Titta på hur de flesta varumärken sätter upp WhatsApp Business så ser du samma mönster: de laddar ner appen, lägger till en profilbild och tycker att det är klart. Den uppsättning som ger resultat går längre. Skillnaden mellan en WhatsApp-närvaro som skapar samtal och en som står oanvänd ligger nästan alltid i de val du gör under den första timmen. En komplett uppsättning täcker profilen, de automatiska meddelandena, katalogen, vägarna där kunder hittar dig och kopplingen till resten av varumärkets verktyg.
Den här artikeln går igenom hur du skapar ett WhatsApp Business-konto, hur du ställer in det så att kunderna upplever det som pålitligt och lätt att använda, och vad du gör när grunderna är på plats för att börja få samtal.
Hur skapar du ett WhatsApp Business-konto?
Ladda ner och installera WhatsApp Business-appen
WhatsApp Business är en egen app, skild från vanliga WhatsApp. Du laddar ner den gratis på iOS och Android. Sök efter WhatsApp Business i App Store eller Google Play och installera den. Om vanliga WhatsApp redan finns på enheten kan båda apparna köras samtidigt, så länge de är registrerade på olika telefonnummer. WhatsApp Business ser ut ungefär som den vanliga appen, med tillägget att funktionerna för företag finns i inställningsmenyn. Installationen tar under två minuter och du behöver inget konto hos Meta eller någon annan tjänst i det här skedet.
Registrera ett telefonnummer
När du öppnar appen första gången ombeds du registrera ett telefonnummer. Det kan vara ett mobilnummer, ett fast nummer eller ett virtuellt nummer, så länge numret kan ta emot ett sms eller ett röstsamtal för verifieringen. Om numret redan är registrerat på ett privat WhatsApp-konto måste du avregistrera det därifrån innan du kan registrera det i WhatsApp Business. Ett nummer kan bara vara aktivt på ett WhatsApp-konto åt gången. Välj numret med omsorg: när varumärkets WhatsApp-nummer väl är delat med kunder och tryckt på material måste du underrätta alla befintliga kontakter om du byter. Ett eget varumärkesnummer är oftast bättre än en privat mobil, eftersom det håller varumärkets kommunikation åtskild och ser till att allt fungerar även om teamet som sköter WhatsApp byts ut.
Skapa den första företagsprofilen
Efter att du har registrerat numret ber appen dig skapa en företagsprofil. Fälten som krävs är varumärkets namn och kategori. Namnet ska se likadant ut som på dina andra kanaler, eftersom det är det första kunden ser när varumärket skriver till dem eller dyker upp i deras sökning. Kategorin påverkar hur WhatsApp klassar kontot och när det visas, så det är värt några sekunder att välja den mest exakta kategorin i stället för den bredaste. När grundinställningen är klar kan du fylla i fler fält under Inställningar: beskrivning, adress, öppettider, webbadress och e-postadress. Alla fälten bidrar till varumärkets synliga profil och bör vara ifyllda innan du delar numret med kunder.
Skriv en profilbeskrivning som skapar förtroende
Beskrivningsfältet rymmer upp till 256 tecken och är en av de första sakerna en kund läser när de öppnar varumärkets profil. En beskrivning som tydligt säger vad varumärket erbjuder, vem det riktar sig till och vad kunden kan förvänta sig när de kontaktar er via WhatsApp är mer användbar än en allmän slogan. En beskrivning som lyder "Vi hjälper småföretag i Storbritannien med skräddarsydda förpackningar. Skriv till oss för offerter, orderuppdateringar eller produktfrågor" visar en ny kontakt direkt att de har kommit rätt och vad de kan fråga om. En beskrivning som lyder "Kvalitetsprodukter sedan 2015" ger dem ingenting att agera på. Beskrivningen ska svara på frågan en förstagångsbesökare har: vad gör det här varumärket och varför ska jag skriva till dem?
Koppla till Meta Business Manager
Du behöver inte koppla WhatsApp Business-kontot till Meta Business Manager för att använda appen på grundnivå. Kopplingen krävs däremot om du vill köra click-to-WhatsApp-annonser, ansöka om det gröna verifieringsmärket eller uppgradera till WhatsApp Business Platform längre fram. Gör du kopplingen tidigt slipper du göra den under tidspress senare. I Meta Business Manager lägger du till WhatsApp-numret under företagstillgångar och bekräftar kopplingen med en verifieringskod som skickas till det registrerade numret. Ett Meta Business Manager-konto är gratis att skapa och kräver bara ett Facebook-konto och en e-postadress till företaget. För varumärken som planerar betald annonsering på Meta som leder samtal till WhatsApp är den här kopplingen ett krav.
Hur ställer du in WhatsApp Business för bästa effekt?
Ställ in automatiska meddelanden
WhatsApp Business har tre typer av automatiska meddelanden: ett hälsningsmeddelande som skickas när en kund kontaktar varumärket för första gången eller efter fjorton dagars inaktivitet, ett frånvaromeddelande som skickas utanför de öppettider du angett i profilen, och snabbsvar som du aktiverar genom att skriva en genväg. Hälsningsmeddelandet ska bekräfta kontakten, tala om hur snabbt kunden kan få svar och visa vad de kan fråga om eller göra. Frånvaromeddelandet ska säga när ni svarar, inte bara att ni inte är tillgängliga. Då har kunden en anledning att vänta i stället för att söka sig någon annanstans. Båda meddelandena kan schemaläggas till vissa tider och till vissa typer av kontakter, så du får viss kontroll över när och till vem de skickas. De här två automatiska meddelandena är den enda automatiseringen som finns i appen. De är enkla, men minskar tydligt problemet med att vara onåbar utanför arbetstid.
Skapa snabbsvar för vanliga meddelanden
Snabbsvar är sparade meddelandemallar som du skickar genom att skriva ett kort nyckelord efter ett snedstreck. Ett snabbsvar som sparats som "/tider" kan bli hela meddelandet med öppettider och plats. Ett svar som sparats som "/frakt" kan bli hela leveranspolicyn. Snabbsvar sparar tid på upprepade svar och ser till att kunderna får samma information varje gång. Att skapa tio till femton snabbsvar för de frågor som kommer oftast är en av de mest lönsamma inställningarna i Business-appen. Svaren kan innehålla text, bilder och dokument, vilket gör dem praktiska för att snabbt skicka produktblad, prislistor eller instruktioner utan att leta efter filen varje gång.
Bygg produktkatalogen
Med WhatsApp Business-katalogen kan varumärket lista upp till 500 produkter eller tjänster med namn, beskrivningar, priser och bilder. Katalogen går att nå via varumärkets profil och kan delas direkt i samtal, så att kunden kan titta på utbudet utan att lämna WhatsApp. En katalog med tydliga produktnamn, korrekta priser och bilder av bra kvalitet minskar fram och tillbaka i samtalen före köp betydligt, eftersom kunderna kan titta igenom sortimentet innan de ställer specifika frågor i stället för öppna frågor om vad som finns. För tjänsteföretag fungerar katalogen lika bra för att lista tjänstepaket, prisnivåer eller konsultationer. Behandla katalogen som ett levande dokument och uppdatera den varje gång produkter, priser eller tillgänglighet ändras, eftersom föråldrad information skapar friktion och minskar förtroendet.
Använd etiketter för att sortera kontakter och samtal
Med etiketter i WhatsApp Business kan du märka samtal med egna kategorier, till exempel Ny kund, Väntar på betalning, Order lagd, Supportärende eller VIP. Etiketterna syns bara för varumärket och gör att teamet kan filtrera och prioritera samtal utan att tappa koll på var varje samtal står. Det är effektivare att skapa ett etikettsystem innan de första samtalen kommer än att sätta etiketter i efterhand, eftersom du då får en enhetlig struktur från början. Ett enkelt system med fem till åtta kategorier täcker de flesta lägen ett samtal kan vara i för de flesta varumärken. Etiketter gör det också möjligt att skicka utskick till vissa grupper: ett varumärke kan skicka ett utskick till alla kontakter märkta Återkommande kund eller alla märkta Väntar på uppföljning. Då fungerar etikettsystemet både som ordning och som enkel segmentering.
Ställ in öppettider och plats
Korrekta öppettider i profilen fyller två syften. För det första visas tiderna för kunder som tittar på profilen, så att de vet när de kan räkna med svar. För det andra styr de när frånvaromeddelandet skickas: kontakter som skriver utanför de angivna tiderna får frånvaromeddelandet automatiskt, och de som skriver under öppettiderna får hälsningsmeddelandet om det är deras första kontakt. Ett varumärke som inte anger några öppettider skickar inget av meddelandena automatiskt och missar chansen att sätta förväntningar hos dem som hör av sig utanför arbetstid. Platsuppgifter är frivilliga men användbara för varumärken med fysisk närvaro, eftersom de visas i profilen och gör att kunder kan hitta varumärket i kartsökningar kopplade till WhatsApp.
Vad gör du efter grundinställningen?
Lägg till WhatsApp på din webbplats och i sociala profiler
Ett WhatsApp-nummer som kunderna inte hittar skapar inga samtal. När kontot är uppsatt ska numret eller en click-to-chat-länk läggas till på alla kontaktytor som kunderna ser: kontaktsidan på webbplatsen, webbplatsens sidhuvud eller sidfot, biografin i profilerna på sociala medier och e-postsignaturen. En click-to-chat-länk i formatet wa.me/[landskod][nummer] öppnar ett WhatsApp-samtal med varumärket när någon trycker på den, utan att kunden först behöver spara numret. Den smidiga ingången är särskilt viktig på mobilen, där steget att spara ett nummer innan man skriver räcker för att du ska tappa en märkbar andel av potentiella kontakter. Länken kan också läggas till i digitala annonser, på produktförpackningar och i tryckt material.
Skapa en QR-kod för WhatsApp
WhatsApp Business skapar en QR-kod i kontoinställningarna som öppnar ett samtal med varumärket när någon skannar den. Du kan visa QR-koden på fysiskt material, förpackningar, kvitton, skyltar i butik och tryckt material, så att kunder på plats enkelt kan starta ett WhatsApp-samtal utan att skriva in ett nummer. QR-koden kan också innehålla ett förifyllt meddelande, så att WhatsApp öppnas med en text redan skriven, till exempel "Jag vill veta mer om era produkter". Då krävs det mindre av kunden för att starta ett relevant samtal. För varumärken med fysiska kontaktpunkter är QR-koder ett av de effektivaste sätten att göra om möten utanför nätet till WhatsApp-kontakter.
Dela numret genom de kanaler du redan har
Det snabbaste sättet att bygga en första kontaktlista på WhatsApp är att tala om för befintliga kunder att kanalen finns. Ett enda e-postmeddelande till din prenumerantlista med WhatsApp-numret och vad kunderna kan använda det till, ett inlägg på sociala medier med click-to-chat-länken och en uppdatering av kontaktsidan på webbplatsen ger den första vågen av kontakter som har tackat ja. Meddelandet ska tydligt förklara vad kunderna får av att skriva till varumärket på WhatsApp: snabbare svar från supporten, orderuppdateringar, exklusiva erbjudanden eller vad det viktigaste värdet nu är. Kunder som anmäler sig för att de ser ett tydligt värde är bättre kontakter än de som lägger till numret för att det dök upp någonstans utan sammanhang.
Bestäm när du ska lägga till det gröna märket
Du kan ansöka om det gröna verifieringsmärket i WhatsApp när kontot är kopplat till Meta Business Manager och varumärket uppfyller kraven. Märket ökar förtroendet hos kunder som ser det, särskilt när varumärket når nya kontakter som aldrig haft med det att göra förut. Det lönar sig att ansöka tidigt om varumärket tänker använda WhatsApp aktivt, eftersom ett godkännande kan ta tid och märket är mer värt innan kontot har en lång historik än efter. Hela verifieringsprocessen, kraven och vad du gör om en ansökan avslås finns i så får du den gröna bocken: verifiering av WhatsApp Business.
Veta när du ska gå vidare från appen
WhatsApp Business-appen klarar uppsättningen och den första driften av en WhatsApp-närvaro bra, men den har tydliga gränser. När antalet samtal växer förbi vad teamet kan hantera för hand, när du behöver mer automatisering än hälsnings- och frånvaromeddelandet, eller när WhatsApp ska kopplas till ett annat system har appen nått sitt tak. Då är WhatsApp Business Platform nästa steg. Att känna igen gränsen innan den ger problem i verksamheten, i stället för efter att samtal börjat bli obesvarade, är det praktiska skälet till att förstå Platform-nivån innan behovet blir akut. Hela genomgången av när appen räcker och när du behöver Platform finns i WhatsApp Personal, WhatsApp Business och WhatsApp Business Platform jämfört.
Vanliga frågor
Kan vi behålla vårt nuvarande nummer när vi byter till WhatsApp Business?
Ja. Om numret just nu ligger på ett privat WhatsApp-konto ska du först säkerhetskopiera chatthistoriken på det kontot och sedan avregistrera det. När det är avregistrerat registrerar du det i WhatsApp Business. Numret är detsamma hela tiden, och de som redan har sparat det når fortfarande varumärket på samma nummer. Bytet tar cirka femton minuter och numret är kort otillgängligt under tiden. Med WEMASY:s webbplatsbyggare kan du lägga in det direkt på din webbplats.
Vi vill att WhatsApp-numret också ska ta emot vanliga samtal och sms. Går det?
Ja. WhatsApp Business tar inte över telefonnumrets funktioner för samtal och sms. Numret fortsätter ta emot vanliga samtal och sms som förut. WhatsApp körs vid sidan av telefonens vanliga funktioner och ersätter dem inte. Om numret är ett fast eller virtuellt nummer tar det inte emot vanliga samtal via WhatsApp, men det kan fortfarande användas för WhatsApp-meddelanden och samtidigt fungera för röstsamtal via sitt eget nät.
Någon annan satte upp vårt WhatsApp Business-konto och vi har tappat åtkomsten. Vad gör vi?
Om du fortfarande har tillgång till telefonnumret som är registrerat på kontot kan du få tillbaka åtkomsten genom att registrera numret på en ny enhet och verifiera det med sms- eller röstkoden som skickas till numret. Då avregistreras kontot från den tidigare enheten och registreras på den nya. Om du inte har tillgång till själva telefonnumret är processen mer komplicerad. Då måste du kontakta WhatsApps support via Metas hjälpcenter för företag och visa bevis på att du äger varumärket. Det här är ett av skälen till att vi rekommenderar ett eget varumärkesnummer i stället för ett privat nummer från början.
Behöver vi ett Meta Business Manager-konto för att använda WhatsApp Business?
Nej, inte för grundläggande användning av WhatsApp Business-appen. Appen fungerar självständigt utan koppling till Meta Business Manager. Du behöver Meta Business Manager om du vill köra click-to-WhatsApp-annonser, ansöka om det verifierade gröna märket eller koppla till API:et i WhatsApp Business Platform. Det lönar sig ändå att göra kopplingen tidigt om något av de användningsområdena finns på planeringen, eftersom du då slipper göra den under tidspress senare. Kopplingen tar cirka tio minuter och påverkar inte hur appen fungerar i vardagen.
Vi har satt upp kontot men inga kunder skriver till oss än. Vad gör vi först?
Berätta att det finns. Lägg till click-to-chat-länken eller QR-koden på kontaktsidan på webbplatsen, i e-postsignaturen och i en profil på sociala medier. Skicka sedan ett kort meddelande till din kundlista eller dina följare där du presenterar kanalen och vad den är till för. WhatsApp är en kanal för kontakt, inte för att bli upptäckt: kunderna hittar den inte av sig själva så som de kan hitta en profil på sociala medier. Numret måste finnas där kunderna redan tittar, och värdet av att använda det måste vara tydligt. De första samtalen kommer oftast inom några dagar efter att du medvetet har börjat marknadsföra numret.
Kan flera personer sköta samma WhatsApp Business-nummer samtidigt?
Upp till fyra enheter kan kopplas till ett WhatsApp Business-konto samtidigt med funktionen för flera enheter, så att flera i teamet kan öppna och svara på samtal på samma gång. Begränsningen är att det inte finns någon tilldelning av samtal eller spårning av ansvar, så teamet måste samordna sig utanför appen. För team med fler än två eller tre personer, eller där ansvar och överlämningar är viktiga, är WhatsApp Business Platform med ett inkorgsverktyg för flera handläggare den mer praktiska lösningen.