Du ringer under lunchen. Röstbrevlåda. Du testar chattbubblan på webbplatsen. Inget svar på tjugo minuter. Du bokar hos företaget längre ned på gatan som svarade vid första signalen.
Bokning med virtuell receptionist finns så att ditt företag inte är det som förlorar den kunden. Det är en tjänst där agenter på distans fungerar som din reception, svarar på förfrågningar och bokar tider via telefon, livechatt, e-post eller sms. De arbetar efter skriftliga riktlinjer och har tillgång till din kalender i realtid. Så fungerar bokning med virtuell receptionist och så påverkar den kundupplevelsen.
Vad är bokning med virtuell receptionist
Bokning med virtuell receptionist lägger din inkommande kommunikation hos utbildade agenter på distans som bokar besök åt dig. De svarar i ditt företags namn, följer dina bokningsregler och lägger in tider i ditt kalendersystem.
Det går längre än att bara ta emot meddelanden. Agentens uppgift är att omvandla förfrågan till en bekräftad bokning innan samtalet är slut.
Kanaler är vanligen telefon, webbchatt, e-post och ibland sms. Täckning i flera kanaler är viktig eftersom kunder hör av sig på det sätt som är bekvämast just då.
Hur en virtuell receptionist skiljer sig från en enkel telefonjour
Enkla telefonjourer tar kanske bara emot meddelanden för återuppringning. Virtuella receptionister siktar på att avsluta bokningen redan vid första kontakten.
Receptionister hanterar ofta kvalificerande frågor. De frågar om typ av tjänst, hur bråttom det är, försäkrings- eller medlemsstatus och plats innan de erbjuder lediga tider.
De kan skicka komplexa ärenden vidare till ditt team medan de själva bokar enkla tider. Den sorteringen sparar din personals tid på rutinbokningar.
Telefonfokuserad besvarning tas upp i tidsbokning via telefonjour från föregående kapitel. Modellen med virtuell receptionist utvidgar samma idé till fler kanaler.
När bokning med virtuell receptionist är rätt val
Egenföretagare och små team som inte kan bemanna en hel reception använder det för att framstå som större och mer lyhörda än antalet anställda antyder.
Företag med ojämn samtalsvolym tjänar på att betala för täckningstimmar i stället för en heltidsanställd som sitter sysslolös mellan topparna.
Varumärken som säljer tjänster med högt förtroendekrav, som sjukvård, juridisk rådgivning och hembesök, märker ofta att ett samtal ger bättre resultat än enbart ett formulär.
Framgång kräver tät integration. Agenterna behöver tillgång till kalendern i realtid, tydliga manus och samma automatiska bekräftelser och påminnelser som din webbplats använder. Modul två tar upp uppsättning av bekräftelser i så ställer du in bekräftelsemejl för tidsbokning. Modul tre tar upp uppföljning i så skickar du sms-påminnelser för tidsbokning.
Självbetjäning minskar fortfarande belastningen på agenterna. Ett tydligt bokningsformulär på din webbplats tar hand om enkla fall, så att receptionisterna kan fokusera på dem som behöver mänsklig bedömning.
Vanliga frågor
Kan en virtuell receptionist boka i min onlinekalender?
De bör boka i samma kalender som din webbplats använder. Synkronisering i realtid förhindrar dubbelbokningar när en webbkund och någon som ringer vill ha samma tid. Se en gemensam kalender som obligatorisk infrastruktur.
Vilka tider kan virtuella receptionister täcka?
Täckningen varierar från enbart kontorstid till dygnet runt beroende på ditt abonnemang. Anpassa tiderna efter när dina kunder faktiskt ringer. Täckning över natten spelar mindre roll om din målgrupp bara bokar under arbetsdagen.
Ska jag lägga till onlinebokning om jag anlitar en virtuell receptionist?
Onlinebokning tar hand om självbetjäning efter stängning och enkla återkommande tider. Med WEMASY kan du erbjuda båda när du lägger till en bokningssida via webbplatsbyggaren, medan receptionisterna tar de komplexa samtalen.
Hur lämnar virtuella receptionister över komplexa ärenden?
Manus ska definiera vad agenterna bokar direkt och vad de skickar vidare. Akuta medicinska symtom, juridiska nödlägen eller anpassade offerter kan kräva ditt team. Tydliga regler för vidarebefordran förhindrar felaktiga åtaganden.
Skickar virtuella receptionister bekräftelsemeddelanden?
De bör utlösa dina automatiska bekräftelser i stället för att skriva uppgifterna för hand. Använd samma mallar från så skriver du en bokningsbekräftelse via e-post för varje kanal som skapar en bokning.
Hur mäter jag om bokning med virtuell receptionist fungerar?
Följ andelen inkommande kontakter som blir bokningar, genomsnittlig svarstid och andelen uteblivna besök för tider som agenter bokat. Jämför siffrorna med bokningar som bara skett via webben för att se var varje kanal fungerar bäst.