Varumärke A svarar på varje kontaktformulär för hand inom två timmar. Varumärke B skickar samma genomtänkta svar, men bekräftelsen går iväg på några sekunder medan ägaren sitter i ett möte. Kundupplevelsen är nästan densamma. Skillnaden är att varumärke B inte behövde avbryta det de höll på med för att trycka på skicka.
Att veta när varumärken bör använda e-postautomatisering sparar tid utan att förtroendet påverkas. Automatisering passar förutsägbara, återkommande stunder. Den passar inte känsliga förhandlingar eller klagomål som kräver empati och omdöme. Du vet redan vad automatisering är från vad e-postautomatisering för varumärken är. Nu tittar vi på var den gör nytta.
När ska varumärken använda e-postautomatisering?
Varumärken bör använda e-postautomatisering när ett meddelande är förutsägbart, tidskänsligt och inte kräver eget omdöme för varje mottagare. Om tio personer ställer samma fråga den här veckan och ditt svar är nästan identiskt är det en stark kandidat för automatisering.
Automatisering är också vettig när snabbhet väger tyngre än personlig anpassning. Den som skickar ett formulär och väntar två dagar på en enkel bekräftelse kan tro att ditt varumärke inte svarar. En direkt bekräftelse ger dig tid att skicka ett utförligt svar senare, vilket stämmer med förväntad svarstid på e-post.
Situationer som passar bra för automatisering
1. Första kontakt och bekräftelser
När någon hör av sig via din webbplats eller en supportadress bekräftar ett direkt svar att du har fått meddelandet. Det går hand i hand med idéerna om styrning i professionell e-post för kundsupport.
2. Att ta emot nya kontakter
Nya prenumeranter, kunder eller partners har nytta av ett välkomstmeddelande som sätter förväntningar. Kapitlet om välkomstmejl för varumärken går igenom det i detalj.
3. Uppföljning av obesvarade trådar
När en offert eller ett förslag blir stående utan svar håller en vänlig påminnelse efter ett visst antal dagar affären vid liv. Se automatisera uppföljningsmejl för hur du sätter upp det på ett ansvarsfullt sätt.
4. Frånvaro och tillgänglighet
Frånvaromeddelanden talar om för avsändare när du är borta och vem som kan hjälpa. Det tas upp i frånvaromeddelanden för företag.
När du ska ha kvar en människa i flödet
Hoppa över automatisering för arga klagomål, juridiska frågor, prisförhandlingar och alla meddelanden där fel ordval kan skada förtroendet. De trådarna kräver det omdöme som du bygger upp genom hur professionell e-post bygger förtroende.
Undvik också att automatisera svar som låtsas vara personliga när de uppenbart inte är det. Ett vanligt "tack för ditt köp" fungerar. Ett falskt "jag tänkte just på ditt projekt" gör det inte. Nästa kapitel om autosvar för företagsmejl visar den enklaste formen av automatisering att börja med.
Vanliga frågor
Vid vilken storlek lönar sig e-postautomatisering?
Även en ensam ägare som skickar fler än fem liknande svar i veckan sparar tid på en automatisk bekräftelse. Vinsten växer med mängden, inte med antalet anställda. WEMASY hjälper dig att fånga leads via webbplatsbyggaren, så att din första utlösare redan har en källa.
Ska supportärenden automatiseras helt?
Bekräfta supportförfrågningar automatiskt, men låt en människa sköta själva lösningen. Kunder väntar sig ett snabbt kvitto, inte en bot som löser ett svårt problem. Se delad inkorg för företag för hur teamet styr ärenden.
Kan automatisering skada kundrelationer?
Automatisering skadar relationer när meddelandena känns opersonliga, kommer för ofta eller ersätter svar som krävde en människa. Sätt tydliga gränser för hur ofta du skickar och erbjud alltid en väg till en riktig person.
Hur väljer jag vilket mejl jag ska automatisera först?
Välj meddelandet som du skickar oftast och som inte behöver anpassas. Bekräftelser på kontaktformulär och välkomstmeddelanden är vanliga första val. Listan i e-postsekvenser som varje varumärke bör sätta upp rangordnar typiska prioriteringar.
Ska säsongsföretag använda e-postautomatisering?
Säsongsvarumärken har nytta av att automatisera bekräftelser under högsäsong och frånvaromeddelanden under lågsäsong. Slå på och av sekvenserna efter din kalender i stället för att skriva om samma mejl varje år.
Ersätter automatisering god e-postetikett?
Automatisering ska följa samma etikettsregler som manuell e-post. Ton, timing och tydlighet spelar fortfarande roll. Läs bästa praxis för företagsmejl för varumärken innan du lanserar någon sekvens.