Varje obesvarat samtal efter stängning är en bokning som en konkurrent kan ta innan du ens vet att någon försökte nå dig.
Tidsbokning via telefonjour stänger det gapet. Det är en lösning där utbildade agenter svarar i ditt företags telefon, samlar in uppgifter från den som ringer och bokar tider direkt i din kalender enligt regler som du bestämmer. Kunder som föredrar att prata med en människa blir ändå bokade, utan att vänta på att din personal kommer tillbaka från lunchen. Så fungerar tidsbokning via telefonjour och när det passar ditt företag.
Vad är tidsbokning via telefonjour
Tidsbokning via telefonjour kombinerar livesamtal med åtkomst till kalendern. När någon ringer ditt företagsnummer svarar en agent i ditt företags namn, ställer frågor, kontrollerar lediga tider och skapar bokningen i ditt bokningssystem.
Det är inte samma sak som en enkel röstbrevlåda. Resultatet är en bekräftad tid i din kalender, inte ett meddelande att ringa tillbaka.
Agenterna följer manus som du tillhandahåller: vilka tjänster som erbjuds, hur långa tiderna är, vilka utförare som går att boka och vilken information som ska samlas in innan bokningen bekräftas.
Så fungerar tidsbokning via telefonjour
Du ger tjänsten åtkomst till din kalender eller ditt bokningssystem. Agenterna ser lediga tider i realtid och undviker att dubbelboka samma tid.
Den som ringer lämnar namn, kontaktuppgifter, önskat datum och tid samt typ av tjänst. Agenten bekräftar tiden muntligt och kan utlösa ett bekräftelsemejl eller sms från ditt system.
Täckning efter stängning är det vanligaste användningsområdet. Samtal som annars skulle hamna i röstbrevlådan klockan 19 blir besvarade och omvandlade till tider nästa morgon.
Hantering av överflöd under hektiska perioder är det andra användningsområdet. När receptionen är upptagen med patienter eller gäster dirigeras överflödiga samtal till agenter som fortsätter boka utan att sätta den som ringer i kö.
Självbetjäning online är fortfarande viktig. Telefonbokning kompletterar bokningsflödet på din webbplats i stället för att ersätta det. Modul två tar upp webbuppsättningen i så ställer du in onlinebokning av tider. Bekräftelser från telefonbokningar bör använda samma mallar som webbbokningar, som tas upp i så skapar du en bokningsbekräftelse via e-post.
När du ska använda det och vad du bör se upp med
Vårdmottagningar, hemtjänster och juristbyråer väljer ofta telefonbokning eftersom kunderna vill ha trygghet innan de förbinder sig till ett besök.
Hotell och restaurang samt butiker med hög servicegrad använder det när gäster ringer med särskilda önskemål som ett formulär inte fångar lätt.
Kvaliteten beror på hur tydligt manuset är. Vaga regler ger fel bokningar. Dokumentera varje tjänst, längd, buffert och avbokningsnotering som agenterna behöver.
Synkroniseringen är avgörande. Om agenter bokar i en kalender som din webbplats inte ser får du dubbelbokningar. En gemensam kalender är ett måste.
Gå igenom samtalsloggar varje vecka. Mönster i missade frågor eller fel typer av tjänster visar var manuset behöver skärpas.
Nästa kapitel, bokning med virtuell receptionist, tar upp en närliggande modell som ofta blandar chatt, e-post och telefon i ett gemensamt supportlager.
Vanliga frågor
Hur skiljer sig en telefonjour från en virtuell receptionist?
Telefonjourer fokuserar på inkommande samtal och att ta emot meddelanden, ofta med bokning som tillägg. Virtuella receptionister hanterar vanligen en bredare mix av telefon, chatt och e-post. Nästa kapitel, bokning med virtuell receptionist, jämför båda modellerna.
Kan agenterna skicka bekräftelsemejl?
Agenterna ska utlösa samma automatiska bekräftelse som din webbplats använder. Att skriva för hand ger fel. Anpassa telefonbokningar till mallarna i så skriver du en bokningsbekräftelse via e-post.
Ska jag ändå erbjuda onlinebokning om jag använder en telefonjour?
Ja. Många kunder föredrar självbetjäning vid midnatt utan att prata med någon. Med WEMASY kan du köra båda kanalerna från en kalender när du lägger till bokning på din webbplats via webbplatsbyggaren.
Vilken information ska agenterna samla in vid varje samtal?
Fullständigt namn, telefonnummer, e-postadress, önskad tjänst, önskat datum och tid samt eventuella anteckningar som ditt team behöver före besöket. Använd samma fält som ditt bokningsformulär online samlar in, så att uppgifterna hålls enhetliga.
Hur undviker jag dubbelbokningar mellan telefon och webb?
Båda kanalerna måste skriva till samma kalender i realtid. Om webb och telefon använder separata system som synkas varje timme uppstår överlappande tider. Behandla kalendersynkroniseringen som infrastruktur, inte som en eftertanke.
Hanterar telefonjourer påminnelser om tider?
De flesta skickar inte påminnelser om du inte ställer in automatisering i ditt bokningssystem. Text och tidpunkt för påminnelser tas upp i modul tre under så minskar påminnelser uteblivna besök.