Ett formulär för offertförfrågan är sättet en potentiell kund ber dig om ett pris på något skräddarsytt. Det ligger mellan ett kontaktformulär och ett säljsamtal. Du behöver det när dina erbjudanden inte passar alla, när varje projekt ser olika ut eller när någon vill veta priset innan hen pratar med ditt säljteam.
Tittar du på tjänsteföretag som växer använder de alla offertformulär någonstans i processen. En designbyrå får förfrågningar om olika typer av uppdrag. En hantverkare får samtal om jobb av olika storlek. En mjukvaruleverantör får frågor om olika planer och konfigurationer. Ett offertformulär ställer samma frågor i varje förfrågan, så att ditt team kan svara med ett korrekt pris i stället för att ställa följdfrågor. Det sparar tid för teamet och ger kunden ett svar som hen kan agera på direkt.
Skillnaden mellan ett offertformulär och ett kontaktformulär är syftet. Ett kontaktformulär betyder "jag har en fråga". Ett offertformulär betyder "jag vill köpa något av dig och behöver veta priset". Det är ett annat samtal. Det kräver andra fält. En annan struktur. En annan uppföljning.
Vad som skiljer ett offertformulär från andra formulär
Ett offertformulär ber inte om kontaktuppgifter först och företagsuppgifter sedan. Ordningen är den omvända. Du behöver projektuppgifterna för att kunna göra en korrekt offert. Kontaktuppgifterna är viktiga, men av andra rangen. Om du frågar efter e-post och telefon innan du frågar vad personen vill ha offert på har du byggt ett kontaktformulär, inte ett offertformulär. Formulärets struktur visar besökarna vad du bryr dig mest om. Ett offertformulär säger: berätta om ditt projekt, så tar jag dina kontaktuppgifter om jag behöver förtydliga något. Mer om kontaktformulär och hur de skiljer sig finns i vår guide till kontaktformulär.
Spänningen i kärnan av offertformulär
Offertformulär har en inbyggd konflikt. Du behöver tillräckligt med information för en korrekt offert. Men varje fält du lägger till gör formuläret svårare att fylla i. Lägger du till för många fält avbryter besökarna innan de skickar. Lägger du till för få måste du skicka följdmejl med frågor som du borde ha ställt i formuläret. Ett bra offertformulär hittar balansen. Du frågar bara efter fält som direkt påverkar priset. Allt annat kan vänta.
Vilka fält som hör hemma i ett offertformulär
Varje fält du lägger till gör formuläret svårare att fylla i. Var konkret med vad du faktiskt behöver för att kunna prissätta jobbet.
Beskrivning av projekt eller tjänst
Det första fältet bör fråga vad personen vill ha offert på. För ett tjänsteföretag kan det vara ett öppet textfält. "Vilka tjänster är du intresserad av?" För en hantverkare kan det vara en rullgardinslista. "Typ av arbete: takreparation, montering av hängrännor, bygge av altan." För en mjukvaruleverantör kan det vara en lista med kryssrutor för tillägg. Formatet beror på din verksamhet, men det första fältet måste svara på kärnfrågan. Vad vill personen ha?
Projektets omfattning eller svårighetsgrad
Omfattningen avgör priset mer än något annat. Att göra om webbplatsen åt ett litet lokalt företag kostar något annat än åt ett nationellt varumärke. Att reparera taket på ett hus på 100 kvadratmeter kostar något annat än på ett hus på 500 kvadratmeter. Du behöver förstå hur stort eller komplext uppdraget är. Det kan vara en rullgardinslista. "Hur många sidor har din webbplats?" eller "Ungefärlig storlek på huset?" eller "Hur många anställda ska använda programmet?" Vilket fält som passar beror på din tjänst, men du behöver det innan du kan ge ett pris.
Tidplan eller deadline
Brådskande jobb kostar mer. Vanliga tidplaner kostar mindre. Du behöver veta om någon vill ha det klart på en vecka eller på en månad. Fråga tydligt. "När behöver du ha det klart?" Om någon svarar "så fort som möjligt" säger det något viktigt om budget och brådska. Tidplanen är prisinformation.
Budget eller budgetspann (valfritt men kraftfullt)
Vissa tjänsteföretag frågar efter budget direkt. "Vad är din ungefärliga budget för projektet?" Det sorterar bort dåliga matchningar innan du lägger tid på en offert. En kund med 5 000 dollar i budget för en webbplats passar inte en designbyrå som börjar på 25 000 dollar. Att fråga om budget tidigt sparar tid för båda. Ta bara med fältet om din verksamhet faktiskt behöver det för att kvalificera förfrågan. Om alla projekt offereras individuellt kan du hoppa över fältet.
E-postadress
Obligatoriskt. Du behöver ett sätt att skicka offerten. E-post är standard. Om du erbjuder telefonrådgivning kan du fråga efter både e-post och telefon, men gör telefon valfritt. E-post är minimum.
Namn
Valfritt men värdefullt. Du skickar offerten till en kontaktperson, och när du vet namnet känns offerten personlig i stället för automatiskt skapad. Fråga efter för- och efternamn, eller bara förnamn om din verksamhet har en ledig ton. Gör det inte obligatoriskt om du inte behöver det för uppföljningen.
Vad du aldrig bör fråga om i ett offertformulär
Varje onödigt fält ökar avbrotten. När någon är halvvägs genom ett formulär och ser ännu en omgång frågor som hen inte väntade sig lämnar hen sidan. Hen blir inte klar. Hen skickar inte. Du förlorade förfrågan. Varje fält måste förtjäna sin plats genom att direkt påverka offerten du skickar.
Företagets storlek eller antal anställda (om det inte påverkar priset)
Fråga inte "Hur många anställda har ni?" om inte företagets storlek direkt ändrar din offert. För de flesta tjänster gör den inte det. Hoppa över det.
Företagets historia eller bakgrund
Fråga inte "Hur länge har ni funnits?" eller "Berätta om ert företag." Det är research du kan göra efter att personen skickat in, om du bryr dig om det. Det skapar bara onödigt motstånd i offertskedet.
Marknadsföringsfrågor eller kryssrutor för preferenser
Ta inte med "Hur hörde du talas om oss?" i ett offertformulär. Be inte heller om anmälan till ditt nyhetsbrev. Det är sälj- och marknadsföringsfrågor som hör hemma efter att personen redan har begärt en offert och visat intresse. Blanda inte ihop dem med själva offertformuläret.
Kryssrutor för villkor
Be inte någon godkänna dina villkor innan hen begär en offert. Hen har inte köpt något ännu. Du ber om information, inte om att hen ska skriva under ett avtal. Om du behöver att hen godkänner villkoren, gör det när hen faktiskt köper, inte när hen ber om ett pris.
Så bygger du ett offertformulär
Formulärets struktur visar vad som är viktigast och gör upplevelsen mer som ett samtal.
Ett steg är bättre än flera steg om du inte har 7 fält eller fler
Ett offertformulär med 3 till 5 fält ryms på en sida. Visa allt. När ett formulär ser kort ut tror folk att de snabbt blir klara. Ett formulär i flera steg säger "det här tar en stund" och dödar farten. Behöver du 7 fält eller fler kan du använda flera steg med en förloppsindikator, så att besökaren vet hur många steg som återstår.
Villkorsstyrda fält döljer komplexiteten
Om ditt formulär har förgreningslogik (visa fält B bara om personen valde alternativ A) kan du använda den för att hålla formuläret enkelt. Ställ huvudfrågan först. Visa sedan bara de följdfält som spelar roll utifrån svaret. Den som vill ha en enkel omgörning av webbplatsen ser inga fält om hantering av flera webbplatser. Den som är i det spåret ser exakt det hen behöver svara på.
Använd rullgardinslistor och kryssrutor i stället för fritext när du kan
Fria textfält gör att folk går långsammare. De måste fundera på hur de ska formulera sig. Rullgardinslistor och kryssrutor går snabbare att välja och är lättare för dig att sortera. Om du känner till de vanliga svaren, ge dem som alternativ i stället för att be om fritext.
Mobilen först
Någon kanske begär en offert från mobilen medan hen funderar på ett projekt. Om formuläret kräver att man zoomar och scrollar lämnar hen det. Bygg för mobilens storlek. Fält i full bredd. Knappar som en tumme träffar. Testa på en riktig enhet.
Offertformulär efter bransch
Strukturen är densamma, men fälten ändras beroende på vad du offererar.
Design- och kreativa byråer
Fråga vilken typ av designarbete det gäller. Antal sidor eller delar som behövs. Tidplan. Budget är valfritt men hjälpsamt. Den som offererar en logotypuppdatering behöver andra uppgifter än den som offererar en hel omprofilering.
Hantverkare och entreprenörer
Fråga vilken typ av arbete det gäller. Fastighetens storlek eller projektets omfattning. Tidplan och prioritet. Fråga inte efter adressen förrän personen har begärt en offert. När begäran har kommit kan du skicka en uppföljning och be om adressen, så att du kan boka ett platsbesök om det behövs.
Mjukvaru- eller SaaS-leverantörer
Fråga vilka funktioner eller tillägg personen behöver. Antal användare eller licenser. Tidplan för införandet. Många SaaS-leverantörer bör inte använda ett offertformulär alls. Om du har offentliga priser är ett kalkylatorformulär bättre. Använd ett offertformulär bara om ditt pris verkligen är individuellt utifrån uppsättning och konfiguration.
Frilansare och konsulter
Fråga vilken tjänst personen behöver. Projektets längd eller omfattning. Tidplan. Budget om den hjälper dig att kvalificera förfrågan. Frilansare får ofta vaga förfrågningar. Ett strukturerat offertformulär tvingar besökarna att vara konkreta om vad de ber om, vilket ger bättre matchningar och färre problem med växande uppdrag senare.
Vad som händer när någon har skickat en offertförfrågan
Att formuläret skickas in är början, inte slutet.
Skicka ett bekräftelsemeddelande direkt
När personen har skickat in visar du en bekräftelse på skärmen. "Tack. Vi har tagit emot din förfrågan och skickar en offert inom 24 timmar." Låt inte personen undra om det fungerade. Berätta exakt vad hen kan förvänta sig.
Skicka ett bekräftelsemejl
Mejla samma meddelande direkt. Bekräfta att du har tagit emot uppgifterna. Berätta när offerten kommer. Ge ett telefonnummer eller en svarsadress om hen behöver förtydliga något innan du skickar offerten. Mejlet är en trygghet för att förfrågan gick fram.
Segmentera och dirigera förfrågan
Använd uppgifterna personen lämnade för att skicka förfrågan till rätt person i ditt team. Om du har en rullgardinslista för projekttyp kan du skicka designförfrågningar till designansvarig och innehållsförfrågningar till innehållsansvarig. Då får personen ett snabbare och mer relevant svar.
Skicka offerten inom den utlovade tiden
Om du sa 24 timmar, skicka den inom 24 timmar. Om du sa nästa arbetsdag, skicka den då. Dröj inte tre dagar. En offert som blir liggande i din inkorg försvinner i mottagarens. Snabb leverans konverterar bättre än perfekta offerter som kommer en vecka senare. En offert är bara värd något om personen fortfarande minns varför hen begärde den.
Så hjälper WEMASY dig med offertformulär
Med WEMASY:s formulärbyggare skapar du offertformulär utan kod. Bygg formulär med flera fält och villkorslogik så att fält visas utifrån personens val. Skapa rullgardinslistor och kryssrutor så att besökarna väljer i stället för att skriva. Använd förloppsindikatorer i formulär med flera steg så att besökarna vet hur många steg som återstår. Lägg till beräkningar om du har prisnivåer. Se alla offertförfrågningar i din WEMASY-översikt och exportera dem till ditt CRM eller ett kalkylblad. Få notiser så att du direkt vet när någon skickar en offertförfrågan. Koppla formuläret till din e-post för att skicka bekräftelser automatiskt innan ditt team ens har sett inskicket. Offertformulär är bara en av många formulärtyper du kan bygga för att få din verksamhet att växa.