Sex personer rör vid varje blogginlägg i ditt företag. Ingen vet vem som ansvarar för vad. Tolv utkast har fastnat någonstans mellan "nästan klart" och "väntar på feedback". Förra månaden publicerade ni tre inlägg. Den här månaden noll. Teamet har fullt upp, men flödet står stilla.
Ett arbetsflöde för innehållsproduktion löser det genom att ange exakt vad som händer i varje steg, vem som för inlägget framåt och hur lång tid varje steg får ta. Så här bygger du ett som passar ditt team och håller innehållet flytande.
Kartlägg din nuvarande process först
Innan du utformar ett nytt arbetsflöde dokumenterar du vad som faktiskt händer idag. Följ dina tre senaste publicerade inlägg från idé till live-adress. Notera varje person som rörde vid dem, varje försening och varje revideringsrunda. Den ärliga kartan visar var inläggen fastnar.
Vanliga stopp är otydliga briefer, saknade redaktörer, flaskhalsar vid godkännande och publiceringssteg som kräver någon som alltid har fullt upp. Ditt nya arbetsflöde bör ta itu med de två största stoppen först.
Definiera dina steg
Börja med fem grundsteg och lägg bara till fler när det behövs. Steg ett: ämnet godkänt och briefen skriven. Steg två: första utkastet klart. Steg tre: redaktionell granskning och revideringar. Steg fyra: slutligt godkännande. Steg fem: publicerat och marknadsfört.
Sätt en maxtid för varje steg. En brief till ett blogginlägg bör ta en dag. Ett första utkast kan ta tre till fem dagar. Redigering bör ta en till två dagar. När ett inlägg överskrider tiden för sitt steg lyfter ansvarig frågan eller tilldelar om det.
Läs vad ett arbetsflöde för innehåll är för den begreppsliga grunden innan du anpassar din produktionsprocess.
Utse ansvariga och regler för överlämning
Varje steg har en ansvarig som flyttar inlägget till nästa steg. Ansvarig gör inte alltid jobbet, men bekräftar att det är klart. Skriv regler för överlämning: vad ansvarig kontrollerar innan inlägget går vidare och vilken avisering nästa ansvarig får.
Exempel: skribenten markerar utkastet som klart först efter egen genomläsning och stavningskontroll. Redaktören får en avisering med länk till utkastet och den ursprungliga innehållsbriefen som referens. Tydliga överlämningar hindrar utkast från att hamna i limbo.
Koppla arbetsflödet till din kalender
Uppdatera statusetiketterna i din innehållskalender så att de matchar stegen i arbetsflödet. När kalendern och arbetsflödet använder samma språk ser alla samma bild. "Redigering" i kalendern betyder att redaktören äger inlägget just nu.
Planera deadlines baklänges från publiceringsdatum. Om ett inlägg publiceras den 15:e och redigeringen tar två dagar måste utkastet vara klart den 12:e. Om skrivandet tar fem dagar måste briefen vara klar den 7:e. Att arbeta bakåt från publiceringsdatum förhindrar stress i sista minuten.
Dokumentera och utbilda ditt team
Skriv arbetsflödet som ett dokument på en sida som vem som helst kan följa. Ta med namn på stegen, ansvariga, tidsgränser, regler för överlämning och var filerna finns. Dela det med varje teammedlem och frilansare från första dagen.
Kör en provomgång med två till tre inlägg innan du inför det fullt ut. Notera var arbetsflödet känns för tungt eller för lätt. Justera tidsgränser och ansvar utifrån verkliga resultat, inte teoretiska ideal.
Förbättra arbetsflödet över tid
Gå igenom ditt arbetsflöde varje månad. Följ genomsnittlig tid per steg, antal revideringar och missade deadlines. Om redigeringen konsekvent tar dubbelt så lång tid som du uppskattat bör du antingen avsätta mer tid eller förenkla dina granskningskriterier.
Exempel på automatisering som hjälper utan att krångla till det är automatiska aviseringar när ett steg är klart, mallar för briefer som fyller i standardfält och checklistor före publicering. Börja med att göra den manuella processen tydlig innan du lägger till automatisering. Ett trasigt manuellt arbetsflöde blir inte bättre av att du lägger automatisering ovanpå.
När ditt arbetsflöde för produktion rullar kan du utforska sätt att återanvända blogginlägg, så att varje publicerat inlägg ger fler format utan att du startar hela arbetsflödet från noll.
Vanliga frågor
Hur lång tid tar det att bygga ett arbetsflöde för innehållsproduktion?
Att kartlägga din nuvarande process tar några timmar. Att skriva arbetsflödesdokumentet och utbilda teamet tar en till två dagar. Räkna med två till fyra veckors justering innan arbetsflödet känns naturligt.
Vad är det minsta fungerande arbetsflödet för innehållsproduktion?
Brief, utkast, redigering, publicering. Fyra steg räcker för en ensam skapare eller ett team på två personer. Lägg till steg för godkännande och marknadsföring när teamet och innehållsvolymen växer.
Hur hanterar du brådskande innehåll utanför arbetsflödet?
Skapa en snabbare väg med färre steg, inte en separat process. Ett brådskande inlägg kan hoppa över den fulla briefen och gå direkt till skrivande, men det bör ändå gå igenom redigering före publicering. Om du hoppar över alla steg får du garanterat fel.
Ska arbetsflödet innehålla juridisk granskning eller regelefterlevnad?
Företag i reglerade branscher bör lägga till ett steg för regelefterlevnad före publicering. Notera vilka innehållstyper som kräver granskning och vilka som inte gör det. Vanliga blogginlägg kan hoppa över det, men produktpåståenden och finansiellt innehåll bör inte det.
Hur mäter du hur effektivt arbetsflödet är?
Följ genomsnittligt antal dagar från brief till publicering, antal revideringsrundor per inlägg och andelen inlägg som klarar sin deadline i kalendern. Analys av publicerat innehåll visar sedan om snabbare produktion bevarar kvaliteten.
Vilket är det sista steget i ett arbetsflöde för innehållsproduktion?
Publicering på din webbplats är det sista kärnsteget, följt av marknadsföring. Med WEMASY:s webbplatsbyggare kan du formatera, optimera och publicera innehåll, så att det sista steget i ditt arbetsflöde sker där din publik kommer att läsa det.