Hur många telefonsamtal hanterar din reception bara för att hitta en ledig tid? Vad händer när linjen är upptagen och en patient ger upp? Och kunden som behöver en kvällstid men bara kommer på att ringa under lunchrusningen?
Onlinebokning av tider svarar på de luckorna. Kunderna tittar på lediga tider på din webbplats, väljer en som passar och får bekräftelse automatiskt. Oavsett om du driver en vårdmottagning eller ett tjänsteföretag följer installationen samma grundsteg. Så här ställer du in ett bokningssystem för läkare, terapeuter, konsulter och liknande tidsbaserat arbete.
Vad onlinebokning av tider kräver
Varje bokningsuppsättning behöver tre lager: tjänster, utförare och tillgänglighet. Tjänsterna definierar vad som kan bokas och hur länge varje besök varar. Utförarna är de personer eller rum som tjänsterna knyts till. Tillgänglighetsreglerna styr när varje utförare tar emot bokningar.
Utan att alla tre är i linje får du trasiga flöden. En tjänst på 30 minuter i en kalender med tider på 15 minuter skapar luckor. En utförare som är markerad som tillgänglig de dagar hen inte arbetar leder till manuella avbokningar.
För bakgrund om hur tider skiljer sig från andra typer av reservationer kan du läsa vad är tidsbokning och skillnaden mellan reservationer och tider.
Så sätter du upp onlinebokning av tider steg för steg
Steg ett: lista dina tidstyper. Nybesök, återbesök, konsultation och behandling får var sin längd och buffert. Buffert mellan tider ger personalen utrymme att ställa i ordning rum och uppdatera journaler.
Steg två: tilldela utförare. Koppla varje tjänst till de medarbetare som utför den. Enmansmottagningar har en utförare. Gruppmottagningar kan låta patienter välja läkare eller tilldela automatiskt utifrån tillgänglighet.
Steg tre: ange arbetstider och undantag. Definiera standardtimmar per vecka och lägg sedan till helgdagar, semesterblock och lunchraster. Blockerad tid bör försvinna från den publika kalendern direkt.
Steg fyra: konfigurera bokningsregler. Bestäm hur långt i förväg kunder kan boka, om bokning samma dag är tillåten och om du kräver anmälningsformulär före bekräftelse. Håll första bokningen enkel och samla in detaljerade uppgifter efter att tiden är reserverad.
Steg fem: koppla din webbplats. Lägg till en bokningssida eller widget så att kunderna når ditt schema från din egen domän. Kapitlen om att skapa en bokningssida och att lägga till en bokningskalender behandlar webbplatssidan.
Bokning av tider i reglerade och kliniska miljöer
Medicinska verksamheter och verksamheter inom välmående har extra krav. Anmälningsformulär kan behöva fält för sjukdomshistorik. Bekräftelsemeddelanden bör innehålla förberedelseinstruktioner. Integritetspolicyn måste förklara hur patientdata lagras.
Håll skyddade hälsouppgifter utanför vanliga bekräftelsemejl när det är möjligt. Skicka allmänna uppgifter om tiden via e-post och samla in känsliga uppgifter via en säker anmälningsportal som länkas från bekräftelsen.
Lär receptionspersonalen att använda samma system för telefonbokningar. Ett schema som delas mellan papper och programvara är där dubbelbokningar börjar. Varje kanal ska skriva till en kalender.
Följ andelen uteblivna besök efter din första månad online. Om den är hög bör du skärpa bekräftelseinställningarna och sätta upp påminnelser. Modulen om tidsbokning längre fram i boken går igenom påminnelser på djupet.
När schemaläggningen är konfigurerad kan du rikta uppmärksamheten mot vad kunderna får efter att de har bokat. Nästa kapitel om så skapar du ett bokningsbekräftelsemejl inleder det kommunikationslagret.
Vanliga frågor
Kan patienter boka online utan att välja en specifik utförare?
Många system erbjuder ett alternativ för ”nästa lediga” som tilldelar den första lediga utföraren med rätt kompetens för tjänsten. Det fungerar bra för akutmottagning och allmänna konsultationer. Specialistvård kräver ofta att utföraren väljs uttryckligen.
Ska nya patienter och återkommande patienter se olika bokningsflöden?
Separata flöden minskar friktionen. Återkommande patienter hoppar över anmälningsfält som du redan har sparade. Nya patienter fyller i ett längre formulär eller får en länk till anmälan före besöket efter bokning. Kapitlet om anmälningsformulär för kunder beskriver formulärdesign för nya kunder.
Hur sätter jag upp onlinebokning på min mottagnings webbplats?
Lägg till en bokningssida kopplad till ditt bokningssystem och länka den från din huvudmeny. Med WEMASY kan du publicera bokningssidor via webbplatsbyggare bredvid ditt befintliga innehåll om mottagningen.
Vilken framförhållning bör jag kräva för onlinebokningar?
Bokning samma dag passar tjänster som tar emot drop-in-kunder. Medicinska mottagningar kräver ofta 24 timmar så att personalen kan förbereda journaler. Operationer eller labbtider kan kräva 48 till 72 timmar. Anpassa framförhållningen efter ditt förberedelsebehov.
Kan jag begränsa onlinebokning till vissa försäkringstyper eller kundkategorier?
Vissa system stödjer behörighetsfrågor i början av flödet. Kunder som inte uppfyller kraven ser ett meddelande om att ringa i stället. Det förhindrar bokningar som din verksamhet inte kan hålla och minskar merarbete för receptionen.
Hur kopplas onlinebokning till min befintliga kalender?
De flesta bokningsverktyg synkar med vanliga kalenderappar via en envägs- eller tvåvägsintegration. Tvåvägssynk hindrar privata tider från att visas som lediga online. Testa synkriktningen innan du går live för att undvika överraskande konflikter.