De flesta varumärken misslyckas inte med e-post för att de saknar appar. De misslyckas för att hosting, klienter, filter och teamets åtkomst finns på fyra olika ställen med fyra olika inloggningar. Ett meddelande försvinner mellan steg i uppsättningen som ingen dokumenterade.
Verktyg för att hantera företagets e-post är de tjänster och funktioner som skickar, tar emot, sorterar, söker i och delar mejl på din domän. Välj verktyg efter vilket jobb de gör, inte efter funktionslistor som du aldrig kommer att använda. Här är en praktisk karta.
Vad räknas som ett verktyg för att hantera företagets e-post?
Verktygen täcker hela vägen från server till inkorg. Dit hör e-posthosting på din domän, den e-postklient du läser i, regler som sorterar inkommande mejl, funktioner för sökning och arkiv och delad åtkomst när ett team hanterar en adress.
Ingen enskild knapp löser organisationen. Uppsättningen fungerar när varje lager är valt efter din storlek och kopplat på rätt sätt.
Kärnkategorier som varje varumärke behöver
1. Hosting på din domän
Hosting skapar brevlådor, sätter gränser för lagring och kopplar DNS för att skicka och ta emot. Utan den organiserar du privat post, inte företagspost. Jämför alternativen i vad e-posthosting är och hur du väljer och så får du e-post på en egen domän.
2. En e-postklient som du faktiskt öppnar
Klienten är där du läser, svarar och använder mappar eller etiketter. Klienter för dator, webb och mobil ska synkas så att du inte missar trådar när du är på språng. Läs grunderna i vad en e-postklient är.
3. Regler, filter och sökning
Filter dirigerar mejl efter avsändare, adress eller ämne. Sökningen hittar arkiverade trådar. Tillsammans driver de vanorna från mappar och etiketter för företagets e-post och arkivera och sök i företagets e-post.
När du ska lägga till verktyg för team och arbetsflöde
Lägg till funktioner för delad inkorg när flera personer svarar på samma offentliga adress. Lägg till mallar när ombud skickar rutinsvar. Lägg till exporter för lagring när reglerna kräver långtidslagring. Varje uppgradering ska lösa ett problem som du redan känner av, inte ett tänkt problem.
WEMASY håller din domän och din webbplats under ett konto så att du lägger mindre tid på att hoppa mellan fristående tjänster. WEMASY e-posthosting kommer snart. Börja med hosting och en klient. Lägg till sortering och teamverktyg när volymen växer. Det sista kapitlet, arbetsflöde för att hantera professionell e-post, visar hur delarna passar ihop under en vanlig vecka.
Vanliga frågor
Behöver jag separata verktyg för att skicka och ta emot?
De flesta hostingtjänster för företag innehåller både inkommande brevlådor och utgående utskick på din domän. Din klient kopplas till de inställningarna med de uppgifter som din leverantör ger dig. WEMASY kopplar kontaktvägarna på webbplatsen och e-posten via webbplatsbyggaren så att leads når rätt inkorg.
Räcker gratisappar för att hantera företagets e-post?
Gratis klienter kan läsa domänmejl om de stödjer standardinställningar för anslutning. Värdet för företaget kommer från pålitlig hosting, säkerhetskopior och teamfunktioner på din domän. Privat och företagets e-post förklarar skillnaden.
Vilka verktyg hjälper till med delad kundsupport via e-post?
Delad åtkomst till inkorgen, status för tilldelning och gemensamma mallar minskar dubbla svar. Börja när vidarebefordran till privata konton inte räcker längre. Delad inkorg för företag tar upp tidpunkten.
Ska jag använda tillägg från tredje part för att organisera e-post?
Använd inbyggda filter och mappar innan du lägger till fler lager. Varje tillägg är ännu en inloggning och ännu något att skydda. Organisera företagets inkorg börjar med de inbyggda funktionerna.
Hur passar mobilappar in i verktygen?
Mobilklienter hjälper dig att sortera när du är på språng men passar dåligt för längre arbetspass med att lägga undan mejl. Använd telefonen för svar på nivå ett och datorn för den veckovisa genomgången. IMAP och POP3 för företagets e-post påverkar hur synkningen fungerar.
När är det dags att uppgradera hostingen för e-postlagring?
Uppgradera när lagringsreglerna, mängden bilagor eller antalet brevlådor blir större än ditt paket. Brist på lagringsutrymme är också ett tecken på att se över arkivvanorna. Regler för lagring av e-post för varumärken visar hur länge du sparar mejl.