Sjuttiotre procent av kunderna som får en tydlig bekräftelse inom fem minuter efter bokningen dyker upp i tid. Siffran kommer från tjänsteföretag som följde uteblivna besök före och efter att de skärpt sina bekräftelsemejl. De företag som väntade till dagen innan med att skicka något fick klart sämre resultat.
Ett bekräftelsemejl är bokningens första officiella kvitto. Det landar i inkorgen direkt efter att kunden valt en tid och sätter förväntningarna innan påminnelserna tar över. En stark mall för bekräftelsemejl innehåller datum, tid, plats, förberedelser och avbokningsregler på enkelt språk. Så här skapar du innehåll till bekräftelsemejl som minskar oro och uteblivna besök.
Vad ett bekräftelsemejl ska innehålla
Ämnesraden anger syftet tydligt. Bekräftat: din tid på tisdag 8 april slår ett vagt Din bokning är klar.
Inledningen tackar kunden och upprepar de viktigaste detaljerna. Namn, tjänst, utförare, datum, tid samt adress eller videolänk hör hemma överst.
Förberedelser listar vad kunden ska ta med, hur tidigt hen ska komma och vilka formulär som ska fyllas i i förväg. Länka till intagsformulär i stället för att lägga känsliga uppgifter i själva mejlet.
Reglerna täcker avbokningstider, möjligheter att boka om och avgifter för uteblivna besök på två eller tre meningar. Kunder ska inte behöva leta på din webbplats efter regler efter att de bokat.
En kalenderbilaga eller en knapp för att lägga till i kalendern hjälper kunder att spara besöket i sin egen kalender direkt.
Så bygger du en mall för bekräftelsemejl
Skriv en huvudmall med platshållare för dynamiska fält. Kundens namn, tjänst, utförare, datum, tid och plats ska fyllas i automatiskt från bokningen.
Skapa varianter för nya och återkommande kunder. Nya kunder behöver vägbeskrivning till parkering och länkar till intag. Återkommande kunder behöver ett kortare meddelande.
Anpassa tonen efter ditt varumärke. En barnklinik låter annorlunda än ett konsultföretag, men båda ska välja tydlighet före kvickhet.
Testa hur mejlet visas på mobiler. De flesta kunder öppnar bekräftelsen på telefonen först. Layout i en kolumn och stora tryckytor för länkar spelar roll.
Så hänger bekräftelser ihop med påminnelser
Bekräftelser svarar på frågan vad jag har bokat direkt efter handlingen. Påminnelser upprepar samma fakta närmare besöksdagen. Upprepa inte varje stycke. Bekräftelser kan vara längre. Påminnelser hålls kortare.
Modulen om uppsättning tar upp närliggande arbetsflöden i så sätter du upp bekräftelsemejl för bokade tider och så skapar du ett bekräftelsemejl för bokning. Den här modulens kapitel om påminnelser tar vid med uppföljningsflödet.
När bekräftelsen fungerar kan du ställa in tidsatta påminnelser med mallar för påminnelser så att kunder hör av dig vid bokningen och igen före besöket.
Vanliga frågor
När ska ett bekräftelsemejl skickas?
Skicka direkt efter att bokningen bekräftats, oavsett om kunden bokade online eller personalen lade in tiden manuellt. Försenade bekräftelser skapar tvivel och ökar antalet dubbla bokningsförsök. Automatiseringen ska utlösas inom minuter, inte timmar.
Ska bekräftelsemejl be kunder verifiera sin bokning?
En handling som bekräfta eller lägg till i kalendern stärker åtagandet utan att kännas påtryckande. Vissa mottagningar ber kunder fylla i intagsformulär i samma mejl. Håll obligatoriska handlingar till en eller två så att meddelandet går att skumma.
Hur skiljer sig en mall för bekräftelsemejl från en mall för påminnelser?
Bekräftelser firar bokningen och sätter förväntningar för första gången. Påminnelser knuffar kunder som redan sagt ja till att komma. Delade platshållare går bra, men varje mall behöver egna ämnesrader och egen längd.
Kan jag skicka bekräftelsemejl från mina bokningssidor i WEMASY?
Bekräftelsemejl ska utlösas från samma system som registrerar bokningen. WEMASY hjälper dig att publicera bokningsflöden via WEMASY webbplatsbyggare och koppla automatiska meddelanden som skickas när kunder slutför en reservation online.
Vad bör bekräftelsemejl inom vården undvika?
Kliniska bekräftelser ska minimera känsliga uppgifter i ämnesrader och förhandsvisningar. Hänvisa patienter till en säker portal för formulär om sjukdomshistorik. Läs påminnelsesystem för patienter för närliggande rutiner om integritet.
Vad ska jag läsa härnäst efter bekräftelsemejl?
Utforska tidsbokning för stora organisationer om du driver flera platser. Eller gå tillbaka till hur påminnelser minskar uteblivna besök för att skärpa uppföljningen.