Fyra uteblivna besök på en vecka kostade en klinik ungefär 800 dollar i förlorad stoltid. Efter att de bytt från handskrivna påminnelsesamtal till en enda automatisk mall sjönk siffran till ett. Meddelandet blev inte smartare. Det blev konsekvent.
En mall för påminnelser är ett färdigskrivet meddelande som ditt system fyller i automatiskt för varje bokning. I stället för att skriva ny text varje gång anger du strukturen en gång och låter platshållare ta hand om detaljerna som ändras. E-postmallar rymmer längre listor med förberedelser. Sms-mallar hålls korta. Så här skapar du mallar för påminnelser som ditt team kan använda i månader.
Vad en mall för påminnelser innehåller
Varje mall behöver fast text plus dynamiska fält. Den fasta texten täcker företagets namn, ton och en sammanfattning av reglerna. De dynamiska fälten hämtar kundens namn, datum, tid, tjänst, utförare och plats från bokningen.
Ämnesrader spelar roll i e-postmallar. Ämnen som Påminnelse: ditt besök på tisdag 12 mars slår vaga rader som Kommande tid.
Meddelandets uppbyggnad ska spegla hur kunder skummar. Det viktigaste först, handlingen sedan, det finstilta sist. Använd samma upplägg som du lärde dig i så skriver du påminnelser som sms för sms-versioner.
Så bygger du mallar för olika kanaler
E-postmallar tillåter rubriker, punktlistor med förberedelser och kalenderbilagor. Använd dem för instruktioner till nya patienter, länkar till formulär och information om parkering.
Sms-mallar skalas ned till en skärm. En mall per större tjänstetyp räcker ofta. Gör separata mallar för nya och återkommande kunder när förberedelserna skiljer sig.
Varianter efter tidpunkt hjälper. En mall sju dagar före kan fokusera på förberedelser. En mall tjugofyra timmar före fokuserar på att bekräfta eller boka om. En mall på besöksdagen är en kort knuff med adressen.
Testa platshållarna med riktiga exempeldata innan du går live. Ett trasigt datumformat eller ett saknat namn på utföraren nöter snabbt på förtroendet.
Håll mallarna korrekta över tid
Utse en ansvarig som går igenom mallarna varje kvartal. Telefonnummer, adresser och avbokningstider ändras. Föråldrade mallar skapar mer förvirring hos kunderna än ingen mall alls.
Versionshantering hjälper när flera i personalen redigerar texten. Notera datumet för senaste genomgång i ett internt dokument även om ditt program saknar formell versionshantering.
Mallar hänger ihop med automatiseringen som beskrivs i vad ett automatiskt påminnelsesystem är. De passar också ihop med bekräftelser från så skapar du ett bekräftelsemejl för bokning i modulen om uppsättning.
Vanliga frågor
Hur många mallar för påminnelser behöver jag?
Börja med en e-postmall och en sms-mall för din vanligaste besökstyp. Lägg till varianter när förberedelser eller regler skiljer sig påtagligt mellan tjänster. För många mallar ger underhållsarbete utan bättre resultat för kunderna.
Vilka platshållare ska varje mall ha?
Kundens förnamn, datum, tid, tjänstens namn, plats eller länk och företagets kontaktnummer täcker de flesta fall. Utförarens namn hjälper när kunder väljer en särskild person. Lägg till länkar för försäkring eller intag bara i e-postmallar där det finns plats för sammanhang.
Kan jag använda samma mall för påminnelser och bekräftelser?
Bekräftelser ska fira bokningen och sätta förväntningar. Påminnelser upprepar detaljerna närmare besöksdagen. Delade formuleringar går bra, men varje meddelande behöver ett eget syfte och en egen ämnesrad så att kunderna förstår varför de hör av dig igen.
Var finns mallarna i en bokningsuppsättning med WEMASY?
Mallar ligger oftast i din inställning för bokning eller meddelanden som är kopplad till bokningshändelser. WEMASY hjälper dig att koppla bokningssidor som byggts i WEMASY webbplatsbyggare till automatiska meddelanden så att mallarna skickas när kunder bokar online.
Ska mallarna nämna avgifter för uteblivna besök uttryckligen?
En enda tydlig mening om avbokningstider och avgifter räcker. Kombinera mallens text med en formell policy för uteblivna besök på din webbplats så att kunder ser samma regler i alla kanaler.
Vad ska jag läsa härnäst om mallar för påminnelser?
Utforska så använder du en påminnelseapp för att skicka mallar från ett särskilt verktyg. Läs sedan så skickar du sms-påminnelser för arbetsflödet vid utskick.