En företagare har ett kalkylblad där varje inlägg är planerat tre månader framåt. Deadlines är färgkodade. Utkasten blir klara i tid. En annan företagare öppnar ett tomt dokument varje måndag och frågar "vad ska vi posta den här veckan?" Det andra företaget publicerar mindre, stressar mer och missar säsongsmoment som det första planerade för flera veckor tidigare.
Den skillnaden är en innehållskalender. En innehållskalender är ett visuellt schema som visar vad du ska publicera, när, i vilken kanal och vem som äger varje inlägg. Den gör vaga föresatser till löften med datum som teamet kan se och agera på.
Vad är en innehållskalender?
En innehållskalender är ett planeringsdokument som listar kommande innehåll med publiceringsdatum, ämnen, format och ansvariga personer. Den kan finnas i ett kalkylblad, på en projekttavla eller i ett särskilt planeringsverktyg. Formatet spelar mindre roll än att alla utgår från en gemensam vy.
Varje rad har oftast en arbetsrubrik, målgrupp, innehållstyp, status och deadline. Mer avancerade kalendrar anger också sökord, distributionskanaler och länkar till utkast. Målet är enkelt: ingen ska undra vad som ska vara klart nästa vecka.
Varför team använder en innehållskalender
Jämn publicering är det svåraste i innehållsmarknadsföring. Idéer är lätta. Att dyka upp i tid med färdigt, genomarbetat innehåll är det inte. En kalender skapar ansvar. När ett datum står på tavlan förbereder teamet research, utkast och granskning i god tid, i stället för att publicera det som går fortast.
Kalendern hjälper dig också att planera kring händelser. Produktlanseringar, helger, branschkonferenser och säsongstrender har alla ledtider. När du ser hela kvartalet på en skärm kan du räkna bakåt, så att sommarguiden är klar i maj och inte i juli.
Din kalender bör hänga ihop med din bredare innehållsstrategi. Varje schemalagt inlägg ska tjäna ett pelarämne eller ett affärsmål i strategin, inte fylla tomma luckor.
Innehållskalender eller redaktionell kalender
Folk använder begreppen om vartannat, men de betyder inte alltid samma sak. En innehållskalender täcker ofta alla format och kanaler, till exempel blogginlägg, e-post, videor och uppdateringar i sociala medier. En redaktionell kalender handlar traditionellt om skrivet redaktionellt innehåll som artiklar och nyhetsbrev.
För ett litet företag räcker oftast en gemensam kalender. Separata kalendrar är bra när olika team äger olika kanaler och behöver egna scheman. Principen är densamma: synliga datum, tydliga ansvariga och spårad status.
Vad som ska med i varje rad i kalendern
Som minimum anger du publiceringsdatum, ämne, format, ansvarig och aktuell status. Lägg till ett målsökord när inlägget ska ranka i sök. Notera vilket steg i kundresan inlägget hör till, så att du balanserar innehåll för medvetenhet mot sidor för beslut under kvartalet.
Statusetiketter håller teamet på samma sida. Vanliga steg är idé, brief klar, skriver, i granskning, schemalagd och publicerad. När alla använder samma etiketter ser du snabbt var det tar stopp. Om tio inlägg har legat i "i granskning" i två veckor behöver din granskningsprocess ses över.
Hur långt i förväg ska du planera?
De flesta team planerar fyra till tolv veckor framåt. Kortare horisonter passar snabba nyhetsämnen. Längre horisonter hjälper med säsongsinnehåll och kampanjer som kräver design eller videoproduktion. Börja med fyra veckor om du är ny på kalenderplanering. Utöka fönstret när arbetsflödet mognar.
Lämna luft för aktuella ämnen. Allt går inte att planera månader i förväg. Reservera en eller två platser per månad för spontant innehåll, så att kalendern förblir användbar utan att bli stel.
Att bygga kalendern är en del av innehållsplaneringen. En praktisk checklista för hur du schemalägger inlägg i sociala medier tillsammans med blogginnehåll hittar du i vår checklista för kalender för sociala medier.
Vanliga frågor
Vilket format är bäst för en innehållskalender?
Använd det som ditt team faktiskt uppdaterar varje vecka. Kalkylblad fungerar för ensamma grundare. Delade tavlor fungerar bättre när flera personer skapar och granskar innehåll. Det bästa formatet är det som hålls aktuellt.
Hur ofta ska du uppdatera en innehållskalender?
Se över den varje vecka och utöka planeringsfönstret varje månad. Flytta datum när utkast drar ut på tiden, lägg till nya ämnen när prioriteringarna ändras och arkivera publicerade inlägg så att vyn fokuserar på kommande arbete.
Kan en innehållskalender innehålla inlägg i sociala medier?
En kalender för sociala medier är en vanlig förlängning av huvudschemat. Många team följer blogginlägg och marknadsföring i sociala medier på samma tavla, så att distributionen planeras tillsammans med skapandet.
Vad händer om du missar ett planerat publiceringsdatum?
Planera om ärligt i stället för att slänga ut ett svagt inlägg. Ett sent inlägg skadar mindre än ett dåligt. Anteckna varför det drog ut på tiden, så att du kan rätta till flaskhalsar i arbetsflödet före nästa deadline.
Ska frilansare ha tillgång till din innehållskalender?
Externa skribenter har nytta av att se deadlines, status och närliggande ämnen. Dela de rader som gäller deras uppdrag, utan att visa interna strategianteckningar som de inte behöver.
Hur hänger en innehållskalender ihop med publicering på din webbplats?
Kalendern visar vad som ska vara klart, och webbplatsen är dit det publiceras. Med WEMASY:s webbplatsbyggare kan du skriva utkast och schemalägga blogginlägg, så att kalenderns deadlines stämmer med de verkliga publiceringsdatumen.