En evenemangswebbplats är den samlade informationskällan för alla som funderar på att gå på ett evenemang. Datum, plats, talare, schema och anmälan finns på ett ställe, så att möjliga deltagare får allt de behöver för att bestämma sig.
Varje evenemang konkurrerar om uppmärksamhet. Den som hör talas om en konferens, en workshop eller en utställning har annat att göra med sin tid och sina pengar. Beslutet att anmäla sig handlar ofta om hur snabbt och tydligt evenemangets webbplats svarar på de frågor en möjlig deltagare redan ställer: vad är det här, är det värt att gå och hur anmäler jag mig?
En väl byggd evenemangswebbplats svarar på alla tre innan besökaren har skrollat förbi första avsnittet. En dåligt byggd tappar besökaren på grund av förvirring eller osäkerhet innan hen når anmälningsknappen.
Vad är en evenemangswebbplats?
En evenemangswebbplats är en webbplats som byggs för ett enskilt evenemang eller en återkommande serie evenemang. Syftet är att presentera evenemanget tydligt, bygga trovärdighet och göra intresserade besökare till anmälda deltagare. Den är den officiella informationskällan för alla som vill veta vad evenemanget är, vem det är till för, var och när det äger rum och hur man går dit.
Evenemangswebbplatser varierar från enkla ensidiga sajter för en lokal workshop till omfattande sajter för stora konferenser med flera spår, talare, sponsorer och biljettnivåer. Komplexiteten följer evenemangets storlek, men grunduppgiften är densamma.
Vem använder evenemangswebbplatser?
Evenemangswebbplatser används av alla organisationer och privatpersoner som arrangerar ett evenemang där deltagarna behöver anmäla sig, köpa biljett eller planera i förväg. Det gäller till exempel:
- Arrangörer av konferenser och toppmöten som hanterar talarlistor, sessioner och anmälningar
- Ledare för workshops och utbildningar som behöver ett flöde för anmälan och betalning
- Arrangörer av musik-, konst- och kulturevenemang som hanterar biljettförsäljning och information
- Företagens eventteam som ordnar interna eller externa evenemang med formell anmälan
- Föreningar och ideella organisationer som ordnar insamlingar, utställningar eller årliga träffar
Alla evenemang som är öppna för fler än en privat inbjudningslista har nytta av en egen webbplats som enda källa till sanningen.
Vad skiljer en evenemangswebbplats från andra webbplatser?
En evenemangswebbplats arbetar under tidspress på ett sätt som de flesta andra webbplatser inte gör. Den har en hård deadline: evenemangets datum. Allt på sajten är inriktat på att få folk att anmäla sig före det datumet. Efter evenemanget blir sajten antingen ett arkiv eller används på nytt för nästa upplaga.
Den brådskan styr designen. Datum och sista anmälningsdag måste synas tydligt. Anmälan måste gå smidigt. Trovärdighetssignaler som minskar tveksamheten, till exempel talarprofiler, omdömen från tidigare evenemang och sponsorlogotyper, måste synas direkt. En evenemangswebbplats som gömmer anmälningslänken eller gör datumet svårt att hitta tappar möjliga deltagare som helt enkelt går vidare.
Vad behöver en evenemangswebbplats för att fungera bra?
Tydliga uppgifter om evenemanget högst upp
Evenemangets namn, datum, plats och en mening om vem det är till för ska synas utan att man behöver skrolla. En besökare som inte direkt förstår vad evenemanget är och när det äger rum skrollar inte vidare för att ta reda på det.
En tydlig väg till anmälan
Uppmaningen att anmäla sig ska synas tidigt på sidan, upprepas när besökaren skrollar och aldrig vara mer än ett klick bort. Early bird-priser, begränsat antal platser och påminnelser om sista anmälningsdag skapar den brådska som påskyndar beslutet att anmäla sig.
Information om talare och program
För de flesta evenemang är talarna eller programmet anledningen till att folk kommer. Talarprofiler med foton, korta presentationer och sessionstitlar ger blivande deltagare trygghet i att innehållet är värt tiden. Ett program, även ett preliminärt, hjälper folk att planera runt evenemanget och minskar den osäkerhet som hindrar vissa från att bestämma sig.
Socialt bevis från tidigare upplagor
Foton, omdömen och deltagarsiffror från tidigare evenemang visar förstagångsdeltagare att evenemanget håller vad det lovar. Det är särskilt effektivt att visa att tidigare deltagare har kommit tillbaka till senare upplagor.
Vanliga frågor
Är det bättre att bygga en ny evenemangswebbplats för varje upplaga eller behålla en sajt över åren?
För ett årligt evenemang som återkommer är en enda sajt som uppdateras varje år oftast det bättre valet. Domänen och den synlighet i sökresultaten den har byggt upp följer med. Innehåll från tidigare upplagor fungerar som socialt bevis för nästa. En helt ny sajt varje år börjar om från noll när det gäller synlighet i sök och tappar den kontinuitet som bygger en trogen, återkommande publik. För enstaka evenemang utan planerad fortsättning fungerar både en egen sajt och en särskild sida på en befintlig sajt. Med WEMASY:s webbplatsbyggare kan du sätta upp det direkt på din webbplats.
Hur långt i förväg ska en evenemangswebbplats lanseras?
Så tidigt som möjligt, helst sex till tolv veckor före evenemanget om deltagarna behöver planera mycket. Resor, boende och schemaläggning tar tid. En evenemangswebbplats som lanseras två veckor före datumet tappar en del av sin möjliga publik helt enkelt för att folk inte kan ändra sina planer med kort varsel. Tidiga informationssidor, även innan alla detaljer är bekräftade, låter intresserade besökare anmäla sig för uppdateringar innan anmälan öppnar.
Måste en evenemangswebbplats sälja biljetter direkt?
Inte nödvändigtvis. Vissa evenemangswebbplatser länkar till en biljettplattform från tredje part för själva köpet. Andra sköter hela anmälan och betalningen på sajten. Rätt val beror på evenemangets komplexitet och vilka verktyg som finns. Om du sköter allt på evenemangets egen sajt får arrangören mer kontroll över deltagarupplevelsen och datan. Att använda en plattform från tredje part går snabbare att sätta upp och sparar dig från att bygga betalningsinfrastruktur. Båda sätten fungerar så länge vägen från evenemangets webbplats till anmälan är kort och tydlig.
Hur hittas evenemangswebbplatser av personer som söker efter evenemang?
Genom sökord som hör ihop med evenemangets ämne, plats och tidpunkt. Tydliga platssignaler i rubriker och sidinnehåll, en snabb sajt med ett SSL-certifikat och specifikt, strukturerat innehåll om evenemangets detaljer hjälper sökmotorerna att visa sajten för rätt personer.
Vad ska en evenemangswebbplats visa när evenemanget är över?
Höjdpunkter från evenemanget: foton, inspelningar, viktiga lärdomar och omdömen från deltagare. Innehållet tjänar två syften. Det ger de som var där en plats att återuppleva evenemanget, och det bygger trovärdighet inför nästa upplaga genom att visa blivande deltagare vad de missade. En sida som bara säger att evenemanget är över, utan något mer, slösar bort det sociala bevis och den synlighet i sök som sajten har byggt upp.
Kan en evenemangswebbplats hantera sponsorernas synlighet?
Ja. Ett sponsoravsnitt med logotyper och, där det är relevant, länkar till sponsorernas sidor är vanligt vid större evenemang. Sponsorerna delas oftast in i nivåer med motsvarande logotypstorlek och placering, så att varje sponsor ser vad investeringen ger. WEMASY:s byggare för evenemangswebbplatser ger arrangörer strukturen för att presentera sponsorer professionellt vid sidan av allt annat innehåll.