Varumärke A kollar mejlen hela tiden och svarar i slumpmässig ordning. Varumärke B öppnar inkorgen tre gånger om dagen, sorterar på fem minuter och stänger den igen till nästa block. Samma volym, olika stress. Det andra varumärket har inte mer tur. Det följer ett arbetsflöde som alla i teamet kan upprepa.
Ett arbetsflöde för professionell e-post är den ordning som ditt varumärke använder för att ta emot, sortera, agera på, lägga undan och granska mejl. Det kopplar ihop valen i uppsättningen från tidigare moduler med de dagliga vanorna från den här. Så ser det ut i praktiken.
Vad är ett arbetsflöde för e-posthantering?
Ett arbetsflöde för e-posthantering är en bestämd väg med namngivna steg och ansvariga. Typiska steg är intag, sortering, svar eller delegering, arkivering och veckovis granskning. Varje steg använder verktyg och regler som du redan har valt, från e-posthosting till mappar och lagringsregler.
Arbetsflödet är inte stelbent programvara. Det är det överenskomna sättet som ditt varumärke hanterar mejl på så att inget hänger på en enda persons minne.
De fem stegen i ett bra arbetsflöde
1. Intag
Mejl kommer till rolladresser på din domän, till kontaktformulär på din webbplats och till personliga brevlådor för ledningen. De offentliga adresserna ska stämma med det du publicerar via professionell e-post och din webbplats. Filter dirigerar varje typ till rätt kö innan någon människa öppnar inkorgen.
2. Sortering
Skumma ämnesrader under schemalagda block och sätt status nivå ett, nivå två eller referens. Använd metoden från prioritera e-post som företagare. Flytta meddelanden till handlingsmappar eller etiketter från mappar och etiketter för företagets e-post.
3. Svar och delegering
Skicka svar på nivå ett i samma block när det går. Lämna nivå två och rutinmejl till personalen med nivåerna från delegera e-post utan att tappa kontrollen. Skriv med den tydlighet som du hittar i så skriver du ett professionellt mejl och använd signaturer enligt vad du ska ha med i e-postsignaturen.
4. Arkivera och spara
Avslutade trådar flyttas till arkivet enligt reglerna från arkivera och sök i företagets e-post och regler för lagring av e-post för varumärken. Radera bara det som policyn tillåter.
5. Granskning
Den veckovisa granskningen rensar kvarglömda mejl, kontrollerar delegerade svar och uppdaterar filter. Månadsgenomgångar fångar brus från prenumerationer och växande lagring. Det här underhållet bevarar vinsterna från håll inkorgen ren på lång sikt.
Skriv ner ditt arbetsflöde på en sida. Namnge verktygen från verktyg för att hantera företagets e-post, ge varje steg en ansvarig och justera när teamet eller volymen ändras. Ett synligt arbetsflöde gör utspridda vanor till ett system som ditt varumärke kan lita på.
Vanliga frågor
Hur många gånger om dagen bör en företagare kolla e-posten?
Två till fyra fokuserade block fungerar för de flesta små varumärken. Ständig kontroll splittrar koncentrerat arbete utan att svaren blir bättre. Anpassa blocken efter de förväntningar som du satte i förväntningar på svarstid i e-post. WEMASY låter leads från webbplatsen komma till en bestämd adress via webbplatsbyggaren.
Ska arbetsflödet skilja sig mellan delade och personliga inkorgar?
Delade köer behöver synliga steg för tilldelning och status som personlig post kan klara sig utan. Grundreglerna för sortering och arkiv ska ändå stämma överens så att teamet följer en enda process. Delad inkorg för företag beskriver teamets sida.
Var passar säkerheten in i det dagliga arbetsflödet?
Säkerhetskontroller hör hemma vid inloggning, hantering av bilagor och när anställda slutar, inte i varje svar. Lär personalen att upptäcka risker med så känner du igen ett nätfiskemejl vid sidan av den dagliga sorteringen.
Hur dokumenterar jag arbetsflödet för nyanställda?
En sida med adresser, mappar, nivåer, mallar och eskaleringsvägar räcker för att komma igång. Länka till guiderna om etikett och signaturer för tonen. Bästa praxis för företagsmejl för varumärken stödjer introduktionen.
Vad får mig att göra om arbetsflödet?
Gör om det när missade svar blir fler, delegeringen fördubblas eller du lägger till viktiga nya adresser. Större förändringar av hostingen enligt steg för steg: sätt upp företagets e-post är också ett skäl till en uppfräschning.
Kan ett arbetsflöde fungera utan dyra tillägg?
Hosting, en pålitlig klient, filter och disciplinerade vanor räcker för de flesta små varumärken. Lägg till teamverktyg när det börjar skava, inte före. Verktyg för att hantera företagets e-post kartlägger verktygen per steg.