En intressent skickar ditt kontaktformulär klockan 21.02 en fredag. Du är offline till måndag. Utan autosvar står deras inkorg tom hela helgen. Med ett får de en kort rad inom några sekunder som bekräftar att du har fått meddelandet och när de kan vänta sig ett fullständigt svar.
Autosvar för företagsmejl är den enklaste formen av e-postautomatisering. De skickar ett färdigt meddelande när en viss händelse inträffar, som ett inkommande mejl eller ett formulärinskick. Du vet redan när automatisering är vettig från när varumärken bör använda e-postautomatisering. Autosvar är oftast det första verktyget som varumärken sätter upp.
Vad är ett autosvar?
Ett autosvar är ett automatiskt svar som skickas utan manuell handling när ett villkor uppfylls. Utlösaren kan vara ett mejl som kommer till en viss adress, ett formulärinskick på din webbplats eller ett nyckelord i ämnesraden. Svaret använder innehåll som du skrev i förväg.
Autosvar skiljer sig från hela e-postsekvenser. En sekvens skickar flera meddelanden under dagar eller veckor. Ett autosvar skickar oftast ett meddelande per utlösande händelse. Båda är delar av den bredare metod som beskrivs i vad e-postautomatisering för varumärken är.
Hur fungerar autosvar?
Processen har fyra steg. Först bestämmer du utlösaren, till exempel e-post till support@dittvarumarke.com eller ett kontaktformulär på din startsida. Sedan skriver du svaret, med ämnesrad och text. Därefter slår du på autosvaret i din e-posthosting eller i formulärinställningarna. Till sist bevakar systemet utlösaren och skickar svaret automatiskt.
Svaret bör komma från samma domänadress som avsändaren kontaktade, vilket stärker förtroendet som du bygger genom vad en e-postadress med egen domän är. Ta med delarna till din signatur från vad en e-postsignatur ska innehålla så att det automatiska meddelandet ser ut som resten av varumärkets e-post.
Vanliga typer av autosvar för varumärken
1. Bekräftelse på kontaktformulär
Bekräftar att meddelandet har kommit fram och anger när du svarar. Kopplas till formulär som publiceras enligt professionell e-post och din webbplats.
2. Autosvar för en allmän inkorg
Svarar alla som mejlar en rollbaserad adress som info@ eller hello@. Praktiskt när mängden är stor och avsändarna behöver en snabb bekräftelse.
3. Frånvaroautosvar
Aktiveras under planerad frånvaro. Kapitlet om frånvaromeddelanden för företag tar upp tidpunkt, innehåll och när du ska stänga av det.
Börja med ett autosvar, testa det själv och be en kollega att utlösa det. Rätta krångliga formuleringar innan kunderna ser dem. Nästa kapitel om frånvaromejl är ett naturligt andra steg om teamet reser eller tar planerad ledighet.
Vanliga frågor
Svarar ett autosvar på varje mejl i en tråd?
De flesta autosvar aktiveras en gång per ny konversation, inte på varje svar i en befintlig tråd. Kolla dina inställningar så att du inte skickar dubbla bekräftelser. Bekräftelser på formulär via webbplatsbyggaren i WEMASY skickar normalt ett svar per inskick.
Hur långt ska ett autosvar vara?
Håll det under fem meningar. Skriv vad du har fått, när du svarar och hur man når någon vid brådska om det behövs. Långa autosvar känns som standardbrev.
Kan autosvar skapa mejlslingor?
Två autosvar som svarar varandra kan skapa en slinga. De flesta e-postsystem för företag upptäcker det och stoppar efter ett utbyte. Undanta noreply-adresser och sändlistor från utlösare för autosvar när det går.
Ska autosvar innehålla ett telefonnummer?
Ta bara med ett telefonnummer eller en annan kontaktväg när ert team verkligen kan svara. Ett autosvar som lovar akut telefonsupport som ni inte kan leverera skadar förtroendet.
Behöver autosvar en ämnesrad?
En tydlig ämnesrad hjälper mottagaren att hitta bekräftelsen senare. Använd något konkret som "Vi har tagit emot ditt meddelande" i stället för ett allmänt "Re: din förfrågan". Se ämnesrader för professionell e-post för tips om hur du formulerar dem.
Hur skiljer sig ett autosvar från ett semestersvar?
Ett semester- eller frånvarosvar aktiveras enligt ett schema och talar om att du är borta. Ett allmänt autosvar körs hela tiden för en viss adress eller ett visst formulär. Båda är typer av autosvar med olika utlösare.