Ett meddelande kommer med sex sociala ikoner, ett motivationscitat och en friskrivning som är längre än själva mejlet. Nästa kommer utan telefonnummer och med en pixlig logotyp från 2019. Båda kom från samma företag.
Misstag i e-postsignaturer är små fel som tillsammans ger ett slarvigt intryck av varumärket. De sträcker sig från rörig design till trasiga länkar och gamla titlar. Att rätta dem tar liten tid men skyddar förtroendet du bygger genom professionell kommunikation.
Varför signaturmisstag skadar trovärdigheten
Mottagarna tittar på din signatur när de vill ringa, besöka din webbplats eller kontrollera vem du är. En trasig länk eller ett fel telefonnummer stoppar den handlingen direkt. En för stor banner får ditt meddelande att kännas som skräppost.
Signaturfel speglar bredare e-postproblem som tas upp i e-postmisstag som skadar din trovärdighet. Om sidfoten ser slarvig ut undrar läsarna vad mer ditt varumärke missar.
Vanliga misstag i e-postsignaturer att undvika
De flesta problem hamnar i några få kategorier. Jämför din nuvarande signatur med den här listan.
1. För mycket innehåll
Staplade citat, banners, fem sociala ikoner och juridisk text trycker ut ditt svar från skärmen. Håll blocket fokuserat på kontaktuppgifter. Flytta reklam till meddelandets text.
2. Gammal information
Gamla logotyper, tidigare titlar och nummer som inte längre fungerar signalerar att ingen bryr sig. Granska signaturerna efter varje omprofilering och rollbyte. Samma granskning gäller flera e-postadresser på en domän när folk byter roll.
3. Trasiga eller saknade länkar
Länkar som ger 404 eller bilder på utgångna adresser gör att din signatur ser opålitlig ut. Testa varje länk varje månad. Lägg logotypfilerna på din egen domän.
4. Ojämna signaturer i teamet
När varje medarbetare designar sitt eget block ser kunderna fem versioner av ditt varumärke. Använd en gemensam mall för e-postsignatur och hantera uppdateringarna centralt.
5. Signaturen stämmer inte med avsändaradressen
En signatur som anger ett företag medan avsändaradressen visar en annan domän förvirrar mottagarna. Signaturens domän, webbplatslänken och avsändaradressen ska alla matcha.
Så granskar och rättar du signaturproblem
Skicka ett testmeddelande till dig själv och öppna det på mobilen. Klicka på varje länk. Jämför logotypen med din nuvarande webbplats. Fråga en kollega om något ser konstigt ut.
Rätta huvudmallen först och meddela sedan ditt team. Kombinera städningen med råden i bästa praxis för design av e-postsignatur så att problemen inte kommer tillbaka.
Genom att undvika de här misstagen fungerar din signatur som en tyst tillgång för varumärket i stället för en daglig belastning.
Vanliga frågor
Är en lång juridisk friskrivning ett signaturmisstag?
Onödiga friskrivningar sväller upp sidfoten och irriterar mobilläsare. Ta bara med juridisk text när din bransch kräver det. När den krävs, lägg den under kontaktblocket med mindre text.
Är inspirerande citat dåliga i e-postsignaturer?
Citat gör signaturen längre utan att hjälpa läsaren att svara. De krockar också med en professionell ton i allvarliga ärenden. Spara personliga citat till sociala profiler, inte till företagspost.
Är det ett misstag att ha ett privat telefonnummer i signaturen?
Ett privat mobilnummer när ditt varumärke har en företagslinje suddar ut gränser och skapar förvirring när någon slutar. Använd företagsnummer i gemensamma mallar. WEMASY hjälper dig att visa enhetliga kontaktuppgifter på din webbplats och i e-post, med webbplatsbyggaren.
Hur ofta bör varumärken granska e-postsignaturer?
Granska signaturerna minst en gång per kvartal och efter varje omprofilering eller domänbyte. Ta stickprov av skickad post från olika avdelningar för att fånga avvikelser tidigt. Kapitlet om hantering av e-postsignaturer i teamet beskriver en fullständig granskning.
Kan för många sociala ikoner skada min signatur?
En rad med oanvända sociala ikoner skapar röra och lockar till klick på inaktiva profiler. Länka bara till profiler du uppdaterar regelbundet. Kapitlet om sociala länkar i e-postsignaturen tar upp urval av länkar.
Vad är den snabbaste rättelsen för en gammal e-postsignatur?
Uppdatera huvudmallen, byt logotyp och länkar och skicka ett testmeddelande till dig själv på mobilen. Be sedan teamet uppdatera sina inställningar från den nya huvudkopian.