På måndagsmorgonen hade din receptionist planerat att ringa alla patienter med besök på onsdag. Vid lunch var väntrummet fullt och tre påminnelsesamtal blev aldrig av. Två av de patienterna uteblev. Medarbetaren gjorde inget fel. Rutinen var fel.
Ett automatiskt påminnelsesystem löser den flaskhalsen. Automatiska påminnelser utlöses av kalenderhändelser i stället för personalens minne. När en bokning kommer in schemalägger systemet sms eller e-post för de intervall du valt. Automatiska påminnelser justeras av sig själva när kunder bokar om. Så här fungerar automatiseringen och var den passar i ditt bokningsflöde.
Vad är ett automatiskt påminnelsesystem?
Ett automatiskt påminnelsesystem är en regelmotor kopplad till din bokningskalender. Reglerna anger när meddelanden skickas, vilken mall som används och vilken kanal som föredras.
Automatiska påminnelser skickas utan daglig insats av personalen. Bekräftelser kan gå ut direkt efter bokning. Uppföljande påminnelser går ut tjugofyra eller fyrtioåtta timmar före besöket.
Systemet stoppar också meddelanden när tider avbokas. Det förhindrar det pinsamma sms:et om ett besök som kunden redan tagit bort.
Så skiljer sig automatiska påminnelser från manuella
Manuella påminnelser hänger på tillgänglig personaltid. Hektiska dagar hoppar över samtal med låg prioritet. Automatisering behandlar varje bokning lika.
Automatisering ger konsekventa formuleringar. Kunder får samma tydliga detaljer varje gång, vilket minskar förvirring kring plats eller förberedelser.
Rapportering blir möjlig. Du ser antal utskick, bekräftelsetal och misslyckade leveranser på ett ställe i stället för att gissa vem som blev uppringd.
Mänsklig kontakt har fortfarande en roll för viktiga eller komplicerade fall. Automatiseringen tar rutinlagret så att personalen kan fokusera på undantagen.
Bygg ett automatiskt påminnelseflöde
Börja med mallar från så skapar du en mall för bokningspåminnelser. Automatisering utan bra text skickar bara dåliga meddelanden snabbare.
Koppla varje bokningskanal till en kalender. Bokningar från webbplatsen, telefonen och disken måste alla skapa samma utlösande händelser. Samlad bokning enligt så sätter du upp onlinebokning av tider stöder den samordningen.
Bestäm eskaleringsvägar. Om en kund inte bekräftar efter två påminnelser, flagga bokningen för uppföljning av personalen i stället för att skicka ett fjärde identiskt sms.
Gå igenom resultaten varje månad. Att flytta sändtider några timmar förbättrar ibland bekräftelsetalen mer än att skriva om mallarna.
Vårdteam med strängare integritetskrav bör läsa vad ett påminnelsesystem för patienter är härnäst för branschspecifika hänsyn.
Vanliga frågor
Ersätter ett automatiskt påminnelsesystem alla telefonsamtal?
Automatisering hanterar standardpåminnelser för de flesta bokningar. Personalen bör fortfarande ringa när besök kräver särskild samordning, som inför operation eller anpassningar för tillgänglighet. Målet är att frigöra telefontid, inte att helt ta bort mänsklig kontakt.
Kan jag anpassa automatiska påminnelser efter tjänst?
Bra system väljer olika mallar utifrån tjänst, utförare eller kundtyp. En rengöring för nya patienter och en vanlig uppföljning ska inte dela identiskt budskap om förberedelserna skiljer sig.
Vad händer om automatiska påminnelser inte skickas?
Leveransloggar visar fel som orsakats av felaktiga nummer, blockering hos operatören eller fel i mallar. Ställ in larm för hög felandel så att personalen upptäcker problem före besöksdagen. Logik för nya försök hjälper vid tillfälliga förseningar hos operatören.
Hur passar WEMASY in i automatiska påminnelseflöden?
Bokningar från webbplatsen behöver en pålitlig väg in i din bokningskalender. Med WEMASY publicerar du bokningsflöden via WEMASY webbplatsbyggare så att automatiska påminnelser utlöses från samma uppgifter som ditt team hanterar varje dag.
Är automatiska påminnelser samma sak som sms-kampanjer?
Påminnelser om befintliga tider har ett annat syfte än reklamutskick. Regler för samtycke och avregistrering skiljer sig. Håll påminnelseflöden åtskilda från marknadsföringslistor för att följa reglerna och undvika irriterade kunder.
Vad ska jag läsa härnäst om automatiska påminnelser?
Utforska så använder du en påminnelseapp för uppsättning av verktyg. Läs sedan hur påminnelser minskar uteblivna besök om du inte har gått igenom affärsnyttan än.