Du startade företaget för att göra jobbet du älskar, inte för att jaga svar i telefon om lediga tider. Ändå börjar de flesta veckor med kedjor av röstmeddelanden, dubbelbokade eftermiddagar och kunder som trodde att ett sms räknades som en bekräftad tid.
Ett online bokningssystem för småföretag ändrar den rytmen. Kunderna bokar själva. Din kalender hålls uppdaterad. Bekräftelser skickas automatiskt. Så här sätter du upp bokning från grunden när du driver ett litet team utan en särskild driftansvarig.
Vad ett bokningssystem för småföretag behöver
Som minimum behöver du en levande kalender, en bokningssida på din webbplats, automatiska bekräftelser och ett ställe där alla bokningar hamnar. Bra extrafunktioner är intagsformulär, betalning och påminnelser.
Börja med minimum. Ett enkelt system som du faktiskt använder slår en komplex lösning som överges efter två veckor. Lägg till betalning och intagsformulär när grundflödet har fungerat stabilt i en månad.
Om du fortfarande funderar på om online bokning passar din verksamhet, läs varför varje företag behöver ett online bokningssystem och vad ett online bokningssystem är i modul ett.
Så sätter du upp ett bokningssystem steg för steg
Fas ett: planera dina tjänster och tider. Lista varje bokningsbar tjänst med längd, marginaltid och pris. Bestäm veckotider och blockera helgdagar innan du rör några inställningar i programvaran.
Fas två: bygg bokningsvägen på din webbplats. Skapa en egen bokningssida, lägg till en kalender eller widget på sidorna för dina tjänster och länka båda från huvudmenyn. Kapitlen om att skapa en bokningssida och lägga till en bokningskalender går igenom det här steget i detalj.
Fas tre: ställ in kommunikationen. Skapa bekräftelsemejl och valfria påminnelser. Använd kapitlen om bekräftelsemejl för tidsbokningar och bokningsbekräftelser som vägledning.
Fas fyra: lägg till intag och betalning när du är redo. Koppla intagsformulär för nya kunder och en betalningsgateway om handpenning minskar problemet med uteblivna kunder. Båda är valfria vid lansering men värdefulla när volymen växer.
Fas fem: utbilda teamet och gå live. Alla som tar telefonbokningar måste använda samma kalender. Gör testbokningar från början till slut. Meddela det nya självbetjäningsalternativet till befintliga kunder via mejl och personligen.
Välj verktyg utan att köpa för mycket
Verktyg för tidsbokning i småföretag varierar från rena kalenderappar till kompletta webbplatssystem. Leta om möjligt efter en lösning som täcker både webbplats och bokning. Separata verktyg för webbplats, formulär och bokning ger fler inloggningar och fler synkroniseringsfel.
WEMASY är byggt för små team som vill ha webbplats, formulär och bokning i ett system i stället för att pussla ihop fem prenumerationer.
Utvärdera utifrån din verkliga bokningsvolym per vecka. En ensam konsult med åtta möten i veckan har andra behov än en salong med fyra frisörer och sextio bokningar. Anpassa funktionsnivån efter volymen, inte efter en tänkt framtida storlek.
Läs hur du väljer bokningssystem för ditt företag när du jämför alternativ. Titta på uppsättningstid, mobilupplevelse och om verktyget passar din befintliga webbplats.
Kontrollera dina mätvärden efter 30 och 60 dagar efter lanseringen. Andelen onlinebokningar, andelen uteblivna kunder och antalet telefonbokningar visar om du bör justera regler, påminnelser eller handpenning. Modulen om tidsbokning längre fram i boken går djupare in på löpande schemahantering.
Vanliga frågor
Hur lång tid tar det för ett småföretag att starta online bokning?
De flesta team med definierade tjänster och tider lanserar inom en till två veckor. Räkna med tid för testning, personalutbildning och information till kunderna. Att gå live i all hast med otestade betalnings- eller bekräftelseinställningar skapar supportproblem redan första dagen.
Kan jag fortsätta ta telefonbokningar vid sidan av online bokning?
Ja, men varje telefonbokning måste läggas in i samma system direkt. En uppdelning mellan papper och programvara är där dubbelbokningar börjar. Lär personalen att lägga in telefonbokningar innan de lägger på.
Fungerar WEMASY som online bokningssystem för småföretag?
WEMASY samlar webbplatssidor, formulär, bokning och betalningar i ett system. Små team publicerar en bokningswebbplats med webbplatsbyggaren utan att hantera separata verktyg för varje lager.
Vilket är det största misstaget småföretag gör när de sätter upp bokning?
Att lansera utan att testa hela kundflödet på mobil. De flesta kunder bokar från telefonen. Ett flöde som fungerar på din dator men går sönder på mobilen förlorar bokningar i det tysta.
Ska jag kräva konto för att kunder ska kunna boka online?
Bokning som gäst ger fler bokningar från nya kunder. Valfria konton för återkommande kunder gör upprepade bokningar snabbare. Krav på konto före första besöket skapar ett hinder som de flesta småföretag inte behöver.
När ska jag lägga till betalning i bokningssystemet för mitt småföretag?
Lägg till handpenning när uteblivna kunder kostar dig verklig intäkt eller reserverat lager. Gratis bokning vid lansering fungerar bra medan du finslipar flödet. Inför en betalningsgateway när grundbokningen fungerar smidigt.