Lagerproblem växer tyst. En missad beställning här, en översåld produkt där, och snart skickar du ut återbetalningar, skriver ursäktsmejl och ser återkommande köpare gå någon annanstans. Att få ett pålitligt system på plats tidigt kostar mycket mindre än att städa upp skadorna efter att det brutit samman.
Vad är lagerhantering för en webbutik?
Lagerhantering är processen att följa hur många enheter av varje produkt du har i lager, hur snabbt de säljs, när du ska beställa mer och vad som händer med lagret när ordrar kommer in och går ut. För en webbutik ingår också att hålla de lagersaldon som butiken visar korrekta, så att köpare aldrig köper något du inte kan skicka.
I sin enklaste form besvarar lagerhantering inom e-handel fyra frågor vid varje givet tillfälle. Hur mycket har du? Var finns det? Hur snabbt rör det sig? När behöver du mer? En butik som pålitligt kan svara på alla fyra har fungerande lagerhantering. En butik som inte kan svara jämnt arbetar med blinda fläckar som förr eller senare kostar en försäljning.
Insatserna är annorlunda online än i en fysisk butik. I en fysisk butik kan en köpare se en tom hylla. Online kan de slutföra kassan på en produkt du inte har. Det är en översäljning, och att reda ut den är värre än en missad försäljning. Det innebär en återbetalning, en förklaring och en besviken kund som nu måste beställa om något hen trodde var klart.
Hur fungerar lagerspårning?
Lagerspårning börjar med en räkning. Varje produkt i din katalog har en lagermängd kopplad till sig. När en köpare lägger en order minskar den mängden. När du får in nytt lager ökar den. Systemet som sköter detta i realtid är lagerspårning.
Manuell spårning använder ett kalkylblad eller en skriven logg. Varje försäljning noteras, varje leverans läggs till och löpande saldo uppdateras för hand. För mycket små butiker med få artikelnummer fungerar det. Det brister när orderflödet ökar, när produkter har flera varianter eller när du säljer i fler än en kanal och lagret måste uppdateras på flera ställen samtidigt.
Automatisk spårning, inbyggd i de flesta e-handelssystem, uppdaterar lagersaldon i realtid när ordrar kommer in. En köpare köper en röd t-shirt i storlek medium. Systemet drar direkt bort ett från den varianten. Om lagret sjunker till noll markeras produkten automatiskt som otillgänglig eller slutsåld. Inget manuellt steg krävs. Det är standardsättet för varje butik med fler än en handfull produkter.
Vad är en beställningspunkt och hur sätter du den?
En beställningspunkt är den lagernivå då du lägger en ny order hos din leverantör. Den är inte noll. När ditt lager når noll har du redan missat försäljning. Beställningspunkten sätts så högt att nytt lager anländer innan du tar slut.
För att räkna ut en beställningspunkt behöver du två uppgifter. För det första din genomsnittliga dagliga försäljning av produkten. För det andra din leverantörs ledtid, alltså hur många dagar det tar från beställning till att du får lagret. Multiplicera de två talen så har du den lägsta lagernivå där du behöver beställa för att undvika ett glapp.
Lägg till en säkerhetsmarginal ovanpå. Leverantörers ledtider är inte alltid exakta. En leverans som skulle komma på sju dagar tar ibland tio. Säkerhetslagret är de extra enheter som täcker dig om leverantören blir sen eller om försäljningen plötsligt ökar. Ett vanligt sätt är att lägga till tre till fem dagars genomsnittlig försäljning som säkerhetslager ovanpå den grundläggande beräkningen.
Sätt beställningspunkter per produkt, inte för hela katalogen. En snabbrörlig bästsäljare behöver en mycket högre beställningspunkt än en långsamtgående specialvara. Se över och justera beställningspunkterna säsongsvis, eftersom försäljningstakten ändras och beräkningen måste hänga med.
Hur förhindrar du översäljning?
Översäljning sker när en köpare köper en produkt du inte kan leverera eftersom ditt system visade ett högre lagersaldo än du faktiskt hade. Det är nästan alltid ett synkroniseringsproblem. Ditt verkliga lager och systemets lagersaldo har glidit isär.
De vanligaste orsakerna är manuella fel, som att glömma uppdatera lagret efter att returer eller skadade varor tagits bort. Det händer också när du säljer i flera kanaler och en försäljning i en kanal inte direkt uppdaterar saldot i en annan. En försäljning i din egen butik och en försäljning via en marknadsplats av samma vara kan, om de inte synkas i realtid, båda gå igenom innan någon av kanalerna uppdaterar tillgängligt saldo.
Att förhindra översäljning börjar med korrekta saldon. Stäm av ditt fysiska lager mot systemets saldo enligt ett regelbundet schema. För butiker med låg volym fungerar månadsvis. För butiker med hög volym varje vecka eller efter varje stor leverans. Om du säljer i flera kanaler ska du se till att alla hämtar från en enda lagerkälla i stället för att ha separata saldon.
Du kan också sätta en lagerbuffert i ditt system. En buffert på två eller tre enheter gör att din butik visar en produkt som slutsåld när den fortfarande har två eller tre enheter kvar. Det är ett skyddsnät som ger dig tid att kontrollera saldona innan de sista enheterna säljs. Du byter en liten mängd potentiell intäkt mot en mycket lägre risk för översäljning.
Vad är skillnaden mellan FIFO och LIFO?
FIFO står för first in, first out. Det betyder att du säljer det äldsta lagret först. LIFO står för last in, first out, vilket betyder att du säljer det nyaste lagret först.
För de flesta fysiska produkter är FIFO rätt sätt. Produkter som går ut, försämras eller går ur modet måste säljas i den ordning de kom in så att äldre lager inte blir stående bakom nyare lager i det oändliga. Ett matvarumärke, ett hudvårdsvarumärke eller ett klädmärke med säsongskollektioner behöver alla FIFO. Det första partiet som kom in är det första som skickas.
LIFO används i vissa redovisningssammanhang men är sällan rätt arbetssätt för e-handelsvarumärken. Undantaget är produkter där skicket inte försämras och hållbarhet inte spelar roll, som vissa varaktiga varor eller digitala artiklar. Även då väljer de flesta butiker FIFO eftersom det minskar risken att sitta med utgånget eller föråldrat lager.
Hur hanterar du lagret för produkter med varianter?
Varianter är kombinationerna av storlek, färg, material eller andra val som skapar olika versioner av samma basprodukt. En t-shirt i fem färger och fyra storlekar är en produkt med tjugo varianter. Varje variant har sitt eget lagersaldo, sin egen beställningspunkt och sin egen försäljningstakt.
Att hantera lagret på variantnivå är mer arbete än att hantera det på produktnivå, men det är det enda sättet att förhindra slutsålda varianter. En produkt som visas som tillgänglig kan ändå vara slut i den populäraste storleken eller färgen. Att följa lagret på variantnivå gör de luckorna synliga innan en köpare träffar på dem.
Gruppera dina variantdata när du går igenom beställningsbeslut. En röd t-shirt i large kan sälja snabbare än samma tröja i extra small. Sätt variantspecifika beställningspunkter för dina bästsäljare och acceptera att varianter som säljer dåligt kan hanteras med en mindre säkerhetsbuffert. Det minskar kapitalet som binds i långsamtgående lager utan att lämna dina mest sålda varianter oskyddade.
Hur gör du en lagerräkning eller lagerinventering?
En lagerräkning är en fysisk kontroll av vad du faktiskt har mot vad ditt system säger att du har. Skillnaden mellan de två talen kallas svinn och byggs upp av returer som inte hanterats rätt, skadade varor som inte skrivits av, stölder och enkla räknefel.
Fullständig lagerräkning
En fullständig räkning kontrollerar varje artikel i butikens lager på en gång. Det är den mest exakta metoden och den mest störande. För butiker med stora kataloger sker en fullständig räkning oftast en eller två gånger per år, ofta vid slutet av ett räkenskapsår. Den kräver att varje produkt och varje variant räknas och att resultatet stäms av mot systemets saldo.
Löpande inventering
Löpande inventering kontrollerar en del av ditt lager enligt ett roterande schema i stället för allt på en gång. Varje vecka eller månad räknas en annan del av katalogen. Under ett år har varje produkt räknats minst en gång. Det är mindre störande än en fullständig räkning och fångar avvikelser innan de växer. Det är den föredragna metoden för butiker med stora lager som inte kan stänga verksamheten för en fullständig räkning.
Stickprov
Stickprov är oplanerade räkningar av särskilda högvärdiga eller snabbrörliga produkter. De utlöses av en flagga, till exempel att en beställningspunkt nås tidigare än väntat eller att en kund klagar på att en produkt markerats som i lager när den inte fanns. Stickprov bekräftar om systemets saldo stämmer för en viss artikel utan att granska hela katalogen.
Vad är säkerhetslager och hur mycket bör du ha?
Säkerhetslager är det reservlager du håller över din lägsta driftsnivå för att ta upp oväntade efterfrågetoppar eller leveransförseningar. Det är lager du hoppas slippa använda men som du är glad att ha när ledtider glider eller en produkt plötsligt säljer snabbare än prognosen.
Rätt mängd säkerhetslager beror på hur varierande din efterfrågan är och hur pålitliga dina leverantörer är. En produkt med jämn, förutsägbar försäljning och en leverantör som alltid levererar i tid behöver mycket litet säkerhetslager. En produkt med oregelbunden försäljning eller en leverantör med varierande ledtider behöver mer. Räkna ut säkerhetslagret utifrån den sämsta ledtiden och den högsta försäljningstakt du sett under en jämförbar period, och jämför det med ditt genomsnittsscenario. Skillnaden mellan sämsta fall och genomsnitt är ungefär så mycket säkerhetslager du behöver.
Att hålla för mycket säkerhetslager binder pengar i lager som står stilla i stället för att säljas. Att hålla för lite skapar slutsålda varor som kostar dig försäljning och köparnas förtroende. Se över säkerhetslagernivåerna efter varje period med ovanlig efterfrågan, som en kampanj, en produktlansering eller en säsongstopp.
Hur hanterar du lagret under en rea eller kampanj?
Kampanjperioder komprimerar försäljningstakten för de berörda produkterna dramatiskt. En produkt som säljer 10 enheter i veckan under normal handel kan sälja 100 under de första två dagarna av en rea. Lagersystem som fungerar bra vid normala volymer kan hamna efter under en topp om de inte är uppsatta för att hantera snabb orderhantering.
Före varje kampanj bör du se över lagernivåerna för varje produkt du planerar att ta med. Sätt försiktiga deltagandegränser om lagret är knappt. Det är bättre att begränsa en kampanj till ett visst antal enheter än att översälja och göra återbetalningar under din mest hektiska period.
Efter kampanjen stämmer du av dina saldon innan du öppnar normal handel igen. Kampanjordrar skapar ibland en kö i leveransen som gör att lagersaldot inte uppdateras rätt i tid. En avstämning efter kampanjen fångar de luckorna innan de följer med in i den vanliga lagerhanteringen.
Så hanterar WEMASY lagerhantering
WEMASY:s e-handelssystem har inbyggd lagerspårning med uppdatering av lagersaldo i realtid när ordrar läggs, saldon på variantnivå, aviseringar om lågt lager och möjlighet att automatiskt visa status slutsåld när lagret når noll. Du kan sätta gränser för när du ska beställa och gå igenom lagerrapporter från butikens kontrollpanel. Se vad som ingår i varje plan på prissidan. En djupare titt på hur lagret hänger ihop med din produktuppsättning hittar du i vad en produktkatalog är och hur du bygger en.
Läs även: Vad är e-handel? och Hur fungerar en webbutik?.
Vanliga frågor
Vad är bästa sättet att börja följa lagret om jag inte har något system alls?
Börja med ett kalkylblad och en räkning. Lista varje produkt och variant du har i lager, skriv in nuvarande mängd för varje och notera din leverantörs ledtid. Registrera varje försäljning och varje leverans. Det ger dig en utgångspunkt. När du har en grundläggande räkning och en rutin för att uppdatera den ser du snabbt var det manuella sättet brister, vilket oftast är punkten där ett automatiskt system blir nödvändigt. Målet med den manuella fasen är att förstå din katalog tillräckligt väl för att sätta upp ett automatiskt system rätt. Med WEMASY:s webbplatsbyggare kan du ställa in detta direkt i din butik.
Hur hanterar jag lagret för produkter som säljs i min egen butik och på en marknadsplats samtidigt?
Försäljning i flera kanaler kräver en enda sanningskälla för lagret. Om varje kanal har sitt eget saldo är översäljning nästan oundviklig. Använd ett lagersystem som synkar lagret i realtid mellan alla kanaler så att en försäljning var som helst direkt minskar tillgängligt saldo överallt. Om ditt e-handelssystem inte stöder det direkt är nästa alternativ en lagerapp för flera kanaler som kopplar ihop dina kanaler med ett gemensamt saldo. Att sälja i två kanaler med separata saldon och hoppas på det bästa är inte hållbart när volymen växer.
Ska jag tillåta restorder när jag är slutsåld?
Med restorder kan köpare köpa en produkt du för tillfället inte har, med ett leveransdatum när lagret kommer in. De kan upprätthålla intäkterna under en slutförsäljning, men de kräver tydlig kommunikation med köparna om förväntad väntetid. Om du erbjuder restorder ska du visa det förväntade leveransdatumet tydligt och skicka ett bekräftelsemejl som upprepar tidsramen. Erbjud aldrig restorder om du är osäker på när lagret kommer in. Köpare som beställer en restorderad vara och sedan inte får någon uppdatering är mer benägna att avbryta och lämna en negativ recension än köpare som fick veta att produkten helt enkelt var slutsåld.
Hur hanterar jag lagret för produkter jag tillverkar själv i stället för att köpa av en leverantör?
För handgjorda produkter eller produkter som tillverkas på beställning handlar lagerhanteringen om produktionskapacitet snarare än lagerhållning. Följ de material och komponenter du behöver för att tillverka varje produkt, ditt nuvarande materiallager och din produktionstakt. Beställningspunkter gäller dina råvaror, inte färdiga varor. Sätt en realistisk ledtid för varje produkt utifrån hur lång tid det tar dig att tillverka den och visa den tidsramen för köpare i kassan. Om din ordervolym växer snabbare än din produktionskapacitet är det glappet den viktigaste lagersignalen i din verksamhet.
Vad är dött lager och hur undviker jag det?
Dött lager är lager som inte säljer och sannolikt inte kommer att sälja till nuvarande pris. Det binder kapital, tar upp lagerutrymme och är ett inköps- eller prognosfel. För att undvika det köper du försiktigt in nya eller obeprövade produkter och skalar upp beställningar först när du har verkliga försäljningsdata. Se över långsamtgående artiklar varje månad. En produkt som inte sålt på 60 dagar är en kandidat för prissänkning eller kampanj innan den blir permanent fast lager. Ju tidigare du agerar på långsamtgående lager, desto mer av din investering får du tillbaka.
Hur påverkar dropshipping lagerhanteringen?
Med dropshipping har du inget fysiskt lager. Din leverantör skickar direkt till din köpare när en order läggs. Lagerhantering i den modellen innebär att följa din leverantörs lagertillgång, inte ditt eget. Risken är att leverantörens saldo och butikens angivna tillgänglighet kommer i otakt. En köpare köper en produkt som din butik säger finns i lager, men din leverantör har tagit slut. Det skapar en översäljning som är svårare att förebygga eftersom du är beroende av leverantörens datakvalitet. Ställ in din butik så att tillgängligheten uppdateras från leverantörens flöden i realtid där det går, och bygg en rutin för att regelbundet övervaka leverantörens lagernivåer.