inget händer inom 48 timmar.
Det här flödet ersätter de mejlväxlingar som fördröjer betalningar. Automatisering av dokumentflöden sköter dirigeringen så att rätt person alltid ser rätt fil vid rätt tid.
3. Från webbformulär till säljuppföljning
En besökare fyller i ett kontaktformulär på din webbplats. Inom några sekunder får personen ett bekräftelsemejl. Din säljkontakt får en avisering med uppgifterna om kontakten. En uppföljningsuppgift skapas med förfallodatum nästa arbetsdag.
Det här är ett av de enklaste exemplen och ett av de mest effektiva. Snabbhet spelar roll i försäljning, och ett omedelbart svar slår ett svar som kommer två dagar senare för att någon glömde att kolla inkorgen.
4. Ledighetsansökan
En anställd skickar in en ledighetsansökan via ett internt formulär. Systemet kontrollerar återstående saldo, skickar ansökan till chefen och uppdaterar teamets kalender om den godkänns. HR får ett underlag för lönen utan att någon vidarebefordrar mejl.
5. Dirigering av supportärenden
Ett supportärende kommer in och kategoriseras utifrån ämnet som valts i formuläret. Frågor om fakturering går till ekonomi. Tekniska problem går till din supportansvarige. Brådskande ärenden utlöser ett omedelbart larm till jouren. Kunderna når rätt person snabbare utan manuell vidarebefordran.
Så väljer du rätt exempel för din verksamhet
Titta på var ditt team förlorar mest tid på upprepad samordning. Om nya kunder faller mellan stolarna, börja med introduktionen. Om betalningar fastnar, börja med godkännande av fakturor. Om kontakter kallnar, börja med uppföljning av formulär. Varje exempel började som ett manuellt arbetsflöde som kartlades steg för steg innan någon automatisering lades till.
De här exemplen täcker kärnidéerna bakom automatisering av arbetsflöden. Nästa modul går igenom verktygen som hjälper dig att bygga och hantera sådana flöden i större skala. Vill du ha mer bakgrund om hur du sätter upp arbetsflöden innan du automatiserar dem kan du läsa vår blogg om varför det är viktigt att sätta upp arbetsflöden.
Vanliga frågor
Vilket exempel på automatisering är enklast att börja med?
Uppföljning av webbformulär är oftast den enklaste startpunkten. Du har redan utlösaren (ett formulärsvar) och åtgärderna (skicka en bekräftelse, meddela ditt team) är enkla. De flesta företag ser resultat redan under första veckan.
Kan jag kombinera flera exempel på automatisering i ett flöde?
Ja, och så utvecklas automatisering av affärsprocesser naturligt. Ett introduktionsflöde för nya kunder kan innehålla en utlösare från ett formulärsvar, ett godkännandesteg för dokument och en schemalagd påminnelse. Börja med ett exempel och koppla på fler när dina behov växer.
Behöver jag en utvecklare för att bygga de här automatiserade arbetsflödena?
De flesta vanliga exemplen kan sättas upp utan kod. Visuella verktyg för arbetsflöden och inbyggda automatiseringsfunktioner klarar de flesta behov i småföretag. Med WEMASY skapar du webbformulären som utlöser flödena i webbplatsbyggaren och kopplar dem till automatiska uppföljningssteg.
Hur mäter jag om ett automatiserat arbetsflöde fungerar?
Följ de mått som är viktiga för varje flöde. För introduktion kan du mäta tiden från avtalsunderskrift till uppstart. För godkännande av fakturor kan du mäta genomsnittligt antal dagar till betalning. Jämför siffrorna före och efter automatiseringen för att se den verkliga effekten.
Vad gör jag om min affärsprocess inte liknar något av exemplen?
De här fem mönstren täcker de vanligaste formerna, men din process kan kombinera delar från flera. Kartlägg stegen på papper först, identifiera utlösaren och resultatet och leta efter det exempel som ligger närmast ditt flöde. De flesta egna automatiseringar är varianter av något av de här mönstren.
Kan automatiserade arbetsflöden hantera olika vägar beroende på kundtyp?
Villkorsstyrd förgrening gör att ett arbetsflöde kan delas upp i olika vägar. En grossistkund kan utlösa en annan introduktionsföljd än en privatkund. De här förgrenade flödena är en sorts villkorsstyrt arbetsflöde och fungerar bra när dina regler är tydliga.