Hur många affärer dör i tystnad? Du skickade en offert på tisdagen. Kunden öppnade den, sa ingenting, och veckan efter hade du gått vidare till annat arbete. En enda uppföljning på fredagen hade kanske fått fram den enda fråga de var för upptagna för att ställa.
Att automatisera uppföljningsmejl betyder att du schemalägger påminnelser som skickas när en tråd varit tyst en viss tid. Du skriver uppföljningen en gång, bestämmer väntetiden och systemet skickar den bara när villkoren stämmer. Det utvidgar sekvenserna från e-postsekvenser som varje varumärke bör sätta upp till vardagligt säljarbete och projektarbete.
Vad betyder det att automatisera uppföljningsmejl?
Att automatisera uppföljningsmejl är att skicka färdiga påminnelser efter en tidsfördröjning när inget svar kommer. Utlösaren är inaktivitet, inte ett kalenderdatum. Om kontakten svarar innan fördröjningen är slut avbryts uppföljningen automatiskt i ett väl byggt arbetsflöde.
Det skiljer sig från att skicka samma mejl till hela listan. Automatiska uppföljningar är mejl till en person som hör till en viss konversation eller ett visst steg i en affär.
Så sätter du upp automatiska uppföljningar
1. Välj rätt konversationer
Uppföljningar passar offerter, förslag, mötesförfrågningar och onboardingsteg som väntar på kunden. De passar inte klagomål eller känsliga personalfrågor. Använd ramen för bedömning från när varumärken bör använda e-postautomatisering.
2. Sätt en respektfull fördröjning
Tre till fem arbetsdagar är en vanlig start för B2B-mejl. Justera efter dina normer från förväntad svarstid på e-post.
3. Skriv kort och hjälpsam text
Hänvisa till det ursprungliga meddelandet, erbjud dig att svara på frågor och gör det enkelt att svara. Använd vanorna för tydlighet från hur du skriver ett professionellt mejl. En uppföljning kan vara en mall. Tre identiska påminnelser känns som skräppost.
4. Begränsa antalet påminnelser
Två automatiska uppföljningar per tråd räcker för de flesta varumärken. Efter det passar ett telefonsamtal eller en personlig rad från ledningen bättre.
5. Sluta när de svarar
Din automatisering måste avbryta väntande uppföljningar i samma stund som ett svar kommer in. Att skicka en påminnelse efter att någon redan har svarat skadar trovärdigheten snabbt.
Uppföljningstext som fungerar för varumärken
Börja med sammanhang, inte skuld. "Jag undrar om du hade frågor om offerten som jag skickade i måndags" slår "Jag bara hör av mig igen". Ta med en tydlig fråga, som att bekräfta en mötestid eller dela feedback. Skriv under med samma delar som i vad en e-postsignatur ska innehålla.
Testa din uppföljning på en tråd där lite står på spel innan du använder den på affärer med högt värde. Nästa kapitel om utlösare för e-postautomatisering förklarar vilka händelser som kan starta eller stoppa en uppföljningssekvens.
Vanliga frågor
Kommer automatiska uppföljningar att irritera mina kontakter?
Vänliga påminnelser med mellanrum irriterar sällan personer som själva bad om information. Aggressiva dagliga knuffar gör det. Begränsa hur ofta du skickar och anpassa inledningen när du kan. Kontaktflöden via webbplatsbyggaren i WEMASY ger dig en tydlig logg över vem som utlöste en uppföljning.
Ska uppföljningar komma från samma avsändare som det första mejlet?
Den ursprungliga avsändaren bör äga uppföljningen så att tråden hänger ihop. Att lämna över en säljuppföljning till en annan adress förvirrar mottagarna.
Kan jag automatisera uppföljningar för interna mejl i teamet?
Interna påminnelser om deadlines har också nytta av automatisering. Håll tonen rak och ta med uppgiftslänken eller deadlinen i texten.
Vilken ämnesrad passar för ett uppföljningsmejl?
Svara i den befintliga tråden när det går så att ämnet är detsamma. Om du startar ett nytt meddelande, nämn ämnet direkt. Se ämnesrader för professionell e-post för mönster.
Hur spårar jag vilka uppföljningar som leder till affär?
Märk trådar efter steg i inkorgen eller i ditt CRM och notera vilken automatisk påminnelse som fick ett svar. Ta bort steg som aldrig ger några svar.
Ska jag nämna automatiseringen i uppföljningen?
Tala aldrig om för mottagaren att meddelandet var automatiskt. Skriv det som en manuell rad. Om du inte kan skriva det så naturligt, skriv om det innan du slår på automatiseringen.