Vem skickar dina påminnelser i dag? Receptionisten mellan två incheckningar, eller ingen alls för att dagen blev för hektisk? När påminnelser hänger på den som har en hand ledig får kunder med eftermiddagstider ofta ingenting alls.
En påminnelseapp tar bort det lotteriet. Programmet bevakar ditt schema och skickar meddelanden vid de tider du bestämmer. En uppsättning med påminnelseapp kopplas oftast till din bokningskalender, hämtar kundernas kontaktuppgifter och använder de mallar du redan byggt. Så här använder du en utan att skapa ett andra schema som personalen måste underhålla.
Vad en påminnelseapp gör
Påminnelseappar sitter mellan din kalender och dina meddelandekanaler. När en bokning bekräftas lägger appen påminnelser i kö för senare utskick. När utlösartiden kommer skickar den sms eller e-post utan manuell handpåläggning.
De flesta program för påminnelser loggar också leveransstatus. Du kan se vilka meddelanden som kom fram, vilka som studsade och vilka kunder som bekräftade via en svarslänk.
Vissa appar är fristående. Andra är moduler i bredare bokningsverktyg. Fristående appar fungerar när du redan har en kalender någon annanstans. Integrerade program minskar synkroniseringsfel eftersom bokningar och meddelanden delar samma databas.
Så sätter du upp en påminnelseapp
Steg ett: koppla din kalender eller ditt bokningssystem. Importera befintliga bokningar eller börja från noll så att varje framtida tid hamnar i påminnelsekön automatiskt.
Steg två: importera eller kontrollera kundernas telefonnummer och e-postadresser. Ogiltiga nummer slösar på utskick och irriterar kunder som aldrig får sina aviseringar.
Steg tre: koppla dina mallar från så skapar du en mall för bokningspåminnelser. Koppla platshållarna till bokningsfälten så att namn och tider fylls i rätt.
Steg fyra: bestäm sändtider. Vanliga val är sjuttiotvå timmar, tjugofyra timmar och två timmar före starttid. Justera efter dina mönster av uteblivna besök.
Steg fem: gör testbokningar med dina egna kontaktuppgifter. Bekräfta format, länkar och tidszoner innan kunder får riktiga meddelanden.
Använd påminnelseappar utan att överösa kunderna
Sätt ett tak för antalet meddelanden per bokning. Tre väl fördelade påminnelser slår sex dubbletter samma morgon.
Respektera önskemål om avregistrering direkt. Kunder som tackar nej till sms ska ändå få e-post om de föredrar det, eller ingenting om de avstått helt.
Gå igenom rapporterna varje månad. Stigande studsandel eller sjunkande bekräftelsetal tyder på tröttnad på mallarna eller dåliga kontaktuppgifter.
Påminnelseappar fungerar bäst tillsammans med bokningsgrunden från vad tidsbokningsprogram är. När du är redo för full automatisering, läs vad ett automatiskt påminnelsesystem är härnäst.
Vanliga frågor
Behöver jag en separat påminnelseapp om jag redan har bokningsprogram?
Många bokningsverktyg har inbyggda påminnelser. En separat påminnelseapp är rimlig när kalendern finns på ett ställe och meddelandefunktionerna är svaga. Undvik dubbla utskick genom att stänga av påminnelserna i det ena systemet.
Kan påminnelseappar skicka både sms och e-post för samma tid?
Flerkanalsflöden är vanliga. E-post bär långa instruktioner medan sms ger en kort knuff på besöksdagen. Låt kunder välja föredragen kanal när det går för att minska dubbla aviseringar.
Hur hanterar påminnelseappar ombokade tider?
Väl integrerade program avbryter väntande meddelanden för den gamla tiden och schemalägger nya när bokningen ändras. Testa ombokningsflödena vid uppsättningen eftersom inaktuella påminnelser snabbt förvirrar kunder.
Kan jag köra påminnelseappar med bokningar från min WEMASY-webbplats?
Koppla ditt påminnelseflöde till samma kalender som tar emot onlinebokningar. Med WEMASY publicerar du bokningssidor via WEMASY webbplatsbyggare så att bokningar från webbplatsen matar den påminnelsekö som din app bevakar.
Finns det lagar för att skicka sms-påminnelser?
Företag behöver i regel samtycke innan de skickar marknadsföring via sms. Påminnelser om befintliga tider följer andra regler än reklamutskick. Dokumentera samtycke vid bokning och ta med text om avregistrering i mallarna.
Vad ska jag läsa efter att jag satt upp en påminnelseapp?
Fortsätt med så skickar du sms-påminnelser för detaljer om utskicken. Vårdteam bör också läsa vad ett påminnelsesystem för patienter är.