Ett varumärke skickar omtänksamma uppföljningar efter varje köp, har samma signatur i varje svar och går igenom mallarna en gång per kvartal. Ett annat skickar slumpmässiga utskick när försäljningen viker, låter tre personer hitta på sin egen ton och kollar aldrig om någon svarar. Samma bransch. Mycket olika resultat fem år senare.
En strategi för långsiktig e-postkommunikation är en dokumenterad plan för vem du mejlar, vad du säger, hur ofta du skickar och vem som äger varje sorts meddelande. Den kopplar vardagsvanor till affärsmål som kundbevarande, supportkvalitet och igenkänning av varumärket. Utan den glider e-posten iväg. Här är vad en bra strategi innehåller.
Vad är en strategi för långsiktig e-postkommunikation?
Det är ett levande dokument som anger dina e-postmål, målgruppssegment, meddelandetyper, röststandarder och granskningsschema. Det är inte en enskild kampanjkalender. Det är ramverket som varje kampanj och varje svar ryms inom.
Din strategi bör passa hur du redan presenterar varumärket. Utgå från vad professionell e-post är och råden i bästa praxis för företagspost för varumärken. De sätter grundnivån. Strategin lägger till riktning över tid.
Strategins kärndelar
1. Mål och målgrupper
Ange vad e-posten ska uppnå: löst supportärende, återkommande försäljning, introduktion eller uppdateringar till partners. Namnge grupperna du skriver till och vad varje grupp behöver. Tänkandet kring konvertering från professionell e-post påverkar konverteringar hjälper dig att koppla mål till resultat.
2. Meddelandetyper och takt
Lista varje återkommande mejl: välkomstmeddelanden, betalningspåminnelser, förnyelsekontroller, nyhetsbrev och meddelanden för att vinna tillbaka kunder. Utse ansvariga och en ungefärlig frekvens. Upplägget från e-postserier som varje varumärke bör sätta upp ger dig en checklista att utgå från.
3. Röst och standarder
Beskriv hur formell eller vardaglig du låter, vilka ord du undviker och hur signaturerna ser ut. Länka till mallar för vanliga svar. Skrivstandarder från hur du skriver ett professionellt mejl hör hemma här som referens, inte som upprepade regler i varje avsnitt.
Så håller du strategin vid liv över åren
Gå igenom dokumentet när du anställer, lanserar en produkt eller går in på en ny marknad. Lägg till mätetal som du följer varje kvartal, som svarstid och andel återkommande kontakter. Idéer för översikter från kontrollpanel för e-postmätetal för varumärken håller genomgångarna förankrade i data.
Förvara strategin där ditt team hittar den: i introduktionsdokument, i en delad mapp eller i din interna wiki. Nyanställda bör läsa den innan de skickar sitt första kundsvar.
Skriv ett utkast till en strategi på en sida den här veckan, med tre mål, fem meddelandetyper och en kort röstanteckning på enkelt språk. Nästa kapitel tar upp hur du håller e-posten enhetlig när ditt varumärke växer.
Vanliga frågor
Hur lång bör ett strategidokument för långsiktig e-post vara?
Ett till tre sidor räcker för de flesta små varumärken. Fokusera på beslut som folk faktiskt följer, inte på en uttömmande policy. WEMASY hjälper dig att hålla dina publika kontaktvägar i linje med strategin när du uppdaterar sidor i webbplatsbyggaren.
Vem bör äga strategin för e-postkommunikation?
Grundaren eller marknadsföringsansvarig äger oftast den första versionen. När teamet växer, utse en ansvarig för drift eller kundframgång som sköter den. Mönster för ägarskap i teamet finns i e-postregler för team.
Ersätter en strategi e-postautomatisering?
Strategin säger vad som ska automatiseras och vad som förblir mänskligt. Automatiseringen genomför planen i stor skala. Börja med utlösare från utlösare för e-postautomatisering när meddelandetyperna är definierade.
Hur ofta bör du uppdatera strategin?
Gå igenom den varje kvartal för små ändringar och varje år för en fullständig genomgång. Uppdatera direkt efter större förändringar i produkt, prissättning eller team. Stegen för den årliga genomgången finns i årlig granskning av e-postkommunikation.
Vad gör du om du aldrig har skrivit e-postregler förut?
Börja med hur du redan svarar kunder i dag. Samla tre bra exempel och tre dåliga och skriv sedan regler som förklarar skillnaden. Grunderna i etikett från etikettsregler för e-post för varumärken fyller luckorna.
Ska B2B- och B2C-varumärken använda olika strategier?
Båda behöver tydliga mål och en takt, men B2B har ofta längre säljcykler med färre, djupare kontakter. B2C kan förlita sig mer på serier efter köp. Segmenteringslogiken hänger ihop med bygg kundrelationer genom e-post.